Oppgjør for garantisaker håndterers forskjellig hos ulike leverandører. Noen utstede kreditnota, noen trekker fra på neste faktura mens andre gir erstatningsvarer. Hvilken fremgangsmåte som er korrekt å benytt vil derfor avhenge av hvordan dette gjøres fra leverandørens side.
Her beskrives fremgangsmåte for når leverandør sender ut erstatningsvare og en nullfaktura.
Rutine og oppsett for kontonr er lik uansett om man bruker automatisk kostnadsføring eller om man har en forenklet løsning der innkjøp kostnadsføres direkte.
Det skal ikke utføres noe internfakturering av reklamasjon mot leverandør i dette tilfellet.
Rutinen i praksis:
- Opprett ordre på kunden, Ordretype=Reklamasjon, Ordrestatus=Venter på deler. Med rabatt=100%.
Her kan dere vurdere hvordan dette best skal gjøres opp mot interne rutiner. - Oppretter bestilling på varer det er meldt inn reklamasjon for.
- Selve reklamasjonen registreres i leverandørens eget reklamasjons system.
- Før varemottak når varen kommer inn på lager, med varens opprinnelige kostpris.
- Fullfør og fakturer reklamasjonsjobben ovenfor kunden når varene er mottatt. Da belastes lageret med det antall varer som inngår i ordren. Hvis man har automatisk kostnadsføring bokføres kostpris D 43xx / K 14xx. Den bokførte varekosten vil resultatmessig bli utlignet mot 'Reklamasjon leverandør'.
- Mottar faktura fra leverandør som har pris pr delenr og en samlet total til fratrekk for Reklamasjon slik at fakturaen går i null. Hvis leverandøren har ført opp 100% rabatt på hver varelinje bør rabatten ikke inkluderes på fakturalinjer ved fakturakontroll, men tas med samlet til fratrekk i egen post. Som beskrevet for 'Diverse avvik'.
- Kjør fakturakontroll med PO matching for å koble varemottak mot inngående faktura (null fakturaen).
- Bokføring/lagerlogg:
Når fakturakontroll kjøres må det inn en motpost som utligner totalen for reklamasjons varene, for å få totalen til å bli 0,-. Denne utligningen bokføres mot f.eks kto 4370 ‘Reklamasjon leverandør’.
Fra fakturakontroll rutinen løses dette med å bruke feltet 'Diverse avvik' på tabsiden 'Fakturakontroll totaler' til å angi reklamasjonsbeløpet.
Når fakturakontrollen bekreftes bokføres hver enkelt varelinje mot det kontooppsettet som gjelder for varen, med bokføringsregel 'Innkjøp'. Dette vil være lagerkonto 14xx (med rutinen for automatisk kostnadsføring) eller 43xx (for direkte kostnadsføring).
Feltet 'Diverse avvik' er default knyttet til en kostnadskonto, som er angitt under Klientinnstillinger - Betingelser.
Se egen artikkel for mer beskrivelse: Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett - Avvik - Når en fakturakontroll har totalbeløp på 0,- vil man få advarsel, og man må godkjenne en gang til for å få gjennom meldingen.
Kjør derfor 'Bekreft bokførig' på nytt og velg 'JA' på følgende melding.
Se også Håndtering av garanti/reklamasjoner mot leverandør
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen