Samlefaktura

Samlefaktura er en rutine for å samle flere ordre eller plukklister på felles faktura til en kunde.  Den åpne samlefakturaen kan ligge på vent over en lengre periode for å akkumulere flere ordre før den faktureres og stenges, for så å sendes til kunden.

Valget for ‘Samlefaktura’ finner du for hver enkelt kunden under fanen ‘Styring’.  Der velger du også om det skal være enkelte referanser som må være like for ordre/plukkliste for at de skal samles på felles faktura.

Ordre som opprettes etter at innstillingene er satt vil få hake for ‘Samlefaktura’ under ordrefanen ‘Tilleggsinfo’.  For ordre som er opprettet før denne innstillingen er satt må dette krysses av manuelt.

Hvis det kun er enkelte ordre på kunden som skal samlefaktureres, kan man velge å manuelt krysse av for dette på ordrene før de faktureres.  Altså ikke markere for 'Samlefaktura' inne på kundekortet, men inne på den enkelte ordre, på fanen 'Tilleggsinfo'.

Type samlefaktura
Ved å angi intervall for samlefakturering bestemmes hvor ofte ordre/plukklister skal faktureres for en kunde. Løpende, ukentlig osv. Man kan velge intervall for samlefakturering fra Faktureringskø for å filtrere på aktuelle poster.

Samlefaktura ved lik

Hvis det ikke krysses av for noe her vil alle ordre på kunden bli lagt til på samme samlefaktura.

Det kan også gjøre tilleggsvalg hvis kunden vil ha samlefaktura innenfor visse kriterier.  

Samlefaktura vil da skje hvis ordre/plukkliste har like referanser i et av følgende felter:  Kundens ref, Merket, Leveringsadrese, Selger, Ordrestatus eller Ordretype.

Når den første ordren som er merket med samlefaktura faktureres vil det automatisk dannes en Åpen samlefaktura, uten fakturanr.
Nye fakturaer tilføres blokkvis etterhvert som ordre/plukkliste faktureres.
Hvis det ikke er samsvar for like referanser vil det bli opprettet en ny åpne samlefaktura.  NB: Lik skrivemåte i tekstfeltene er viktig.

Andre kriterier

• Må være samme kundenr på ordre, eller samme debitor kunde på ordreblokka.
• Samme betalings betingelse på ordrene, mht forfall.
• Lik fakturadato, mht periode.

Ferdigstill samlefaktura, enkeltvis

Når samlefakturaen er klar til å sendes kunden velges Ferdigstill samlefaktura fra meny inne på den åpne samlefakturaen.  Da tildeles fakturanr og endelig fakturadato, og fakturaen kan sendes til kunden.  Det er mulig å skrive ut en åpen samlefaktura, men denne mangler fakturanr og er derfor ikke en fullstendig faktura å sende til kunden.

Ferdigstill samlefaktura, flere samtidig

Fra Fakturasøk (Avansert søk) kan du velge å vise Kun åpne samlefakturaer.  I utg.pkt viser denne oversikten alle fakturaer som er opprettet, men ved å avgrense til å vise kun åpne samlefakturaer blir det et nyttig register for å sluttføre flere samlefakturaer.  Følg pkt 1-5.

For å skrive ut flere fakturaer samtidig kan du benytte rutinen Fakturalevering.

NB !

Det er viktig å kjøre ferdigstilling slik at fakturaen håndteres videre i systemet på riktig måte. 

Merk deg at varene på en samlefaktura er belastet med antall på lager, og utfakturert salg kommer med på statistikker. Regnskapet og reskontro derimot oppdateres ikke før samlefakturaen ferdigstilles.  Det vil derfor forekomme avvik mellom lagerbeholdning og lagerverdien i regnskapet tilsvarende varekosten for varer på samlefakturaer.  

I forbindelse med periodeavslutninger er det derfor viktig at samlefakturaer ferdigstilles i tide.

Fra Fakturasøk kan du selektere på 'Kun åpne samlefakturaer' for å se hvor mange som finnes.