Laskun hallinta - menettely

Ostolaskujen tarkastusprosessi on seuraava: Ostotilaus - Ostojen vastaanotto - Ostolaskun tarkastus.

Ostojen vastaanotto tuo tuotteet varastosaldoille. Ostohinnat voidaan päivittää tuotteen asetuksiin ostojen vastaanotosta tai ostolaskun tarkastuksesta. Hintatietoihin päivittyy arvonlisäveroton ostohinta ja keskihinta, ja kustannuksiin voidaan ottaa huomioon myös alennukset, toimituskulut ja muut lisäkulut.

Laskujen tarkistamiseen on kaksi tapaa.  1. Dokumenttikeskuksesta, jossa on ostotilausten täsmäytys, tai 2. suoraan ostojen vastaanotosta niille, jotka käsittelevät ostolaskut toisessa järjestelmässä. Molempia tarkastusmenetelmiä ei voi käyttää samalla toimittajalla, mutta eri toimittajien ostolaskut voidaan tarkastaa eri tavoilla. Tässä ohjeessa käsitellään ostolaskujen täsmäytystä dokumenttikeskuksessa, eli ostolasku saapuu Quick3:een.

Kun ostojen vastaanotto on tehty, tarkistetaan että saapuneen ostolaskun tiedot vastaavat vastaanoton tietoja (määrä, hinta jne.). Täsmäytys voidaan tehdä sekä verkkolaskuna saapuneelle laskulle, että pdf-muodossa toimitetulle ostolaskulle. Ostolaskun tarkastus linkittää ostojen vastaanoton ja ostolaskun.

Ostolaskujen tarkastamiseen liittyvät ohjeet:

Dokumenttikeskus - Laskun hallinta - Kuvaukset

Dokumenttikeskus  - Laskun hallinta   - Asetukset

Taloushallinto - Tiliryhmät - Laskun hallinta  

Dokumenttikeskus -  Laskun hallinta  - Menettely

Dokumenttikeskus - Laskun hallinta   - Yleisiä virheitä

Ostolaskujen tulkinta

Kun järjestelmään saapuu sähköinen ostolasku, laskun tulkintasäännöt tunnistavat laskulta kaikki luettavissa olevat, tarvittavat tiedot. Järjestelmä voi tulkita myös riveittäin tietoja ja tietoa kuten nimikenumeroita, hinnat ja alennustiedot. 

Ostolaskujen tietoja tulkitaan jatkuvasti, joten jos uuden toimittajan laskutiedoissa on tulkintavirhe, siitä voi lähettää tiedon valikon kautta kohdasta Käsittely (OCR) - Pyydä tulkintasääntöjäen mukauttamista.

HUOM! Jos lasku on tuotu järjestelmään pdf-muodossa, laskun tulkinnassa voi tulla virheitä, jos tiedoston laatu on heikko.

Lisätietoja laskujen tulkinnasta: Dokumenttikeskus - Laskun tarkastus - Tulkintasäännöt. 

Jos ostolaskuja ei käsitellä Quick3:ssa, laskun tarkastus voidaan tehdä ostojen vastaanotossa.

Lisätietoja: Ostot - Laskujen valvonta.

Saman toimittajan kohdalla ei voi käyttää kahta eri laskun tarkastusmenetelmää.

Ostolaskujen tarkastus

Järjestelmään vastaanotetut ostolaskut käsitellään dokumenttikeskuksessa. 

Kirjaustyypiksi valitaan "ostolaskut, laskun hallinta".

Toimittaja tunnistetaan y-tunnuksen perusteella, joten y-tunnus tarvitaan toimittajan asetuksissa.

Ostolaskun tulkinta tapahtuu automaattisesti heti, kun lasku saapuu. Jos ostolasku on jostain syystä tulkitsematta, voidaan tulkinta suorittaa Laskun hallinta - rivit -välilehdeltä "Valmistele laskun hallintaan", jolloin laskurivit luetaan uudelleen ostolaskusta. 

Laskun valvonta on jaettu kahdelle välilehdelle. Ensimmäinen välilehti "Laskun hallinta - rivit" on rivitietojen tarkistusta varten (1) ja toinen "Laskun hallinta - loppusumma" kokonaissummien käsittelyä varten (2).

Laskun hallinta - rivit -välilehdellä (3) on kaikki ostolaskun rivit. Järjestelmä vertaa automaattisesti laskurivejän oston vastaanoton tuoteriveihin tuotenumeron perusteella (4).

Laskun kuvan esikatselu voidaan piilottaa, mikäli halutaan suurentaa rivien täsmäytysnäkymää (5).

