Dokumentsenter - Fakturakontroll - Fremgangsmåte

Hvorfor kjøre fakturakontroll?

• Kontrollere at man har fått faktura på de samme varene som er mottatt.  

• Kontrollere både antall og kostpriser/rabatter
• Oppdatert lagerloggen for alle mottatte varer med riktig kostpris og snittkost for siste innkjøp.  
• Feil kostpris i lagerlogg fører til feil BF på salget, og feil bokført varekost/lagerbelastning for utg.faktura.

Med rutinen PO-matching kjøres elektronisk fakturakontroll ved å matche en inngående faktura i dokumentsenteret mot et varemottak, for så å få varefakturaen bokført automatisk.  Det lagres kobling mellom faktura og varemottak som gir en god oversikt.
Dette fungerer både mot EHF faktura og PDF faktura mottatt pr epost.  For PDF faktura må det tilpasses egne tolkere pr leverandør siden fakturaene kommer i mange ulike formater.

Viktig å være klar over at det må være kjørt varemottak på bestillingen for at den skal bli tilgjengelig for PO-matching.

Når man bruker PO-Matching kan man ikke for samme leverandør bruke den 'manuelle rutinen' for fakturakontroll uten autobokføring (den gamle rutinen). Man må velge enten eller.  Det er derimot mulig å bruke forskjellig metode for ulike leverandører.

NB! Det må være kjørt varemottak på bestillingen for at den skal bli tilgjengelig for PO-matching.

For å gjøre fakturakontroll tilgjengelig i dokumentsenter, må konteringstypen være flagget for Fakturakontroll, og leverandøren må være flagget med Fakturakontroll fra dokumentsenter.  
For mer info om oppsettet: Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett

For de som ikke bruker dokumentsenteret i Q3 kan fakturakontroll utføres direkte fra et varemottak.
For mer info: Innkjøp - Fakturakontroll

Viktig å være klar over at disse to metodene ikke skal kombineres for en og samme leverandør, men her må man være konsekvent og forholde seg til samme metode hele tiden.

Tolkeregler

Ved mottak av en elektronisk faktura (EHF og PDF) i dokumentsenteret er det tilpassede tolkeregler som identifiserer fakturaen og fyller ut alle lesbare opplysninger.  Den kan også tolke varelinjer med varenr, antall, priser og rabatter.  

Vi har allerede tilpasset regler for de fleste leverandørene for våre bransjer, og det tilpasses stadig nye.  Skulle du komme over en faktura som ikke lar seg tolke, eller som tolker feil på noen felter, så kan det sendes inn en forespørsel for tolking fra menyen inne på selve dokumentet.

NB! Viktig å være klar over at hvis du scanner en faktura og lagrer denne som PDF så kan det by på problemer for tolkeren. Dette pga av kvaliteten på dokumentet forringes.  Vi har sett at det kan bli noe uskarpt og skjevheter som gjør at dataene ikke blir så godt lesbare.  Det er kun original PDF som er anbefalt for å kunne bruke tolkereglene.

For mer detaljer om tolking:   Dokumentsenter - Fakturakontroll - Tolkeregler

Hvordan utføre fakturakontroll

Faktura som mottas som EHF eller PDF dukker automatisk opp i dokumentsenteret med konteringstype = Kjøp med fakturakontroll,evt en tilsvarende tekst som er angitt for konteringstypen.  

Leverandøren identifiseres ut fra organisasjonsnr, så det er viktig at dette ligger riktig på leverandøren.

Tolken kjøres umiddelbart, så hvis alt har gått riktig for seg vil dokumentet vise alle lesbare opplysninger for dokumentet og varelinjer er lagt inn.

Hvis tolken av en eller annen grunn ikke har klart å kjøre automatisk kan denne kjøres manuelt ved å klikke på 

knappen Klargjør for fakturakontroll,  varelinjene lastes da inn fra EHF/PDF fakturaen.

Fakturakontroll er fordelt over to faner. En for linjematching (1), og en for totaler (2). 

Under Fakturakontroll-linjer vises alle varelinjene som følger med fakturaen(3).  Rutinen har også automatisk forsøkt å matche varelinjene på fakturaen mot varemottak for samme leverandør.  Dette er lastet ned fra registrerte mottak på leverandøren, som har varenr som matcher med fakturaen (4).

