Koontilaskutus

Koontilaskutus on toimenpide, jolla useat tilaukset tai keräilylistat yhdistetään yhdeksi laskuksi asiakkaalle. Avoin koontilasku voi odottaa pidemmän aikaa ja siihen kerätään useampia tilauksia, ennen kuin se suljetaan ja lähetetään asiakkaalle. Avoimella koontilaskulla ei ole laskun numeroa. Laskun numero muodostuu siinä vaiheessa, kun koontilasku suljetaan.

Asiakaskortin Hallinto-välilehdeltä löytyy asetukset koontilaskutukselle. Sieltä voit myös valita, minkä kriteerien perusteella laskut yhdistetään ja miten usein luodaan uusi koontilasku. Mikäli tähän on valittu "Peräkkäin", eikä mitään yhdistämiskriteereitä ole valittu, yhdistetään kaikki tilaukset aina niin kauan samalle laskulle, kunnes se suljetaan. Huomioi, että koontilaskuilla täytyy olla sama asiakasnumero, tai sama maksaja lohkolla. On myös käytettävä samaa maksuehtoa. 

Mikäli laskujen yhdistämisväliksi on valittu esimerkiksi viikoittain, luodaan viikon välein uusi koontilasku asiakkaan tilauksista. HUOM! Kaikki koontilaskut täytyy kuitenkin aina sulkea erikseen.

Jos valitset yhdistämiseen kriteereitä, esim. asiakasviite, yhdistetään vain ne laskut, joilla on sama asiakasviite. 

HUOM! Identtinen kirjoitusasu asiakasviitteessä on tärkeä. Mikäli uusi lasku ei vastaa valitsemiasi kriteereitä, luodaan uusi koontilasku. Jos siis esim. toimitusosoite on valittu kriteeriksi ja uudessa laskussa on eri osoite, ei sitä yhdistetä olemassa olevaan koontilaskuun. 

Kun koontilaskutus on otettu käyttöön, näkyy se myyntitilauksen Lisätiedot-välilehdellä. Jos haluat lähettää asiakkaalle yksittäisen laskun ilman että sitä yhdistetään, voit ottaa tuon ruksin pois tilaukselta.

Voit hyödyntää laskujen lähettämisessä myös laskujonoa.

Avoimella koontilaskulla on jokainen tilaus / keräilylista omalla lohkollaan. Voit avata myyntitilauksen ostoskärryn kuvasta tai keräilylistan laatikoiden kuvasta.

Yksittäisen koontilaskun sulkeminen

Kun koontilasku on valmis lähetettäväksi asiakkaalle, voit valita oikeassa ylänurkassa olevasta valikosta Sulje koontilasku. Tässä kohtaa se saa laskunumeron ja eräpäivän, ja se voidaan lähettää asiakkaalle. Jos haluat tulostaa koontilaskun, muista aina sulkea se ensin. Muuten laskulle ei tule maksutietoja.

Useamman koontilaskun sulkeminen kerralla

Voit sulkea useamman koontilaskun kerralla menemällä laskuhakuun. Valitse tarkennettu haku ja rastita Vain keskeneräiset koontilaskut. Saat listan kaikista avoimista koontilaskuista. Niillä ei siis vielä tässä vaiheessa ole laskunumeroa.

Valitse haluamasi laskut ja sulje laskut valitsemalla oikealla olevan valikon kautta Koontilasku -> Sulje valittu.

Tämän jälkeen laskut saavat laskunumeron ja lähtevät asiakkaille (laskujen lähetys automaattisesti Cash-inin kautta).

HUOM! 

On tärkeää sulkea avoimet koontilaskut, jotta kirjanpito menee oikein. Koontilaskuilla olevat tuotteet on myyntitilastoissa, mutta ne eivät päivity kirjanpitoon ennen kuin laskut on suljettu. Varastossa oleva määrä ja kirjanpidossa oleva varaston arvo siis poikkeavat toisistaan. Jotta tiedot menevät oikein järjestelmään, on avoimet koontilaskut suljettava aina ennen kuun vaihdetta. Laskuhaun näet helposti kaikki avoimet koontilaskut.

Katso myös Laskun toimitus.