Myyntitilaus

Uuden myyntitilauksen luominen Quick 3:ssa

Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua luomaan ja hallinnoimaan myyntitilauksia Quick 3:ssa. Näitä ohjeita seuraamalla voit navigoida järjestelmässä tehokkaasti.

Vaihe 1

Avaa Tilaushaku.

• Vasemman ylänurkan Quick3-logoa klikkaamalla pääset aina päävalikkoon. Voit käyttää hakukenttää, mikäli tilaushaku ei ole jo lisätty vasemmalla olevaan pikavalikkoosi. Tätä toimintoa käytetään usein, joten sen kannattaa olla saatavilla pikavalikossa.

Myyntitilaushaun näkymä näyttää tältä. Saat listan olemassa olevista tilauksista näkyviin painamalla hakupainiketta (suurennuslasi). Jos haluat listan tilauksista tulevan aina näkyville automaattisesti, rastita Hae tulokset avattaessa.

Vaihe 2

Myyntitilausten hakeminen ja suodattaminen.

• Hakukenttää käyttämällä voit hakea olemassa olevaa tilausta esim. asiakkaan nimellä.
  
  

• Painamalla tarkennetun haun kuvaketta, saat enemmän hakuehtoja näkyville. Voit suodattaa esimerkiksi Tilauksen tilan tai Tilaustyypin mukaan.
  
  

• Hakuehtojen valitsemisen jälkeen päivitä näkymä suurennuslasin kuvakkeesta.
  
  

• Jos haluat avata jo aikaisemmin luodun myyntitilauksen, saat sen auki nuolen kuvakkeesta.
  
  

Vaihe 3

Uuden myyntitilauksen luominen.

• Pääset luomaan uuden myyntitilauksen Tilaushaku-näkymässä.
• Painamalla oikealla olevaa plus-nappia luodaan uusi myyntitilaus käyttäen oletuspohjaa.
• Voit käyttää tähän myös pikakomentoa Alt + O
  
  

•  Mikäli haluat käyttää jotain muuta kuin oletuspohjaa, valitse plus-napin vieressä olevan valikon kautta Uusi pohjasta.

Vaihe 4

Lisää myyntitilauksen perustiedot.

• Valitse tilaukselle asiakas. Kun alat kirjoittamaan asiakkaan nimeä kenttään, järjestelmä ehdottaa olemassa olevia asiakkaita.
  
  

• Mikäli asiakkaan tietoja ei vielä löydy järjestelmästä, voit lisätä uuden asiakkaan plus-napista.
  
  

• Aukeaa ns. pikanäkymä asiakastietojen lisäykselle.
• Syötä tiedot ja paina OK
• Jos haluat lisätä tarkempia tietoja, rastita Avaa uudessa välilehdessä.
  • Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot ja painat OK, avautuu asiakaskortti, jossa voit täyttää asiakkaalle tarkempia tietoja.
    
    

• Täytä tämän jälkeen muut Ensisijaiset tiedot, kuten tilaustyyppi, tilauksen tila, toimituspäivä sekä mahdollisesti viitteet ja laite.
  
  

• Tarkista sitten Lisätietoja-välilehti.
  • Kaikkein tärkein tieto tällä välilehdellä on maksuehto! Tilaukselle tulee oletuksena se maksuehto, joka on määritetty asiakkaan asetuksiin. Katso, että se pitää paikkansa tällä tilauksella. Maksuehto voidaan vaihtaa aina tilauskohtaisesti.
    
    

• Täytä muut tiedot, mikäli tarpeellista. Näitä voi olla esim. tieto eri maksajasta tai poikkeava toimitusosoite. Tarkista Ensisijaiset tiedot, Lisätietoja ja Toimitus-välilehdet.
• Voit lisätä Tiedostonhallinta-välilehdelle tilausta koskevia dokumentteja.

Vaihe 5

Lisää lohkot ja tuotteet. 