For å få et større bilde til linjematchingen kan man velge å skjule forhåndsvisningen av fakturaen med knappen for Vis/skjul dokumentvisning(5).

Jobben videre blir å håndtere avvik som måtte inntreffe og kontrollere totaler med avgifter før fakturakontrollen kan fullføres.

Fakturakontroll - linjer / Linjematching

Hvis all informasjon på en mottatt faktura stemmer overens med et registrert varemottak så er det minimalt som må kontrolleres.  Men det kan være flere forhold som kan avvike.  Fakturaen kan ha annen pris og rabatt, ikke blitt fakturert for riktig antall, varenr er endret, varenr kan mangle, nye overførtvarenr osv.  Dette er avvik som må klareres ved hjelp av avvikshåndteringen til høyre i bildet(6). Ved å peke på valgene dukker det opp en tooltip som gir en utdypende forklaring. For mer informasjon om de ulike typene: Dokumentsenter - Fakturakontroll - Beskrivelser

Avvik markeres med forskjellige fargekoder, angitt med forklarende tekst over varelinjene.

Alle fargemarkeringene må håndteres:

1. Marker varelinjen du skal bekrefte

2. Velg type avvikshåndtering

3. Velg knappen Klargjør valgte linjer

4. Linjene/feltene endrer farge til Klargjort(grønn).  
NB!  Innholdet i cellene for varemottakslinjer vil ikke oppdatere seg, men det er en bekreftelse på at verdien fra fakturalinjer skal gjelde når fakturakontrollen bekreftes.

Det er ikke meningen at prisene på varemottaket skal endres,  dette skal stå med de prisene det hadde fra opprinnelig bestilling.  Kostpriser i lagerloggen vil oppdateres når fakturakontrollen bekreftes. Kan også velge å oppdatere kostprisen for de enkelte varene samtidig.
Avvik som ikke blir håndtert vil alltid bruke data fra bestillings/-mottakslinjer. 

Avvik på pris, rabatt, antall

Hvis det er avvik på pris og rabatt så er det verdiene fra fakturalinjer som skal gjelde.  Det samme er tilfelle hvis antallet under fakturalinjer er lavere enn antallet på varemottakslinjer.  Dvs at bekreftelse av fakturakontrollen skal velge tall ihht fakturalinjer, for å ende opp med en fakturakontroll som tilsvarer fakturaen fra leverandøren.

Feltene som avviker er markert med rosa.  Kryss av på aktuell varelinje. 

I de aller fleste tilfellene vil det da være greit å bruke valget Aksepter alle, som da merker ut de fire valgene det gjelder.

Bekreft med Klargjør valgte linjer.

Hvis antall er høyere på fakturalinjer enn varemottakslinjer må avviket legges til som varemottakslinje.  Dvs at et nytt mottak må lastes inn.  Hvis varen ikke finnes på et mottak eller bestilling fra før av må det opprettes fra innkjøpsrutiner for så å hentes inn på fakturakontrollen, før man kan fortsette.  Hvis man overser dette får man et varsel: Antall kan ikke økes på mottatt linje.

Varsel om BF utenfor tillatt område er kun til info for å avdekke om man evt. bør vurdere å justere utprisen på varer dersom innprisen har økt mye.

Forskjellig varenr

Hvis varenr under fakturalinjer er forskjellig fra varemottakslinjer kan det være to mulige utfall.

Det kan være feil varenr på bestillingen eller så har varen som er bestilt fått et nytt overgangsnummer.

Med valget Oppdater vare velges varenr fra fakturalinjer.  Med valget  Overfør vare vil det automatisk bli opprettet en varekobling for overført vare i vareregisteret, som også oppdaterer varenr for fakturakontrollen.  Hvis varenr ikke finnes i vareregisteret fra før av blir også dette opprettet.  På den måten blir fakturakontrollen fullført med korrekt varenr.  

Oppheve avvikshåndtering

Hvis du har behov for å oppheve avvikshåndtering for en rad kan du markere varen og klikke på valget Klargjør valgte linjer uten at det er valgt noe type Avvikshåndtering.

