Cash-In laskun elinkaaripalvelu, Quick3 asetukset

Cash-In Multichannel -laskun elinkaaripalvelu on käytössä Qucik3-toiminnanohjausjärjestelmän asiakkaille Suomessa. Laskut luodaan Quick3-järjestelmässä, josta ne noudetaan Cash-In:lle laskujen lähetystä ja maksuvalvontaa varten. 

Quick 3:n asiakkaat solmivat laskutus- ja perintäsopimuksen Cash-Inin kanssa.

Asiakkaan asetukset

Asiakkaan (laskutusasiakkaan) laskutustiedot

Asiakkaan asetukset tulee asettaa oikeiksi ennen kuin tilausta tai laskua luodaan.

On hyvä määritellä uuden asiakkaan luontipohja sellaiseksi, että manuaalisesti täytettäviä kohtia jää mahdollisimman vähän. 

Asiakastiedot

1. Asiakkaan nimi (joko yrityksen nimi tai yksityisasiakkaan etu- ja sukunimi)
2. Asiakkaan täydellinen osoite on pakollinen elinkaaripalvelun jatkotoimenpiteitä varten sekä verkkolaskun lähetyksessä 
3. Yritysasiakkaiden Y-tunnus
4. Asiakkaan sähköpostiosoite, sähköpostilaskut toimitetaan tähän osoitteeseen
5. Asiakkaan puhelinnumero - suosittelemme käyttämään matkapuhelinnumerokenttää, sillä tekstiviestien lähetys ohjelmasta toimii tämän numeron kautta. 

Hallinto -välilehti

6. Valuutta

7. Maksuehto - järjestelmä asettaa laskun eräpäivän ehdon mukaisesti

8. Laskun toimitus - löydät lisätietoa alta otsikolla Laskun toimitustavat

Laskun toimitustavat

Elinkaaripalvelun kanssa käytettävät toimitustavat tunnistaa merkinnästä Ulkoinen.

Laskun toimitustapoja ovat:

1. Ulkoinen - Monikanavainen, yhdistelmä eri toimitusmuodoista
2. Ulkoinen - Verkkolasku
3. Ulkoinen - Sähköposti
4. Ulkoinen - Tulostin (postilasku)

Ulkoinen - Monikanavainen

Tämä on yhdistelmä eri toimitustavoista.  Toimitustapa valikoituu seuraavalla tavalla

1. Lasku toimitetaan Y-tunnuksella Tieke:n rekisteristä löytyvään aktiiviseen verkkolaskuosoitteeseen.  Jos Y-tunnusta ei ole annettu asiakastietoihin tai annetulla Y-tunnuksella ei löydy verkkolaskuosoitetta, niin
2. Lasku toimitetaan sähköpostilla asiakaskortilla olevaan Yhteystiedot - Sähköpostiosoite-kentässä olevaan osoitteeseen.  Jos tästä kentästä ei sähköpostiosoitetta löydy, niin
3. Lasku toimitetaan postilla asiakaskortilla annettuun asiakkaan postiosoitteeseen. 

Toimitustapaa Monikanavainen ei suositella käytettävän, niin että joku tieto jätetään tarkoituksella täyttämättä, jos halutaan jokin tietty toimitustapa. Silloin kun halutaan määrittää asiakkaalle tietty toimitustapa käyttöön, käytetään alla olevia vaihtoehtoja.

Ulkoinen - Verkkolasku:

Lasku toimitetaan verkkolaskuna asiakaskortilla annettuun verkkolaskuosoitteeseen, myös välittäjätunnus on syötettävä. 

Tätä suositellaan käytettäväksi, jos asiakkaalla on useita verkkolaskuosoitetta. 

Laskua ei yritetä toimittaa muuta kuin valitulla toimitustavalla.

Ulkoinen - Sähköposti:

Lasku toimitetaan Yhteystiedot - Sähköpostiosoite-kentässä olevaan sähköpostiosoitteeseen. 

Tätä suositellaan käytettävän, jos asiakas haluaa vastaanottaa laskuja vain sähköpostilla.

