För att förbereda de objekt du vill ha för försäljning och inbyte av kapitalvaror finns det ett antal inställningar som måste kopplas samman.

Kontonummer i kontoplanen -> kontogrupper med bokföringsregler -> artikelgrupper -> artikelnummer. 

Alla dessa kopplingar måste vara korrekt inställda för att försäljningen ska kunna bokföras korrekt.

Kontoplanen

Ett konto måste skapas för kontoplanen för lager, försäljning, kostnad för sålda varor för nya och begagnade kapitalvaror. I kombination med dimensionerna art och varumärke uppnås en god överblick i bokföringen även om flera typer/modeller av individer hanteras till samma kontotyp.

Om det ska bokföras på olika konton måste flera konton skapas per kontotyp. Det kan vara en fördel att i möjligaste mån behålla ett visst mönster i kontostrukturen. I vår granskning förhåller vi oss till en kontotyp och använder typ och varumärke för att få den uppdelning vi vill ha på en dimensionell nivå.

Föreslagen kontoutformning:

Alla konton som påverkas av bokföring av försäljning/fakturor måste kontrolleras med avseende på regler om dimensioner. Detta gäller lagerkonto, varukostnad, extern och intern försäljning för kapitalvaror och delar. Fundera över vilka dimensioner som är viktiga för dessa kontonummer. I avsnittet för utfärdande har alla kontonummer värdet Tillåt för alla dimensioner. Välj Ignorera för de som inte ska ha dimensioner och låt Tillåt för de som ska ha dimensioner.

Konton som inte bör ha någon av dimensionerna är vanligtvis momsintäkter och -kostnader, kundfordringar och leverantörsreskontra.

Inställningen för konto 1410 Inventory parts kan till exempel se ut som nedan. När delar faktureras internt som kostnader ska vi inte ha projektnummer och typ på dessa poster.  Det är debiteringsposten på lagerkonto 1420 Lager ny som får Type=Cost när den faktureras internt. Därför anges projekt och typ som Ignorerad här.

Andra relevanta konton kommer att vara kostnadskonton för annan intern fakturering och reklamationer internt och reklamationer till leverantörer. Ett exempel på detta visas under Interna kunder.

Kontogrupper

Skapa kontogrupper med bokföringsregler för korrekt bokföring av försäljning.

För bokföring av kostnad för sålda varor och lagerdebitering måste en separat bokföringsregel inkluderas för detta.

Debitering av kostnad för sålda varor / kreditering av lager.  Det är då det totala självkostnadspriset för individen som automatiskt beräknas från summan av posterna med Art=Köp+kostnad.

Beräkningen sker första gången när individen läggs till i beställningen. Vid fakturering görs en ny beräkning för att fånga upp allt som internfakturerats som kostnader och bokförts efter att individen lagts till i beställningen.

OBS:  För kontogruppen Inbyte ska kontoreferensen vara antingen lagerkonto 14xx (för att styra inbyte till det lagerkonto som används) eller konto 43xx för att debitera direkt. Detta måste sedan kopplas till kontoinställningen för försäljning som används så att uppdateringen av lagret blir korrekt. Observera att lagerkontot ska finnas i kreditkontofältet. Eftersom inbyte registreras med ett minus i kvantitet bokförs det som ett debetlagerkonto.

Varugrupper

Alla varor måste vara kopplade till en varugrupp.  Exempel på varugrupp:

• Nya kapitalvaror
• Begagnade kapitalvaror
• Inbytta kapitalvaror

För varje varugrupp anger du rätt kontogrupp för att bokföra försäljningen.

Artikelnummer

De artiklar som måste skapas för försäljning av kapitalvaror varierar för varje företag. Det beror på typen av kapitalvaror och modeller samt hur detaljerat du vill ha det på statistiknivå.

Vår rekommendation:

• Försäljning Ny
• Försäljning begagnad
• Inbyte

Om du vill skapa separata artikelnummer för olika märken/modeller av kapitalvaror är detta också möjligt. Oavsett vilka artikelnummer som används måste artikelnumren för försäljning/inbyte av kapitalvaror vara kopplade till varumärkes-/modellregistret för att stödja de olika funktionerna för försäljning av kapitalvaror.

Alla artiklar måste ingå i en primär artikelgrupp (1,2).  Artikelgruppen kopplas sedan till rätt kontogrupp. PS: Använd inte fältet Kontogrupp som finns direkt på artikelkortet, detta kommer så småningom att annulleras.