Asiakasvälilehdet

Tässä ohjeessa kuvataan asiakaskortilta löytyvien välilehtien toiminta.

Lisätietoja

Tätä kenttää voit käyttää vapaasti ihan mihin tahansa. Lisää tänne kaikkea asiakasta koskevaa tietoa, mitä työntekijöiden on hyvä tietää.

Jos täällä on erittäin tärkeää tietoa, se voidaan merkitä punaisella lipulla. Näin siitä tulee ilmoitus, kun kyseisesitä asiakasta käsitellään. Jos siis luot uuden tilauksen kyseiselle asiakkaalle, tai avaat jo hänen olemassa olevan tilauksen, saat ilmoituksen, jossa näkyy tämän välilehden teksti.

Tiedostonhallinta

Voit lisätä tänne mitä tahansa dokumentteja, kuten kuvia, sähköposteja, pdf-tiedostoja, mitä tahansa asiakkaaseen liittyvää.

Laitteet

Laitteet-välilehdellä näkyy yhteenveto laitteista, jotka asiakas omistaa. Laite voi olla esim. auto, moottoripyörä, vene tai vaikkapa moottorisaha.

Mikäli kyse on sisäisestä varastoasiakkaasta, saattaa täältä löytyä listaus varastossa olevista laitteista. Lisää tietoa sisäisistä asiakkaista saat tästä.

Ryhmät

Jos asiakkaat on ryhmitelty, ryhmä merkataan tähän. Plus-merkkiä klikkaamalla saat näkyviin ryhmien yleiskatsauksen. Voit valita tästä haluamasi luokan, johon asiakas kuuluu, tai lisätä uuden ryhmän plus-merkistä.

Muista tallentaa!

Viestintä

Tänne välilehdelle jää talteen kaikki järjestelmän kautta lähetetyt viestit. Lisäksi voit lisätä omia muistiinpanoja asiakkaan kanssa käydyistä keskusteluista. Näin kaikkien työntekijöiden on helpompi seurata mitä on sovittu ja tehty. Toimitusloki-välilehdellä näkyy mm. toimitetut laskut ja sähköpostit, Tekstiviestihistoria taas näyttää kaikki lähetyt tekstiviestit.

Viestityshistoria-välilehdelle voidaan lisätä itse muistiinpanoja. Plus-napista painamalla voit lisätä tapahtuman. Se voi olla esim. tiivistelmä puhelinkeskustelusta tai sähköpostin vaihdosta. Voit tallentaa tänne tietoa, joka muiden työntekijöiden on hyvä tietää tai josta voi olla hyötyä myöhemmin.

Kun painat Tallenna, tästä tapahtumasta tulee oma rivi, ja muistiinpano on kaikkien työntekijöiden käytettävissä.

Yhteyshenkilöt

Asiakkaan yhteyshenkilöt laitetaan tänne. Jokaiselle yhteyshenkilölle voidaan Vastaanottaja-sarakkeessa määrittää, minkälaista materiaalia he haluavat ottaa vastaan.

Mikäli yritykselläsi on Quickin oma nettikauppa käytössä, tällä välilehdellä hallitaan myös käyttäjien oikeuksia nettikauppaan.

Toimitusosoitteet

Asiakkaalla voi olla useampia toimitusosoitteita, ja ne lisätään tänne. Osoitteiden lisääminen ja poistaminen tapahtuu kuten muissakin valikoissa. Plus-merkistä saat lisättyä uuden osoitteen. Jos haluat poistaa osoitteen, valitse rivi ja paina oikeasta yläkulmasta Poista.

Toimitusosoite voidaan valita tilausnäkymässä Toimitus-välilehdeltä.

Tehtävät

Tehtävät ovat keskeinen osa Quick 3:a mm. asiakkaiden ja töiden seurantaa varten. Tänne voidaan kirjoittaa yksityiskohtainen kuvaus töistä, jotka on tarkoitus suorittaa sekä mitkä ovat kyseisen työn eri vaiheet. Tähän voit myös tallentaa mm. asiakaskontaktit ja asiakirjat. Tehtäville on myös mahdollista käyttää leimausta, jotta voidaan dokumentoida tehtäviin käytettyä aikaa. Tätä voidaan käyttää myös sisäisenä seurantajärjestelmänä.

Katso tästä tarkempi ohje tehtävistä.

Salaiset tiedot

Tänne voidaan lisätä tietoa, jonka ei haluta olevan kaikkien nähtävillä, esim. henkilötunnus. Ohje salaisista tiedoista löytyy täältä.

Myynti

Myynti-välilehdeltä näet yleiskatsauksen asiakkaan kaikista tarjouksista, tilauksista, laskuista, keräilylistoista yms.

Painamalla nuolikuvaketta saat kyseisen tapahtuman auki.

Raportit

Tältä välilehdeltä saat luotua erilaisia asiakkaaseen liittyviä raportteja, esim. myyntihistoriaa ja tilastoja.

Hallinto

Tällä välilehdellä määritetään kaikki asiakkaan asetukset, kuten maksuehdot, ALV-koodi, verkkolaskutus, kirjanpidon tilit jne.

Tänne voidaan merkata esim. jos asiakas haluaa käyttöön koontilaskutuksen, tai jos asiakkaalta ei veloiteta laskutuslisää, tai jos vaikkapa laskujen maksaja on joku muu (Maksaja-kenttä).

Tärkeä tällä välilehdellä valittava tieto on laskun toimitustapa, eli onko kyse paperilaskusta, sähköpostista tai verkkolaskusta. Laskutusasiakkaiden maksuehto on myös syytä varmistaa ennen laskujen lähetystä, jotta laskulle tulee oikea maksuaika.

Suurin osa Quick 3:a käyttävistä yrityksistä käyttää Cash-in Multichannel -laskun elinkaaripalvelua. Tässä tapauksessa laskun toimitustavaksi valitaan Ulkoinen - Monikanavainen. Lue lisää tästä.

Klikkaamalla hakupainiketta saat näkyviin muut vaihtoehdot mm. kirjanpidon tileille, kirjanpidon säännöille, valuutalle, tulostussijainnille, maksuehdoille ja kielelle.

Asiakkaan kielen valinta vaikuttaa tulosteiden kieleen, esim. tilausvahvistus ja lasku. 

Muista tallentaa tekemiesi muutosten jälkeen!

Leimattu aika

Tällä välilehdellä näet, kuinka paljon aikaa kyseisen asiakkaan töihin on käytetty, mikäli siis työajanseuranta on käytössä. Lue lisää tästä.

Kaksoiskappaleet

Mikäli sama asiakas on vahingossa perustettu useampaan kertaan, näet mahdolliset kaksoiskappaleet tällä välilehdellä. Voit yhdistää tiedot säilyttäen molempien asiakkaiden tilaushistorian painamalla oikealla olevan valikon kautta Yhdistä.

Avautuu ikkuna, jossa voit valita, kumpi asiakastieto säilytetään. Tässä esimerkissä siis päätetään, että löytyykö asiakas jatkossa numerolla 10054 vai 10043.

HUOM! Voit yhdistää vain kaksi asiakasta kerrallaan. Jos kaksoiskappaleita on useampia, tämä toimenpide toistetaan niin monta kertaa kuin tarpeellista.

Voit käyttää samaa toimintoa myös hakunäkymässä rastittamalla vaihtoehdon Mahdolliset kaksoiskappaleet:

Valitse yhdistettävät asiakkaat (max kaksi kerrallaan) ja paina valikosta Yhdistä:

Ominaisuudet

Täältä voit määrittää mm. näytetäänkö tällä asiakkaalla tarjouksen hinta verottomana. Laittamalla tähän arvon 1, näytetään asiakkaan tarjouksella verottomat hinnat.

Hintasopimus

Alennuksia voidaan antaa asiakkaille perustuen alennusmatriisiin, yksittäiseen tuotteeseen tai tuoteryhmään. Jos esimerkiksi yksittäiselle tuotteelle halutaan asettaa asiakaskohtainen hinta, tapahtuu se Hinnat-välilehdellä. HUOM! Hinta-kenttään tulee veroton myyntihinta! Tuotteen lisääminen luo myös asiakkaalle oman hinnaston, mikäli sitä ei vielä ennestään ollut olemassa.

Alennus voidaan määrittää myös koskemaan tiettyjä tuoteryhmiä. Esim. tässä Milwaukeen tuotteista asiakas saa 10% alennuksen.

Alennusmatriiseja käytettäessä taas asiakkaan ja tuotteen alennuskoodien tulee täsmätä. Tämä tarjoaa hieman laajemmat mahdollisuudet alennuksien määrittämiseen. Esim. näin:

Tuotekortilla koodi tulee Asetukset-välilehdelle kenttään Alennuskoodi. Tässä esimerkissä siis ne asiakkaat, joilla on koodi 9101, saavat 2,5% alennuksen tuotteista, joilla on koodi 9101.

Tavaran myyntihistoria

Tämä välilehti näyttää asiakaskohtaisen myynnin tuotteittain, toisin kuin Myynti-välilehti, jossa tiedot ovat tapahtumakohtaisesti.