Laskua ei yritetä toimittaa muuta kuin valitulla toimitustavalla.

Ulkoinen - Tulostin :

Lasku toimitetaan postitse asiakaskortilla olevaan laskutusosoitteeseen. 

Laskua ei yritetä toimittaa muuta kuin valitulla toimitustavalla.

Muut toimitustavat

Sähköposti/Tulostin, Cash-In ei lähetä laskua eteenpäin, laskuttajan on toimitettava lasku vastaanottajalle.  Laskut kuitenkin siirtyvät Cash-In:lle maksuvalvontaa varten.

Ei kohdetta, lasku ei siirryy Cash-In:lle edelleen lähetystä eikä maksuvalvontaa varten.

Laskun asetukset

Pankkitili ja viitenumeron generoinnin aktivointi

Käytettävä pankkitili määritetään Omissa asetuksissa Pankkitili-välilehdellä. Elinkaaripalvelua käytettäessä annetaan Cash-In:n pankkitilinumero.  

Käytettävällä pankkitilille asetetaan Käytä viitenumeroa, vitetyypiksi valitaan joko

• Finnish_20_MOD10  tai 
  • ei voi käyttää yli 7 merkkiä pitkiä asiakasnumeroita
  • ei voi käyttää yli 7 merkkiä pitkiä laskunumeroita
• Finnish_15_MOD10 
  • ei voi käyttää yli 10 merkkiä pitkiä laskunumeroita

Viitenumeron generointi laskuille

Omissa asetuksissa Myynti-välilehdellä Luo viitenumero-otsikon alla asetetaan mihin tapahtumatyyppeihin maksuviite (KID) luodaan. On hyvä aktivoida automaattinen viitenumeron luonti kaikkiin tapahtumatyyppeihin. . 

Laskun siirtyminen Cash-In:lle

Quick3:ssa luotu lasku noudetaan Cash-In:lle laskujen lähetystä ja maksuvalvontaa varten. 

Laskut noudetaan Quick3:sta tunnin välein. 45 min noudon jälkeen laskut lähetetään eteenpäin asiakkaalle Quick3:ssa määritellyn toimitustavan mukaisesti, jos mutuoksia (esim. suorituksia) ei taphtunut laskun noudon jälkeen.

Laskun lähetyksen seuranta

Valikossa Laskun toimitus Laskut-välilehdellä näkyy laskut, jotka odottavat noutoa Cash-In:lle.  Noudon jälkeen laskut siirtyvät Loki-välilehdelle.  Lasku saa tiedon Fetched by Cash In, kun se on ensimmäisen kerran noudettu.  Laskun eteenpäin lähetyksen jälkeen tulee laskulle tieto siitä, että millä toimitustavalla lasku on lähtenyt asiakkaalle. 

Samaa tietoa voi seurata myös laskukohtaisesti laskulla olevalta Viestintä-välilehdeltä Toimitusloki-otsikon alta.

Laskun lähetyksen estäminen

Elinkaaripalvelussa kaikki laskut siirtyvät Cash-In:lle maskuvalvontaa varten.  Kaikkia laskuja ei kuitenkaan lähetetä Cash-In:ta asiakkaille:

• jos laskun loppusumma on -0,09..0,09 (pyöristyserot)
• laskuun on tullut suoritus kassaan ennen laskun lähetystä
• lasku on saanut Quickissa toimitusmerkinnän ts. lasku on lähetetty toiminolla Valikko - Sähköposti (pdf) - Lasku
• käytettävä maksuehto voidaan määritellä EXCLUDE-typpiseksi, jolloin laskua ei lähetetä eteenpäin, eikä se siirryy Cash-In:lle, maksuvalvontaan.

Laskun peruutus tai korjaus

Elinkaaripalvelun piirissä olevien laskujen peruutus tai korjaaminen tapahtuu tekemällä hyvityslasku alkuperäisestä laskusta Quickin laskun hyvitystoiminolla. Tarvittaessa tehdään uusi lasku korjatuilla tiedoilla.