Auto-match linjer 

Hvis det for enkelte eller alle fakturalinjene ikke ble noe treff på den automatiske automatch kan det f.eks være pga at en bestilling ikke var mottatt på det tidspkt EHF fakturaen ble mottatt, eller det kan være at bestillingen ikke har vært opprettet/mottatt. Fullfør i så fall bestilling og mottak.
Deretter kan man gå tilbake til dokumentet og kjøre Auto-match linjer fra menyen for å manuelt laste inn varelinjene på samme måte som ellers gjøres automatisk.

Viser her varelinjer som lastes inn fra mottaket etterpå.

Importer varemottakslinjer for kobling

Hvis rutinen for Auto-match linjer ikke gir treff på alle varelinjer kan du velge Importer varemottakslinjer for kobling fra menyen, eller klikke på import knappen. Du får da tilgang til varesøk for bestillingslinjer/mottakslinjer, der du kan søke deg frem til de varelinjene som mangler.
Vær klar over at det kun er mottatte varer som kan hentes.

Hvis fakturakontroll linjer mangler

Hvis fakturalinjer mangler må de legges til manuelt med riktig varenr og antall.  Pris må ikke legges inn på denne linjen hvis du har riktig pris på tilkoblet varemottakslinje.

Kjør deretter matching manuelt.  

Matche varelinjer manuelt

Hvis det er varelinjer som ikke har blitt automatisk matchet må dette gjøres manuelt.  

Disse varene ligger da på hver sine rader, og mangler hhv varemottakslinje og fakturalinje.  Radene har status Linje uten kobling (gul).

Velg fakturalinje og varemottakslinje som skal kobles sammen(1), og velg Koble valgte linjer i avviksshåndteringen til høyre(2). Ved feilkobling, kan Fjern kobling valgte linjer brukes for å oppheve.

Hvis man matcher varelinjer der antall på fakturalinjer er større enn antall på mottakslinjer, mot en varelinje som er lagt til manuelt, vil rutinen splitte fakturalinjen ut fra antall slik at det henger sammen med mottakslinjen.  Slik som vist her:

Avvik i MVA-sats

Hvis det oppstår avvik i MVA-sats tyder dette på at dere har varer som ligger med feil kontooppsett for innkjøp.  De aktuelle varene må kontrolleres og oppsett rettes slik at riktig MVA-sats alltid blir satt på bestillingen i utgangspunktet.  Det er den samme satsen som kommer opp under varemottakslinjen.  Sjekk da Varenr -> Varegruppe -> Kontogruppe -> Kontonr for innkjøp -> Mvakode for konto. For mer info om oppsett klikk her.
Når kontooppsett er sjekket og korrigert må det kjøres en egen rutine for å oppdatere mva-satsen inne fra linjematching. Denne endrer da også mvasatsen på den opprinnelige bestillingen. 

Marker varelinjen, velg menyen eller h-klikk på en tilfeldig plassering i gridet for å få opp menyen, velg Oppdater MVA-satser .

Håndtere frakt og avgifter

Dersom frakt- og/eller avgifter er oppført som fakturalinje, men ikke har noen tilknyttet varemottakslinje, flyttes dette beløpet til Totaler ved å velge Flytt til avgift/frakt fra menyen. 

Bokføringen av frakt og avgifter håndteres ut fra oppsettet for dette under Klientinnstillinger - Renter og gebyrer, som er samme oppsettet som brukes av fakturakontroll rutinen som kjøres direkte ut fra et registrert mottak.

Avgiftsfelter som ikke er tilgjengelig (låst for å legge inn verdi) mangler oppsett under Klientinnstillinger, og må settes opp der for å bli aktivert.

For mer info om oppsett: Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett

Resultatet av flyttingen av frakt/gebyr beløp sees under fanen for totaler.

Som vist i dette skjermbildet så er det fortsatt et avvik i det orange feltet som også må avklares.

Fakturakontroll - totaler

Under fanen Fakturakontroll - totaler vises totalsummer basert på involverte varemottakslinjer. 

Her gjøres de siste justeringene for avgifter, frakt, gebyr og avrunding slik at totalsummen på fakturakontrollen stemmer med mottatt EHF/PDF Faktura.  

