Innledning

Garanti ovenfor leverandør håndteres med rutinen for internfakturering. For hver leverandør det skal registreres garantijobber for må det opprettes en egen internkunde. Det opprettes da en ny kunde med rett bokføringsregel og kontoreferanse slik at faktureringen av garantijobben styres rett regnskapsmessig. Det er viktig at disse garantijobbene faktureres fortløpende slik at varelager og regnskap holdes ajour til enhver tid.

Garanti-/reklamasjonsjobber faktureres som andre servicejobber på helt ordinær måte, men mot disse internkundene istedenfor mot eksterne kunder.

Garanti for et individ, dvs. full reklamasjon/bytte av individ er omtalt i artikkelen Garanti individ.

Oppsett / Innstillinger

Bokføringsregel - Garanti Leverandør

• Legges inn på de aktuelle kontogruppene for varer. Trengs kun for de varetypene som dekkes av garantier.
  
  
• Hvis bokføringsregelen ikke finnes må den opprettes.
  
  
• Bruk samme konto som for internt salg, eller opprett egen intern salgskonto hvis dette ønskes skilt ut på egen konto. Husk å inkludere varekost der dette brukes.

Internkunde - Garanti Leverandør X

• Opprett en internkunde per leverandør for garanti.
  
  
• Kunden tildeles bokføringsregel "Garanti Leverandør".
  
  
• Internkundene knyttes til konto for "Forventede garantikostnader" (f.eks. 1590). Hvis man bruker avdelingsregnskap knyttes kunden til avdeling "Salg", som bærer eventuelle garantikostnader på solgte kapitalvarer.
  
  
• Konto 1590 skal kun tillate dimensjonen "Merke".
  
  
• Kundene kan eventuelt settes opp med prisavtale eller merkes for fakturering med kostpris dersom det skal brukes alternative priser på garanti-/reklamasjonsjobber. Det anbefales vanligvis at det benyttes ordinære priser, for jobben verkstedet gjør er like verdifull om den gjøres for salgsavdelingen som når den gjøres for en ekstern kunde. Hva som er mest riktig må den enkelte bruker ta stilling til, gjerne i samråd med regnskapsfører.
  
  
• Oppsettet gjøres under fanen "Innstillinger" på kundekortet. Hvis det er ønskelig å internfakturere til kostpriser kan du velge "Tving bruk av kostpris ved prisutregning". Husk også å legge inn en antatt kostpris for varenummer for arbeidstimer.
  
  
• Kryss eventuelt av for "Ingen fakturagebyr" hvis dette er aktuelt.

Behandling av reklamasjoner

Når oppsettet er klargjort kan man gjøre videre behandling av reklamasjoner. Først må man internfakturere garantijobben:

• Ordren registreres på samme måte som en vanlig servicejobb.
  
  
• Ordren opprettes på eier av kjøretøyet, med referanse til kjøretøyet under fanen "Individer". Eller individet kan knyttes til inne på blokka. Hvis ordren opprettes fra individet med hurtigtast ⌨️Alt+O følger alle nødvendige innstillinger med over til ordren.
  
  
• Deler og timer legges inn på ordren ut fra faktisk forbruk. Dette er spesielt viktig for å kunne dokumentere timene til mekanikere, slik at det faktiske tidsforbruket fremgår.
  
  
• Inne på blokken for garanti (1) legger man inn "Garanti Leverandør X" som Debitor. (2).
  
  
• Når debitorkunde legges inn vil prisene for blokka bli omregnet i henhold til prisavtaler, til f.eks. Kostpriser hvis dette er en innstilling for kunde "Garanti Leverandør X".
  
  
• Legg gjerne inn blokknavn "Garanti" (3). Dette gir en bedre oversikt internt.
  
  
• Varehistorikken følger individet, og blokken faktureres på kunde "Garanti Leverandør X". Fakturaen skal ikke sendes, men er et internt dokument som gir grunnlag for reklamasjonsrapportering til leverandøren. Øvrige blokker med varer, uten debitorkunde, faktureres til opprinnelig kunde på ordren (splittfakturering).
  
  
• Fakturer jobbene fortløpende for å belaste lageret og holde regnskapet ajour.
  
  
• Bokføringen av internfakturaen blir "D 1590 Forventede Garantikostnader / K 38XX Internt Salg Garanti".

Regnskapshåndtering

Ved fakturering bokføres deleforbruk og timer til intern omsetningskonto (38XX) for henholdsvis delesalg og verkstedtimer. Kostnaden legges til konto for garantikostnader (1590). I utgangspunktet vil da garantikostnaden sett fra salgsavdelingen beløpe seg til hele verdien av jobben, eller i henhold til de prisavtalene som er satt for kunden.

Internfakturaen brukes som grunnlag for reklamasjonsrapportering til leverandøren.

Leverandøren behandler reklamasjonen. Hvis den innvilges mottar man en kreditnota. Kreditnotaen bokføres debet leverandør og kredit garantikostnader m/MVA (1591), med henvisning til fakturanummeret (reklamasjonsnummeret) som internfakturaen hadde. Kreditnotaen vil dermed kunne trekkes fra ved remittering til leverandøren på helt ordinær måte.

Differansen mellom det som ble internfakturert som garantikostnader og det som dekkes inn av leverandøren gjennom kreditnotaen vil bli stående igjen som netto garantikostnader på konto 1590 ved at saldoen på konto 1591 føres mot den enkelte garantikunden for å utligne saldo. Husk da å nullstille MVA-koden for konto 1591. Saldoen for de enkelte reklamasjonsfakturaene for garantikundene gjenspeiler da det faktiske tapet i reklamasjonskostnader.

Det er da avviket mellom utfakturert pris for deler, antall timer eller timesats opp mot innvilget reklamasjonsbeløp som gir det faktiske tapet ved en garantijobb.

Eksempel på postering (1)

Hvilket kontonummer som brukes for "Forventet garanti kostnad" varierer fra bruker til bruker. Alternativene er 39-konto (motkonto til internt salg), 1590 (eiendelskonto/fordring), 7550-konto (direkte til kostnadskonto). Det mest riktige vil være 1590 Eiendelskonto (uten MVA-kode), som fungerer som "reskontro-konto". I tillegg trenger vi en konto 1591 som brukes til hjelpekonto for å få rett MVA-beregning. Denne kontoen må ha MVA-kode 1 for inngående MVA.

Posteringene blir som følger (eksempeltall):

• Utg.fakt.: D Kunde (1590) / K 38xx 1000,- (Nettobeløp, internfaktura)
• Inng.kreditn.: D Lev (2400) / 1591 m/MVA-kode 900,- + MVA = 1125,- (Bruttobeløpet på kreditnota)
• D 1591 u/MVA-kode / Kunde (1590) 900,- (Nettobeløp som blir refundert)
• D 7550 Faktisk tap / Kunde (1590) 100,- (Faktisk tap)

Oppgjør fra leverandør

Hvordan leverandøren håndterer oppgjør for garantisaker varierer. Noen utsteder kreditnota, noen trekker fra på neste faktura mens andre returnerer nye deler. Det vil derfor kunne forekomme variasjoner fra leverandør til leverandør.

Den løsningen vi omtaler her bokfører totalen for garantijobben mot konto "1590 Forventede garantikostnader". Regnskapsfører kan da avstemme mot denne kontoen for å finne de faktiske garantikostnadene og ompostere de til ønsket kostnadskonto, f.eks. "7550 Garanti kostnader".

Ved å bruke oppsett for internkunde og kontogrupper med bokføringsregel kan man tilpasse en løsning som passer best mulig i forhold til din leverandørs rutiner og regnskapsførers ønske til oversikt og kontroll. Man kan, om ønskelig, bruke reskontro på garantikontoen (1590). Så vil man faktisk også kunne kjøre åpen post liste på internkunden og dermed ha meget god oversikt over hvilke reklamasjoner som er under behandling hos leverandøren. For å få rett MVA håndtering må vi bruke en hjelpekonto (1591) som skal nullføres hver gang.

