Cash-In Multichannel - laskun elinkaaripalvelut

Cash-In Multichannel -laskun elinkaaripalvelu on tarkoitettu kaikille Quick3 ERP -palvelun käyttäjille Suomessa. Laskuttaja luo laskut Quick3:n laskutus-toiminnon avulla, ja laskut toimitetaan Cash-In:lle laskujen toimitusta, maksuvalvontaa ja seurantaa varten.

 
Jokainen Quick 3:n käyttäjä solmii laskutus- ja perintäsopimuksen Cash-Inin kanssa Cash-In Multichannel palvelun käyttöä varten.

Laskun lähettäminen

Laskun lähettäminen Quick 3:sta Cash-In Multichannel (Monikanavainen) -lähetystavalla toimii siten, että laskut noudetaan laskujen lähetystä ja maksuvalvontaa varten Cash-In Multichannel-palvelun toimesta.

Noudettu laskuaineisto analysoidaan sen saapuessa 5 minuutin aikavälein, ja lasku muunnetaan Cash-In Online laskutuspalveluun. Kun lasku on lähetetty (sähköpostitse, verkkolaskuna tai paperilaskuna), se siirretään Cash-In maksuvalvontaan. Laskutetut laskut ja niihin kohdistuneet maksusuoritukset tilitetään laskuttajalle maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin arkipäivänä normaalin tilitysprosessin mukaisesti. 

Laskun toimitustavan tulkinta

Verkkolasku:

Cash-In Multichannel tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta laskutettavan yrityksen verkkolaskutussopimuksen tiedot, ja mikäli laskulla olevat laskun vastaanottajatiedot ovat varmistuksen jälkeen oikeat, tällöin lasku lähetetään verkkolaskuna eteenpäin, ja laskulle merkitään lähettäjäksi Cash-In Online -palvelu. Laskun maksutiedot päivitetään siten, että maksut suoritetaan Cash-In Online -tilille. Verkkolaskulle lisätään näköislaskua varten linkki Cash-In -laskuhotelliin, johon on ladattu PDF-versio laskusta. 

Sähköpostilasku:

Mikäli laskulla olevassa vastaanottajatiedossa on sähköpostiosoite - ja mikäli se on oikeanmuotoinen, lasku lähetetään sähköpostitse vastaanottajalle. Palvelu varmistaa sähköpostiosoitteen oikeellisuuden. Cash-In Online -palvelu lähettää laskun siten, että laskun PDF-tiedosto on linkkinä sähköpostissa - itse laskun PDF ladataan Cash-In -laskuhotelliin tätä tarkoitusta varten.

Paperilasku:

Mikäli laskun vastaanottajatietoja ei voida varmistuksen jälkeen todeta oikeellisiksi, tällöin laskun toimitus tehdään postilaskuna, ja Cash-In Online luo laskun oletuslaskupohjalla, ja lähettää sen jakeluun. 

Huom! Varmista että jokaisessa laskussa on laskun vastaanottajan postitiedot – näitä tarvitaan mikäli lasku lähetetään postitse, ja mikäli Cash-In maksuvalvonta lähettää asiakkaalle muistutuksen. Myös mahdollinen perintä ja perintäkirjeet lähetetään aina postitse.

Laskun lähetysasetukset

Kaikissa suomalaisissa Quick 3 -asennuksissa on oletuksena, että laskutuspalvelu toimii Cash-In Multichannel -tyyppisenä, jolloin laskuaineisto noudetaan Cash-Inille, kun laskun toimitustavaksi on asiakkaan tiedoissa määritelty ”Ulkoinen - Monikanavainen”.

Pankkitili ja viitenumeron generoinnin aktivointi

Quick 3:ssa määritellään omissa asetuksissa pankkitili, jossa kytketään ”Käytä viitenumeroa” -rasti aktiiviseksi, jolloin laskulle luodaan automaattisesti laskukohtainen maksuviite. Tämä viite tulee sitten myyntireskontrassa olemaan se viite, johon maksu kohdistetaan, kun maksuviiteaineisto saadaan luettua sisään. Pankkitilin numero merkitään 14 merkkiä pitkänä kohtaan pankkitilinumero, tilinumeron 4 ensimmäistä merkkiä jätetään pois.

Viitenumeron generointi laskuille

Quick 3:ssa määritellään mihin tapahtumiin luodaan maksuviite (KID) ja nämä määritellään omissa asetuksissa välilehdellä Myynti - Luo viitenumero. Tässä kohdassa aktivoidaan ne myyntitapahtumatyypit, joihin luodaan automaattisesti viitenumero - näitä ovat esim. lasku, hyvityslasku, muistutus. On hyvä aktivoida automaattinen viitenumeron luonti kaikkiin myyntitapahtumatyyppeihin.

Asiakkaan (laskutusasiakkaan) laskutustiedot

Quick 3:ssa määritellään asiakkaittain asetukset, joilla varmistetaan, että laskua luotaessa lasku muodostuu oikein ja että se toimitetaan laskun vastaanottajalle oikein.

Huom! Laskutusasiakkaan tiedot on oltava oikein määritelty ennen tilauksen tai laskun luontia

Hallinto -välilehdellä määritellään seuraavat tiedot (ennen tilauksen tai laskun luontia):

1. Y-tunnus - tähän tulee yrityksen tunnus mikäli kyseessä on yritys.

2. Valuutta

3. Maksuehto (määrittää mm. laskun eräpäivän automaattisesti)

4. Laskun toimitus - tälle annetaan arvoksi ”Ulkoinen - Monikanavainen”

5. Verkkolaskuosoite - tämä on laskun vastaanottajan OVT tunnus

6. E-laskun välittäjätunnus - tämä on hyvä olla määritelty mikäli lasku toimitetaan E-laskuna

Mikäli lasku toimitetaan sähköpostitse, tällöin asiakkaan yhteystiedoissa olevaan Verkkolaskuosoite-kenttään kirjataan laskun vastaanottajan sähköpostiosoite ja E-laskun välittäjätunnus jätetään tyhjäksi. 

Laskun lähettäminen

Kun laskua luodaan, tehdään se ensin luomalla Quick 3:ssa tilaus, joka sisältää oikean asiakkaan ja laskutettavat tuotteet.

1. Tilaus siirretään / luodaan laskuksi tilauksen ”Luo lasku - Kaikki rivit” toiminnon kautta.
2. Kun laskua on muokattu ja varmistettu että laskun sisältö on oikein, tallennetaan lasku – lasku siirtyy automaattisesti ”Laskun toimitus” näkymään, josta Cash-In Multichannel -palvelu noutaa laskun.
3. Noudetut laskut näkyvät laskun toimituksen loki -välilehdellä - ja kohdassa Viesti näkyy laskukohtainen tieto, kun lasku on toimitettu eteenpäin; ”Fetched by Cash-In”
4. Lähetetyt laskut näkyvät laskun toimituksen loki-välilehdellä – ja kohdassa Viesti näkyy laskukohtainen tieto, kun lasku on lähetetty vastaanottajalle; ”Delivered by Cash-In”