Veldig viktig at totalen blir eksakt, siden det er dette som er grunnlaget for bokføringen av varekjøpet og er det beløpet som reskontroføres mot leverandør, og evt legges ut til remittering.

Når man jobber i dette bildet kan det være praktisk å ha dokumentvisning av fakturaen synlig for å se tallene.

Hvis det er frakg og gebyr felter her som ikke er redigerbare er det pga at det mangler vareoppsett for disse i Klientinnstillinger, som beskrevet under Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett

Fyll ut de tallene som mangler for å få totalen til å stemme (1).

Bekreft med knappen Godkjenne fakturakontroll (2).

Bilaget blir forhåndskontert ut fra kontooppsett som ligger til grunn.

Hvis det er noe som ikke stemmer kan konteringen endres i dette bildet før endelig bokføring.

Frakt og gebyr

Frakt og gebyr kan overføres fra fanen fakturalinjer, hvis dette er oppført som egen varelinje, ved å H-klikke på fakturalinjen.

Det kan også legges inn manuelt, men pass da på at du sletter fraktlinjen hvis denne ligger som egen varelinje på fakturaen.  Fyll ellers ut de avgiftene/gebyrene som skal inkluderes for å dekke opp alle kostnadene som fremgår på fakturaen..

Fakturakontroll avvik

Varelinjer eller andre beløp på en faktura som ikke kan matches med varelinjer på et varemottak må håndteres med feltene Fakturakontroll avvik for å få fakturaen til å balansere.  Det kan f.eks være at fakturaen også inneholder innkjøp av ikke lagerførte varer som verkstedmateriell, verktøy, arbeidsklær, avgifter. Eller det kan være at det er gitt en totalrabatt som må håndteres utenom varelinjer, eller evt andre avvik.

Dette håndteres med egne felter for  Ikke lagerførte varer, Rabatt og Diverser avvik.  Før disse feltene kan tas i bruk må de aktiveres ved å klargjøre oppsett.
Dette er beskrevet i artikkel Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett 

I vårt eksemplet har fakturaen en varelinje på 230,- som ikke er en lagerført vare.  Dette angis i feltet Ikke lagerførte varer.

Totaler for fakturakontroll

Disse feltene akkumuleres ut fra de beløpene som totalt sett er lagt inn for varer, antall, rabatter, gebyr, frakt, avgifter etc. Viktig å sjekke at disse beløpene stemmer, og at mvagrunnlag og mva beløp er korrekt.  Hvis noe fremstår feil her kan det være pga feil med kontooppsett og mvakoder som må sjekkes ut.

Totalen må stemme med fakturaen fra leverandøren før bokføring.

Reverser fakturakontroll

Hvis du oppdager noe feil/mangler og derfor ønsker å avbryte jobben kan dette gjøres fra hovedmenyen inne på dokumentet.  

Viktig å være klar over at dette må gjøres FØR du ha klikket på Godkjenn fakturakontroll.

Hvis du  har kjørt videre, og har fått posteringer under fanen Bokføring, kan du ikke avbryte.  Da må du foreta manuelle korreksjoner for konteringen før endelig bokføring, eller fullføre og kjøre manuelt korreksjonsbilag.

Godkjenn fakturakontroll

Når totalen stemmer (ingen sluttsum med orange beløp) klikk på Godkjenn fakturakontroll.

Konteringen vises da under fanen Bokføring. 

Dette er bokføringen slik den blir generert ut fra kontooppsett.  

Varekjøpet er her bokført mot konto1430

Frakt er bokført mot konto 1430

Ikke lagerførte varer(innkjøp verkstedmateriell) er bokført mot konto 4335

Det er mulig å endre på konteringen her hvis noe skulle vært bokført mot annen konto, beløp skulle vært splittet over flere kontonr, hvis det mangler dimensjoner osv.

Når fakturakontrollen er bekreftet vises lenken direkte i bildet.

Valider

For å sjekke om grunnlaget er klart for bokføring kan man kjøre Valider fra menyen under Fakturakontroll-linjer.  Da kjøres samme kontrollen som også kjøres av bokføringsrutinen, så dette kan være en fin sjekk.  Se fanen Meldinger for mer detaljert feilmelding.

Bokføring

Endelig bokføring bekreftes fra menyen inne på selve dokumentet.