Vakuutusyhtiöiden korvaukset ja laskutus

Vakuutuskorvaustapauksissa voidaan hyödyntää lohkoja maksujen jakamiseen loppuasiakkaan ja vakuutusyhtiön välillä. Tavallisesti yksityishenkilö maksaa näissä tapauksissa vain omavastuun ja vakuutusyhtiö loput. Yritysasiakkaiden kanssa taas tulee huomioida myös arvonlisävero omavastuun lisäksi.

Vakuutusyhtiötapausten käsittelyyn on olemassa kaksi tapaa. Voidaan hyödyntää Lohkot yhteensä -välilehdellä olevaa ominaisuutta omavastuu- ja alv-lohkojen lisäämiseen (tullut versiossa 3.1.38 marraskuussa 2025) tai käyttää valmista tilauspohjaa. Ensin mainitun kanssa voidaan käyttää tavallista työmääräyspohjaa, eikä erillistä pohjaa vakuutusyhtiötapauksia varten tarvita. 

Käydään tässä ohjeessa läpi uusi tapa, eli hyödynnetään Lohkot yhteensä -välilehden ominaisuutta (suositeltava). Mikäli yrityksesi on tottunut käyttämään vanhaa tapaa, eli omia tilauspohjia vakuutusyhtiötapauksille, suosittelemme ottamaan yhteyttä konsultteihimme, niin voimme käydä uuden tavan yhdessä läpi.

Prosessi hyödyntäen ominaisuutta Lohkot yhteensä -välilehdellä

1. Luodaan tarjous / kustannusarvio

Vakuutusyhtiötapauksia voidaan lähteä tekemään Tarjousnäkymästä, jolloin voidaan kerätä ensin rauhassa kaikki tarvittavat osat ilman, että ne vaikuttavat saatavilla oleviin tuotesaldoihin tai Ostoehdotelman luontiin.

Vaihtoehtoisesti voidaan lähteä suoraan Myyntitilausnäkymästä ja käyttää Tilaustyyppiä tai Tilauksen tilaa, joka ei huomioi tuotteita ostoehdotelmalla.

2. Hyväksytään tarjous ja luodaan myyntitilaus

Kun vakuutusyhtiö hyväksyy kustannusarvion, voidaan tarjouksesta tehdä myyntitilaus vahvistamalla se oikean ylänurkan valikon kautta.

Kun tarjouksesta on luotu tilaus, sillä on nyt myös vaikutus saatavilla oleviin tuotesaldoihin (Saatavilla 1 näyttää punaista, jos osia ei ole).

Mikäli lähdettiin suoraan myyntitilausnäkymästä, vaihdetaan tyyppi/tila sellaiseen, joka huomioi tarvittavat tuotteet ostoehdotelmalla.

3. Lisätään lohkot omavastuulle ja mahdolliselle arvonlisäverolle

3.1. Ykstyisasiakas

Omavastuulohkot saadaan lisättyä Lohkot yhteensä -välilehdeltä. Valitse lohkot ensin vasemmalta ja paina sen jälkeen oikealla olevasta valikosta Vakuutus - jaa omavastuu ja ALV.

Insurance company -kenttään tulee vakuutusyhtiö. Mikäli vakuutusyhtiön asiakastietoja ei ole vielä järjestelmässä, ne tulee perustaa.

Deductible amount -kenttään tulee omavastuun määrä.

(Customer VAT refund on yritysasiakkaita varten, katso lisää hieman alempaa).

Tietojen täytön jälkeen paina Submit.

Tämä luo kaksi lohkoa: omavastuun, jonka asiakas maksaa sekä omavastuun, joka vähennetään vakuutusyhtiöltä. Lisäksi vakuutusyhtiö tulee maksajaksi Työt- ja Osat-lohkoille. Yksityisasiakkaalle tulee tässä maksettavaksi vain omavastuulohko (alimmalle lohkolle alla olevassa esimerkissä ei ole valittu erillistä maksajaa, joten käytetään tilauksen pääasiakasta).

3.2. Yritysasiakas ja arvonlisävero

Yritysasiakkaan kanssa toimitaan muuten samalla tavalla kuin yksityisasiakkaan, mutta Lohkot yhteensä -välilehdellä aukeavassa ikkunassa rastitetaan Customer VAT refund.

Kun klikkaat Submit, vakuutusyhtiölle luodaan lohko, jossa vähennetään omavastuun määrä sekä tilauksen koko arvonlisäverollinen summa (Alv 25,5% vakuutusyhtiökäsittely). Lisäksi koko tilauksen arvonlisäveroton summa lisätään vakuutusyhtiön lohkolle (Alv 0% vakuutusyhtiökäsittely). Tässä käytetään kahta erillistä tuotetta, jotta alv-erittely saadaan menemään oikein. Vakuutusyhtiön maksamasta summasta siis vähennetään omavastuun ja arvonlisänveron määrä.

Vastaavasti yritysasiakkaan lohkolle tulee maksettavaksi omavastuu sekä koko tilauksen arvonlisäverollinen summa lisätään lohkolle. Ja nyt taas arvonlisäveroton summa vähennetään tältä lohkolta. Yritysasiakkaan maksettavaksi tulee siis omavastuu ja arvonlisäveron määrä.

4. Kummankin osapuolen veloitus

Kun korjaus on saatu päätökseen, voidaan molemmille osapuolille luoda omat laskut. Valitsemalla oikean ylänurkan valikosta Luo lasku - Kaikki rivit, luodaan kaksi laskua: yksi vakuutusyhtiölle ja toinen laitteen omistajalle.

Nämä voidaan myös veloittaa eri aikaan valitsemalla veloitettavat lohkot. Jos halutaan luoda vain vakuutusyhtiölle lasku, valitaan lohkot, joissa vakuutusyhtiö on maksajana, ja sen jälkeen oikean ylänurkan valikosta Luo lasku valituista lohkoista - Kaikki rivit.

Vastaavasti loppuasiakkaan osuus voidaan viedä kassaan valitsemalla lohko ja klikkaamalla sen jälkeen kassakuvaketta. (Yksittäisten lohkojen / rivien vieminen suoraan kassaan (ilman keräilylistaa) tuli mahdolliseksi versiossa 3.1.40)