Koontilaskutus

Yhdistetty laskutus / koontilaskutus on toimenpide, jolla useat tilaukset tai keräilylistat yhdistetään yhdeksi laskuksi asiakkaalle. Avoin koontilasku voi odottaa pidemmän aikaa ja siihen kerätään useampia tilauksia, ennen kuin se suljetaan ja lähetetään asiakkaalle.

Asiakaskortin "Hallinto"-välilehdeltä löytyy asetukset yhdistetylle laskulle. Sieltä voit myös valita, minkä kriteerien perusteella laskut yhdistetään ja kuinka usein.

Kun yhdistetty laskutus on otettu käyttöön, näkyy se tilauksen "Lisätiedot"-välilehdellä.

Jos haluat lähettää asiakkaalle yksittäisen laskun ilman että sitä yhdistetään, voit ottaa tuon ruksin pois tilaukselta.

Voit hyödyntää laskujen lähettämisessä myös laskujonoa.

Jos olet ottanut asiakkaalle käyttöön yhdistetyn laskutuksen, mutta et ole valinnut yhdistettäville laskuille mitään kriteerejä, kaikki kyseisen asiakkaan laskut yhdistetään. Kaikki myynti siis kirjataan avoimelle koontilaskulle ja se pysyy avoimena, kunnes se erikseen suljetaan. Huomioi, että yhdistetyillä laskuilla täytyy olla sama asiakasnumero, tai sama maksaja lohkolla. On myös käytettävä samaa maksuehtoa ja -aikaa.

Kun teet koontilaskun, se ei heti saa laskun numeroa. Laskun numero syntyy siinä vaiheessa, kun lasku suljetaan / viimeistellään. Mikäli uusi lasku ei vastaa valitsemiasi kriteereitä, luodaan uusi koontilasku. Jos siis esim. toimitusosoite on valittu kriteeriksi ja uudessa laskussa on eri osoite, ei sitä yhdistetä olemassa olevaan koontilaskuun.

HUOM! Identtinen kirjoitusasu kriteereillä on tässä kohtaa tärkeä.

Painamalla lohkolla olevaa ostoskärryn kuvaa, saat avattua tilauksen, josta nämä rivit ovat tulleet yhdistetylle laskulle.

Yksittäisen koontilaskun viimeistely

Kun yhdistetty lasku on valmis lähetettäväksi asiakkaalle, voit valita oikeassa ylänurkassa olevasta valikosta "Sulje yhdistetty lasku". Tässä kohtaa se saa laskunumeron ja eräpäivän, ja se voidaan lähettää asiakkaalle. On myös mahdollista tulostaa se avoimena, mutta ilman laskun numeroa se ei ole täydellinen lasku. Kannattaa siis aina sulkea yhdistetyt laskut ennen tulostamista.

Useamman koontilaskun viimeistely kerralla

Voit sulkea useamman yhdistetyn laskun kerralla menemällä laskun hakuun. Valitse tarkennettu haku ja rastita "Vain keskeneräiset yhdistetyt". Valitse haluamasi laskut ja avaa oikeassa yläkulmassa oleva valikko:

Katso myös Laskun toimitus.

HUOM! 

On tärkeää viimeistellä avoimet koontilaskut, jotta kirjanpito menee oikein. Yhdistelmälaskuilla olevat tuotteet on myyntitilastoissa, mutta ne eivät päivity kirjanpitoon ennen kuin laskut on suljettu. Varastossa oleva määrä ja kirjanpidossa oleva varaston arvo siis poikkeavat toisistaan. Jotta tiedot menevät oikein järjestelmään, on avoimet koontilaskut suljettava aina ennen kuun vaihdetta. "Laskun haku"-toiminnolla näet helposti kaikki avoimet koontilaskut.