Eksempel på postering (2)

Som nevnt er det flere måter å håndtere reklamasjoner på. Harley Davidson Europe håndterer reklamasjoner på følgende måte:

• Reklamasjoner registreres på HD's egen nettside. Hvis de får aksept for reklamasjonen mottar de en bekreftelse på mail med delenummer, antall, pris, godkjente timer, og timesats.
  
  
• Forhandler må registrere en vanlig bestilling for å få tilsendt de samme delene. Når delen ankommer føres vanlig varemottak, og de kan ferdigstille reklamasjonsjobben.
  
  
• I slutten av måneden mottar de en oversikt for et samlet oppgjør. Dette er fakturagrunnlaget de skal bruke for den fakturaen de skal sende til HD Europe. De reklamasjonsbekreftelsene som er mottatt for hver enkelt garantisak blir et underbilag for månedsoppgjøret.
  
  
• De ødelagte delene for reklamasjonen tar de vare på i noen uker, deretter kastes de.

Fremgangsmåten blir som følger:

1. Opprett internkunde "Garanti HD Europe (Internkunde)" som beskrevet innledningsvis i artikkelen.
   
   
2. Opprett i tillegg en ekstern kunde som brukes for å opprette fakturaen for månedsoppgjøret som skal sendes til HD Europe:
   • Bokføringsregel "Salg eksport", Konto 1500, og Valuta EUR.
   • Denne kunden har konto 1500, og blir registrert som kundefordringer, selv om dette i teorien er en leverandør.
     
     
3. Opprett et eget varenummer for fakturering av samleoppgjøret. f.eks. varenummer "Warranty - Warranty Credits".
   • Opprett egen kontogruppe for dette varenummeret med bokføringsregel "Salg eksport", konto 1590.
   • Ved fakturering av samleoppgjøret i slutten av måneden går dette til fratrekk på konto 1590, som en motpost til de internfakturerte reklamasjonskostnadene.
   • De faktiske varene og timene er internfakturert fortløpende, så det er kun totalsummen som skal spesifiseres på denne fakturaen som skal sendes til HD Europe.
     
     
4. Internfaktura for garantijobben - Debitorkunde: "Garanti HD Europe (Internkunde)"
   • Ordren opprettes på eier av kjøretøyet, med referanse til kjøretøyet under fanen "Individer".
   • Garantijobbene faktureres fortløpende på denne internkunden, med faktisk forbruk av timer og deler.
   • Samme beskrivelse og fremgangsmåte som basisrutinen.
   • Hver garantijobb bokføres D 1590, og gir en akkumulert verdi for forventede reklamasjonskostnader i løpet av en måned.
     
     
5. Fakturaer samlet for garantioppgjør - Kunde: "Harley Davidson Europe"
   • Når man mottar skjema for samlet oppgjør i slutten av måneden opprettes en egen ordre på kunde "Harley Davidson Europe".
   • Bruk varenummer "Warranty - Warranty Credits", og legg inn samlet beløp som innpris.
   • Pass på å fakturere på siste dato i måneden. Dette er viktig for videre regnskapsavstemming for garantikostnader.
   • Ved fakturering bokføres denne fakturaen D 1500 (Kundefordringer) / K 1590 Forventede garantikostnader.
   • Oppgjør fra HD Europe må føres mot kunde "Harley Davidson Europe". Dette er det regnskapskontoret som gjør.
     
     
6. Konto 1590
   • Siden det vil kunne forekomme avvik mellom det som er internfakturert fortløpende per garantisak, og det samlede oppgjøre per måned må konto 1590 salderes ved månedsslutt.
   • Avviket kan føres mot konto for "Faktiske garantikostnader". Dette blir en manuell postering som regnskapsfører gjør.