Työajan leimaus

Quick 3:ssa voidaan seurata aikaa, jonka työntekijä on ollut töissä sekä yksittäisille tilauksille/tehtäville käytettyä aikaa.

Tehtävätyypit

Jotta työaikaa voidaan leimata, on ensin määriteltävä "Tehtävätyypit". Tehtävätyyppejä voi olla kuinka paljon tahansa yrityksestä riippuen, tässä alla olevassa kuvassa on vain muutama esimerkki. Erilaisia tehtäviä voi olla myös esim. työmatka, asiakaskäynti, korjaamon siivous, firman auton pesu tai inventaarion tekeminen.

Kun kirjaudutaan töihin sisään, lounaalle tai ulos työpaikalta, leimauksen taso on "pääasiallinen". Käytetään tätä siis silloin, kun seurataan, kuinka paljon työntekijä on ollut työpaikalla. 

Kun taas halutaan seurata tiettyihin töihin käytettyä aikaa, täytyy leimaus kohdistaa aina jollekin tehtävälle.

Kun kalenteriin varataan huoltoaika, tästä luodaan oma tehtävä.

Katso, että tämä asetus on päällä "Lohkotyypit"-valikossa.

Pikaleimaus

Työntekijä saa leimattua itsensä sisään päivän aluksi oikeassa ylänurkassa olevasta kellon kuvasta:

Jotta leimausvaihtoehto näkyy tässä, on "Tehtävätyypeistä" rastitettava vaihtoehto "Pikaleimaus".

Samasta valikosta leimataan ulos päivän päätteeksi. Muista myös rastittaa "Tehtävätyypeistä" ulosleimauksille "Lopeta kaikki leimauskirjaukset".

Sisään-/ulosleimauskonsoli

Saat kaikki leimausvaihtoehdot näkyviin menemällä päävalikon kautta "Sisään-/ulosleimauskonsoliin". Tehtävälle on mahdollista leimata aikaa, jos "Tehtävätyyppi"-valikossa on rastitettuna "Konsoli". On siis mahdollista myös luoda tehtäviä, joille ei leimata aikaa.

Leimauskonsolissa voidaan käyttää jokaisen työntekijän omaa PIN-koodia, tai valita työntekijä valikosta sukunimen perusteella. 

Klikkaamalla työntekijän nimeä saat kaikki leimausvaihtoehdot näkyville.

Tämän näkymän alapuolella on "Tila" ja "Loki" -välilehdet. 

"Tila" näyttää tämänhetkisen tilanteen, eli ketkä kaikki ovat kirjautuneena sisään ja mitä he tekevät. 

Kun leimaus lopetetaan, se ei näy enää tässä listassa, vaan se siirtyy "Loki"-välilehdelle. Lokista näet leimaushistorian.

Resurssin/työntekijän asetukset

Kun lisäät järjestelmään uuden työntekijän ja haluat hänen käyttävän työajan seurantaa, varmista seuraavat asetukset "Resurssien haun" kautta

• Katso, että työntekijä kuuluu sekä resurssiryhmään että käyttäjäryhmään

• Katso, että työntekijällä on ensisijainen varasto ja oletusprofiili (profiili = yrityksen toimipiste)
• Laita työntekijä näkymään kalenterissa valitsemalla "Lajittelujärjestys" eli monentenako hän näkyy kalenterissa

Työajan leimaus työlle

Ennen kuin aikaa voidaan leimata työlle/tehtävälle, on työntekijän leimattava itsensä sisään töihin joko pikaleimausvalikosta tai leimauskonsolin kautta. 

Sen jälkeen hän voi avata huoltotilauksen ja painaa työlohkolla olevaa kellon kuvaa:

Leimaus päätetään samasta napista (vaikka siinä lukeekin edelleen "Leimaa sisään", tämä tullaan korjaamaan).

Leimaus tulee näkyviin lohkolle:

Näet myös tilausta koskevat leimaukset omalla välilehdellään:

HUOM! Tilaukselle voidaan leimata vain, jos sille on varattu huoltoaika kalenteriin = sille löytyy tehtävä.

Tilauksen "Aika"-välilehdellä näkyy sekä siihen liittyvä tehtävä että aikavaraus.

Saat avattua tehtävän painamalla nuolen kuvaa.

Tehtävä avautuu omaan välilehteensä. Voit tarvittaessa muokata tässä esim. tehtävän tyyppiä, vaihtaa vastuuhenkilöä, lisätä tekstiä (teksti siirtyy myös tilaukselle "Tekstit"-välilehdelle) tai muokata leimattua aikaa.

Jos leimaus unohtuu kokonaan ja se halutaan lisätä jälkeenpäin, se ei ole mikään ongelma.

Katso ohje leimatun ajan muuttamisesta.

Päivittäinen raportti

Päivittäisen raportin kautta pääset tarkastelemaan yksittäisen työntekijän kaikkia leimauksia. Tämä löytyy hakemalla päävalikosta "Päivittäinen raportti".

Ensimmäiselle välilehdelle voit valita yhden päivän tarkasteltavaksi. Voit myös selata leimauksia kuukausikohtaisesti. Vasemmalla olevaa nuolta painamalla saat tietyn päivän tiedot auki:

Poissaolojen ilmoittaminen tapahtuu päivittäisen raportin kautta.

Valitse oikealla olevasta valikosta "Ilmoita poissaolo".

Avautuu ikkuna, jossa voit valita poissaolon päivämäärät sekä tyypin. Myös poissaolon tyypit määritellään "Tehtävätyypit"-valikossa.

Raportti leimauksista

Pääset näkemään listan kaikista leimauksista hakemalla päävalikosta "Analytiikka" ja valitsemalla vaihtoehdon, joka on "Resurssin" alla. Tätä kautta saat listan, jota voidaan hyödyntää esim. palkanlaskennassa.

Mene "Leimattu aika"-välilehdelle.

Voit suodattaa tätä alkupäivämäärän mukaan, esim. kuun ensimmäisestä päivästä lähtien:

Oletuksena näet listassa kaikki työntekijät, mutta voit käyttää oikeassa reunassa olevia suodattimia, ja valita haluamasi henkilön. 

Kun saat näkyviin vain yhden henkilön leimaukset, voit viedä tämän listan Exceliin. Valitse ensin jokin rivi ja paina ctrl + A, tämä valitsee kaikki.

Paina sen jälkeen hiiren oikeaa rivien päällä ja valitse Excel-vienti.

Tiedosto latautuu koneellesi.