Laskun hallinta

Laskun tarkistamisen tarkoituksena on varmistaa, että teiltä on laskutettu samat tuotteet kuin mitä olette vastaanottaneet, sekä määrän että hintojen osalta. Laskun tarkistus päivittää nettokustannuksen ja keskihinnan tuotteille, jotta varaston kokonaisarvo on oikea. Tämä vaikuttaa myös oikean myyntikatteen laskemiseen. On myös tärkeää kirjata laskutukseen liittyvät kulut ja maksut oikein. Jos käytätte automaattista kirjausta laskun tarkistuksessa, nämä maksut sisältyvät kokonaissummaan laskulla ja ne kirjataan kyseiselle toimittajalle. Jotkut haluavat myös, että nämä lisäkustannukset jaetaan vastaanotettujen tuotteiden kesken. Katso lisää laskun hallinnan asetuksista

Laskun tarkistus on osa Ostotilaus - Tuotteiden vastaanotto - Laskun tarkistus -prosessia.

Osana vastaanottoa ja laskun tarkistusta voit ilmoittaa mm. kuljetuksen, laskutuslisän, kuljetusvakuutuksen, ja tullauskustannukset saadaksesi vastaanoton ja laskun summan täsmäämään. Lue lisää tarvittavista toimenpiteistä laskun hallinnan asetuksista.

Automaattinen kirjaus laskun hallinnassa

Sisään tulevan laskun automaattinen kirjaaminen tekee ostojen kirjaamisesta tarkempaa. Jos esimerkiksi eri tuoteryhmät on ohjattu eri tileille, järjestelmä hoitaa kirjauksen puolestanne. Kun tarkistatte laskun vastaanottoon, voitte samalla kirjata sen suoraan. Tämä edellyttää kuitenkin, että henkilö, joka tekee tämän työn, tarkistaa, että kokonaissumma on varmasti oikein. Sisään tulevaa laskua ei siis tarvitse kirjata manuaalisesti.

Kun perusasetukset laskun hallintaa varten on kunnossa, automaattikirjaus voidaan ottaa käyttöön toimittajan Ehdot -välilehdellä. Tämä on asetus, joka valitaan jokaiselle tavarantoimittajalle erikseen. Tarkista myös, että tili ja kirjanpitosääntö on määritetty oikein.

Laskun tarkistaminen

Avaa päävalikosta Tavaran vastaanotto ja valitse vastaanotto, jonka laskun haluat tarkistaa. Paina oikealta ylhäältä valikosta Laskun hallinta.

• Manuaalinen: sarake, johon syötetään laskulla oleva määrä, on oletuksena 0 ja jokaiselle riville on syötettävä erikseen kyseisellä laskulla oleva tuotteiden määrä
• Täysin laskutettu: vastaanotettu määrä vastaa laskulla olevaa määrää. Voidaan käyttää silloin, kun oletetaan kaiken vastaanotettavan tavaran olevan laskutettu. Suosittelemme kuitenkin tarkistamaan laskun varmistaaksesi, että määrät täsmäävät.

Tarkistuksen vaiheet

1. Lisää oikea määrä sarakkeeseen Määrä laskulla
2. Syötä oikea yksikköhinta. Mahdolliset hinnanmuutokset päivittävät varaston arvoa ja ne huomioidaan keskiostohinnan laskennassa.
3. Syötä Alennus 1 ja 2 (mikäli toimittaja ilmoittaa hinnat alennusprosenttien avulla). Nämä vaikuttavat yhtälailla varaston arvoon ja keskiostohintaan.
4. Vahvista laskun tarkistus

Vahvistamisen jälkeen avautuu Laskun hallinta -ikkuna, jossa voit lisätä kulut ja kuljetuskustannukset. 

Jos huomaat, että laskun loppusumma ei täsmää, voit peruuttaa ja tehdä tarvittavat muutokset.

Tässä ikkunassa voit lisätä kuluja ja kuljetuskustannuksia, jotta saat laskun loppusumman vastaamaan toimittajalta saapunutta laskua. Jos vastaanottoon on lisätty joitakin maksuja, ne näkyvät tässä ikkunassa. Muokkaa tarvittaessa summat oikeiksi. Tämä summa korjataan sitten lopulliseen laskuun. Jos käytät automaattista kirjanpitoa, tämän loppusumman on täsmättävä. Jos se ei täsmää, se aiheuttaa virheitä kirjanpidossa, virheellisiä summia toimittajan reskontrassa ja virheellisiä summia maksujen suorituksessa.

Varmista myös, että laskutuspäivä, kausi ja eräpäivä ovat oikein. Jos käytät maksusuoritusten kohdistusta, sinun on myös täytettävä laskun numero ja pankkiviitenumero.

Lisäksi voidaan valita, päivitetäänkö hintoja hinnastoihin ja/tai olemassa oleviin tilauksiin rastittamalla oikealta alhaalta Päivitä hankintahinta hintaluetteloihin (hinnastoihin) ja Päivitä nykyisten tilausten hankintahinta.

Jos olet saanut koontilaskun, joka koskee useampaa vastaanottoa, voidaan ne yhdistää. Poista silloin valinta kohdasta Valmis. Tämä tulee tehdä vain viimeiselle laskun tarkistukselle, joka suoritetaan koontilaskulle. Laskunumeroiden,  laskutuspäivän, kauden ja eräpäivän tulee olla samat, jotta ne voidaan yhdistää.

Kaikkia laskunhallintatapahtumia voit selata Laskun hallinta -valikon kautta.

Automaattisesti kirjattu lasku

Jos toimittajalle on valittu Laskun automaattinen kirjaus, voidaan kirjauksia tarkastella Pääkirja-välilehdellä. Tämäntyyppiset tositteet tallennetaan omalle tositetyypilleen. Tositetyyppi on 91 ja siihen liittyvät tositenumerot annetaan tästä sarjasta.