• Tilauspohjia käyttämällä saat helposti tarvittavat lohkot ja tuotteet tilaukselle.
  • Esim. ajoneuvomyynnissä voidaan käyttää pohjaa, jossa on valmiina omat lohkot uudelle ajoneuvolle, sen lisävarusteille, vaihto-ajoneuvolle, toimituskuluille ja käsirahalle.
• Voit kuitenkin aina muokata tilausta lisäämällä ja poistamalla lohkoja ja tuotteita
• Tässä esimerkissä on käytetty pohjaa, jossa on omat lohkot työveloitukselle sekä varaosille.
• Saat lisättyä uuden tuoterivin painamalla Ctrl + Enter
• Voit poistaa rivin painamalla Ctrl + Delete

• Kirjoittamalla Tuotenumero tai Tuotteen nimi -kenttiin saat haettua tuotteita.
• Kirjoita, mitä olet hakemassa ja paina Enter.
  
  

• Tämä avaa tuotehaun.
• Voit myös kirjoittaa tuotenumeron suoraan, ja mikäli tuotenumero täsmää vain yhden tuotteen kanssa, se valitaan avaamatta hakuikkunaa.
  
  

• Lisää tarvittavat lohkot. Saat lisättyä uuden lohkon painamalla lohkossa olevaa plus-nappia.
  
  

• Täytä tarvittavat tiedot lohkolle, vähintään Lohkon nimi ja Lohkotyyppi.
• Voit myös muuttaa asetuksia, miten tiedot näytetään raporteilla. Voit esim. piilottaa hinnat tulosteelta.
• Lohkoteksteihin voidaan kirjoittaa lisätietoja.
  
  

• Lohkon tietojen täyttämisen jälkeen paina OK, niin lohko lisätään tilaukselle.
• Voit lisätä tälle lohkolle tuotteita samaan tapaan kuin ylempänä ohjeessa on kuvattu.
  
  

• Tilaukselle voidaan lisätä vielä lisätietoja Tekstit-välilehden kautta. Varsinkin huoltotilauksilla tätä ominaisuutta kannattaa hyödyntää.
• HUOM! Tekstikenttiä on useampia, joten tee tästä selkeä linjaus yrityksessäsi, mitä kenttiä käytetään ja miten.
  
  

• Muista aina tallentaa tekemäsi muutokset! Käytä oikeassa ylänurkassa olevaa tallennuskuvaketta tai pikakomentoa Ctrl + S

Vaihe 6

Raporttien tulostaminen / lähettäminen tarvittaessa.

• Voit tulostaa esim. tilausvahvistuksen tai keräilylistan oikean ylänurkan valikon kautta

• Raportin valitseminen avaa sen esikatselunäkymään (jos pikatulostus ei ole päällä) ja voit tämän näkymän kautta esim. lähettää sen sähköpostilla.
  
  

Vaihe 7

Myyntitilauksen laskuttaminen.

• Myyntitilaus voidaan päättää joko siirtämällä se kassaan tai luomalla siitä lasku.
• Kassaan siirrettäessä paina oikeassa ylänurkassa olevaa kassakoneen kuvaa.

• Kassanäkymä aukeaa.
• Valitse oikea maksutapa oikealta alhaalta. Tilauksen kokonaissumma tulee näkyviin syöttökenttään. Maksutavan painaminen uudestaan päättää tapahtuman ja tulostaa kuitin.

• Jos haluat luoda laskun myyntitilauksesta, varmista ensin oikea maksuehto Lisätietoja-välilehdeltä!

• Kun oikea maksuehto on varmistettu, voit luoda laskun oikean ylänurkan valikon kautta.
  
  
  

• Lasku avautuu omaan välilehteensä.
• Tästä eteenpäin Cash-in hoitaa laskun toimituksen sekä maksunvalvonnan. Mahdolliset maksumuistutukset ja perintä ovat myös Cash-inin vastuulla, joten yrityksesi ei tarvitse huolehtia siitä.
• Laskutusasiakkaiden asetukset on syytä tarkistaa huolellisesti, että laskut lähtevät oikein.