Näkymässä käsitellään mahdolliset poikkeamat määrissä ja hintatiedoissa. Kaikki poikkeamat tulee käsitellä, että ostolasku voidaan hyväksyä. Poikkeamat käsitellään poikkeamien hallinnassa (6). 

Laskurivien tarkastus

Jos rivien tiedot täsmäävät, voidaan valita rivi ja sen jälkeen Hyväksy kaikki - Yhdistä valitut rivit ja jatkaa välilehdelle Laskun hallinta - Loppusummien käsittely (2).

Lisätietoja eri poikkeamien käsittelystä: Laskujen valvonta - kuvaukset

Laskun poikkemat ilmoitetaan eri värikoodeilla:

Keltainen – Riviä ei yhdistetty

Punainen – Ero havaittu

Violetti - Siirretty tuotteelle  - siirretty toiselle tuotekoodille

Vihreä - Valmis

Oranssi – Bruttovoitto normaalialueen ulkopuolella

Harmaa – Tuotteiden yhteydet

Kaikki värimerkinnät on käsiteltävä:

1. Valitse nimikerivi, jonka haluat vahvistaa 

2. Valitse poikkeaman käsittelytyyppi 

3. Valitse painike Vahvista valitut rivit 

4. Rivien/kenttien väri muuttuu vihreäksi, kun rivi on käsitelty  

Poikkeamissa käytetään oston vastaanoton tietoja. Ostotilauksen tiedot eivät kuitenkaan muutu, vaan käsittelyllä vahvistetaan ostolaskun arvot. Kun lasku on tarkistettu, tuotekortille päivittyvät samalla tuotteiden hinnat sekä keskiostohinnat. 

Ero hinnassa, alennuksessa, määrässä

Jos hinnassa ja alennuksessa on eroa, sovelletaan ostolaskun tietoja. Jos tuotemäärä on pienempi ostolaskulla kuin ostojen vastaanotossa, sovelletaan ostolaskun arvoja.  

Jos ostolaskulla on enemmän rivejä verrattuna ostotilauksen ja vastaanottoon lisätään puuttuva rivi ensin ostotilaukselle ja se vastaanotetaan, ennen kuin ostolasku voidaan käsitellä loppuun.

Ilmoitus myyntikatteen erosta on tiedoksi, että tiedetään pitäisikö tuotteen myyntihinta tarkistaa.

Eri tuotenumero

Jos ostolaskun tuotenumero poikkeaa ostojen vastaanoton tiedoista, käsittelyyn on kaksi vaihtoehtoa.

Päivitä kohde -valinnalla käytettävä tuotenumero valitaan ostolaskulta. Toinen vaihtoehto on valita Siirrä tuote, jonka avulla ostolaskun tuote voidaan linkittää järjestelmässä olevaan tuotekoodiin. Jos tuote tuote puuttuu järjestelmästä, se luodaan siirrä tuote -toiminnon avulla.

Poikkeamien käsittelyn peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa tehdyn poikkeamakäsittelyn, valitse rivi ja klikkaa "Erota valitut rivit". Rivejä ei saa poistaa.

Automaattinen laskurivien täsmäytys

Jos ostolaskurivejä ei ole täsmäytetty automaattisesti, syynä voi olla se, että ostolasku on saapunut järjestelmään ennen ostojen vastaanoton tekemistä. Tässä tapauksessa käsitellään ensin ostotilaus ja vastaanotetaan tuotteet.

Sen jälkeen voidaan palata ostolaskulle ja suorittaa valikosta "Yhdistä rivit automaattisesti".

Alla kuvassa tuoterivit on yhdistetty ostojen vastaanottoon jälkikäteen.

Tuo tavaran vastaanottorivit linkittämistä varten

Jos laskurivejä puuttuu rivien automaattikäsittelystänäkymästä, voidaan valikosta valita "Tuo tavaran vastaanottorivit yhdistämistä varten tai klikata saman nimistä painiketta. Vain vastaanotetut tuoterivit voidaan noutaa.

Puuttuvat laskurivit

Jos laskurivejä puuttuu, ne lisätään manuaalisesti käyttäen oikeaa tuotenumeroa, lisäksi syötetään määrä. Jos oikea hinta on merkitty ostojen vastaanotossa, hintaa ei saa syöttää tässä. Tämän jälkeen tee rivien linkitys manuaalisesti.

Yhdistä tuoterivit manuaalisesti

Jos kaikkia ostolaskurivejä ei ole linkitetty automaattisesti ostojen vastaanottoon, linkitys on tehtävä manuaalisesti. Käsittelemättömät rivit on merkitty keltaisella. 

Valitse käsiteltävä rivija valitse oikealla olevasta poikkeamien hallinnasta "Yhdistä valitut rivit (2)".  Linkityksen voi peruuttaa valitsemalla "Erota valitut rivit." 

