Dokumenttikeskus – Ostotilausten täsmäytys ostolaskuun - Asetukset

Ostotilausten täsmäytysrutiinin avulla voidaan täsmäyttää ostolasku ostotilauksen vastaanottoon.

Jos ostolasku saapuu ohjelmaan tiedostona esim. sähköpostin välityksellä, laskujen tulkki ei osaa lukea nimiketietoja samalla tavalla. Siksi on suositeltavaa pyytää toimittajia toimittamaan ostolaskut verkkolaskuina.

Ostojen vastaanotto tehdään ostotilaukselta. Saapuneet tavarat täsmäytetään ostotilauksen määriin, mikä kuitataan ja merkitään kuitille lähetenumero.

Kun verkkolasku saapuu dokumenttikeskukseen, ostolaskun täsmäytetään ostojen vastaanottokuittiin.

Kirjaustyypit

Kun laskun hallinta eli ostojen vastaanoton täsmäytys on käytössä, ostolaskuillle on luotu oma kirjaustyyppi, jonka kirjausasetuksiin on laitettu Laskunhallinta päälle. Tositelajiksi valitaan 91 – Ostolaskut. Osakirjanpidon tyypiksi valitaan Toimittaja.

Hyvityslaskuille voidaan tehdä oma kirjaustyyppi, jolloin asetus Käänteinen kirjaus laitetaan päälle. Tällöin tiliöinti kirjataan käänteisenä, eli hyvityksenä.

Rahdin ja muiden maksujen kirjaamista varten on lisättävä tuoteryhmät kohtaan  Omat asetukset - Maksukohteen asetus. Tuoteryhmille on asetettu tiliöintisäännöt. Jos näitä asetuksia ei ole aiemmin määritetty, se on tehtävä kun ostotilausten täsmäytys eli laskun hallinta  otetaan käyttöön.

Toimittajan asetukset

Toimittajan asetuksissa on oltava y-tunnus, että verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista. Lasku yhdistetään toimittajaan y-tunnuksen avulla.

Jos haluat aktivoida ostolaskujen täsmäytyksen ostojen vastaanottoon, toimittajan asetuksissa valitaan Laskun hallinta tositteen hallinnasta. Tällöin ei ole enää mahdollista suorittaa laskun tarkastusta ostojen vastaanotossa.  Poista siis rasti kohdasta Kirjaa laskun hallinta automaattisesti.

Ostolaskun tiliöinti muodostuu automaattisesti tuoteryhmän tiliöintisäännön mukaan. Laskut voidaan tiliöidä tuoteriveittäin tuotteelle asetetun tuoteryhmän ja tiliöintisäännön mukaisesti. Toimittajan asetuksissa olevaa kirjausasetusta ei voi käyttää tässä tapauksessa.