Kos kohdistettavan laskurivin tuotemäärä on suurempi ostolaskulla kuin ostojen vastaanotolla, laskurivi jaetaan automaattisesti kahdeksi ei riviksi. Toiselle riville jäädään odottamaan puuttuvien tuotteiden vastaanottoa: 

Väärä alv-käsittely

Jos laskurivillä on väärä alv-käsittely, tuoteryhmän tiliöintisääntöön asetetulla kirjanpidon tilillä on väärä alv-valinta. Kun tilin alv-asetus on tarkistettu ja korjattu, ostotilauksen arvonlisävero korjataan valitsemalla valikosta "Päivitä alv-kannat".Tämä muuttaa ostotilauksen arvonlisäverokäsittelyn. 

Toimituskulujen ja muiden lisäkulujen käsittely

Jos laskulla on omalla rivillään toimituskulut, ne voidaan lisätä valitsemalla valikosta "Siirrä maksuun/rahtiin".Toimituskulujen asetusten ovat omissa asetuksissa Maksukohteen asetus -välilehdellä. Ohje asetuksita: Dokumenttikeskus - Laskun hallinta - Asetukset.

 Toiminto siirtää toimituskulut käsiteltäväksi laskun hallinta - loppusummat -välilehdelle oikean kohtaan. 

Laskun hallinta - loppusummat

Laskun hallinta - loppusummat -välilehdellä näytetään yhteissummat vastaanotettujen rivien perusteella.  Näkymässä lisätään lisämaksut, toimituskulut ja oikaisut, jolloin ostolaskun yhteissumma täsmää (1). 

Ostolaskun täsmäytys viimeistellään Vahvista laskun hallinta -painikkeesta (2).

Ostolasku kirjataan kirjanpitoon tämän tarkistuksen perusteella. Tässä näkymässä voi vielä muuttaa tietoja ennen lopullista ostolaskun kirjausta.

Toimituskulut

Toimituskulut voidaan siirtää laskurivivälilehdeltä Siirrä maksuun/rahtiin -toiminnolla , jos rahti on erillisenä rivillä ostolaskulla.

Toimituskulut voidaan syöttää myös manuaalisesti loppusummat-välilehdelle, mutta tällöin tulee poistaa toimituskulurivi, jos se on erillinen tuoterivi laskulla. Muussa tapauksessa täytä kaikki lisäkulut, jotka laskussa näkyvät.

Laskun hallinnan ristiriita

Laskun nimikerivejä tai muita summia, joita ei voida täsmäyttää laskurivivälilehdellä, on käsiteltävä Poikkeama laskunhallinnassa- kohdassa, että ostolasku saadaan täsmäämään. Jos lasku sisältää esimerkiksi tuotteita, joilla ei ole varastokäsittelyä,. Tai voi olla, että laskuun sisältyy alennuksia tai muita poikkeamia. 

Poikkeamien käsittelyyn liittyvät asetukset käsitellään ohjeessa Dokumenttikeskus - Laskunhallinta - Asetukset. 

Ei-varastotuotteen voidaan syöttää Laskusummat-välilehdellä kohtaan Poikkeamat laskunhallinnassa - Tuotteet ilman varastonhallintaa, kuten kuvassa.

Laskun valvonnan loppusummat

Tämänhetkisen laskunhallinnan kokonaissummat -kohdasta tarkistetaan, että yhteissummat ja arvonlisäveron määrä täsmäävät ostolaskuun.

Täsmäytyksen peruuttaminen

Jos huomataan virheitä tai puutteita, laskun täsmäytys voidaan peruuttaa valikosta valitsemalla "Poista laskun hallinta". Tämä on tehtävä ENNEN kuin on tehty laskun hallinnan vahvistus. Jos lasku on jo vahvistettu ja kirjaaminen-välilehdelle on muodostunut kirjaukset, ei voida enää peruuttaa. Tässä tapauksessa muutokset tehdään manuaalisesti kirjanpitoon erillisellä tositteella.

Laskun hallinnan vahvistus

Kun loppusumma täsmää, ja sitä ei ole emerkitty oranssilla, niin ostolasku hyväksytään valitsemalla "Laskun hallinnan vahvistus". 

Kirjaus muodostuu Kirjaaminen-välilehdelle. Kirjausten muuttaminen on tällä välilehdellä vielä mahdollista.

Virheilmoitukset löytyvät välilehdeltä Julkaistut viestit, jos kirjaaminen ei onnistu virheen vuoksi.

Kirjanpito

Ostolaskun kirjaus vahvistetaan vielä erikseen valikon "Vahvista laskun hallinta ja kirjaa asiakirja" -kohdasta.