Rapport: lagervärden och periodavvikelse

Bakgrund

Vid arbete med lager och fakturering är det viktigt att förstå hur olika datum påverkar lagervärdet och bokföringen. När fakturering eller varumottagning sker på ett datum som skiljer sig från bokföringsperioden, kan avvikelser uppstå mellan lagret och bokföringen. Den här guiden hjälper dig att förstå och hantera dessa avvikelser på ett korrekt sätt.

Hur datum påverkar lagervärdet

1. Vid fakturering

   • Lagret belastas alltid på det datum faktureringen sker, även om fakturan är daterad till en tidigare eller senare period.
   • Exempel: Om du fakturerar den 2022-07-01 men backdaterar fakturan till 2022-06-30, kommer lagret att belastas den 2022-07-01, medan bokföringen påverkas av datumet 2022-06-30.

2. Vid varumottagning

   • Lagret uppdateras med registreringsdatumet (dagens datum), medan bokföringen baseras på fakturadatumet som används vid registrering av leverantörsfakturan.

Hur du identifierar och hanterar avvikelser

För att identifiera och hantera avvikelser mellan lagervärdet och bokföringen kan du använda rapporten Lagerförändring - periodavvikelse. Rapporten visar skillnader mellan lagerlogg och bokföring under en vald tidsperiod.

Begränsningar att känna till:

• Rapporten kan endast användas för att identifiera avvikelser inom en månad eller två veckor före/efter ett månadsskifte.
• Om datum sträcker sig över flera månader, kan rapporten inte fånga alla avvikelser. Därför rekommenderas att undvika backdatering längre än två veckor.

Rekommenderade steg för analys

1. Välj rätt tidsperiod
   För att få en korrekt analys, välj en tidsperiod som täcker två veckor på vardera sidan om månadsskiftet.

   • Exempel: För perioden 2022-06-15 till 2022-07-15:
     • 2022-06-15 till 2022-06-30: Avvikelser för utgående fakturor.
     • 2022-07-01 till 2022-07-15: Avvikelser för varumottag och fakturakontroll.

2. Analysera rapporten
   Rapporten grupperar avvikelser i två kategorier:

   • Utgående faktura: Visar artiklar där lagret belastats efter fakturadatumet.
   • Ingående faktura: Visar artiklar där varumottagning skett efter fakturadatumet.

3. Justera lagervärdet

   • För minusavvikelser (utgående faktura): Dra av värdet från lagervärdelistan.
   • För plusavvikelser (ingående faktura): Lägg till värdet i lagervärdelistan.

Exempel på rapportutskrift

När du skriver ut rapporten Lagerförändring - periodavvikelse, kontrolleras följande:

• Fakturadatum måste ligga inom den valda perioden.
• Lagret ska ha uppdaterats i en annan period än fakturadatumet.

Viktigt:

Rapporten används enbart för att justera lagervärdet vid jämförelse mot bokföringen. Ingen lagerförändring ska bokföras direkt från rapporten. Vid årsbokslut kan dock rapporten användas för att periodisera justeringar mellan två perioder, exempelvis 2022-12-15 till 2023-01-15.

Tips för att undvika avvikelser

• Undvik lång backdatering: Begränsa backdatering av fakturor till maximalt två veckor.
• Kontrollera rapporter regelbundet: Kör rapporter för lagervärde och periodavvikelser vid varje månadsslut för att identifiera och lösa avvikelser i tid.
• Samarbeta internt: Säkra att alla som arbetar med fakturering och varumottagning följer interna riktlinjer för datumhantering.

Utskrift av rapporten Lagervärde - periodavvikelse

När du skriver ut rapporten Lagervärde - periodavvikelse sker en kontroll av datum enligt följande:

• Fakturadatum måste ligga inom det valda datumfiltret.
• Lagrets uppdateringsdatum (stockdatum) ska ligga i en annan period (månad) än fakturadatum, både före och efter.

Justering av lagervärdet

Lagervärdet som redovisas i bokföringen anses vara korrekt. Därför är det beloppet i Lagervärdeslistan som behöver justeras för att matcha bokföringen och dokumentera eventuella avvikelser.

Viktiga riktlinjer:

• Inga lagerförändringar ska bokföras direkt baserat på denna rapport.
• Det enda som eventuellt ska bokföras är kvarstående avvikelser efter att rapporten har tagits hänsyn till.

Vid årsredovisningar

Vid årsbokslut är det lämpligt att använda denna rapport för att göra periodiseringar, exempelvis för perioden 2022-12-15 till 2023-01-15.

Rapportens struktur

Rapporten är grupperad i två kategorier:

1. Utgående faktura
2. Inkommande faktura

Rapporten är grupperad för "utgående faktura" och "inkommande faktura".

Förklaring av justeringar i rapporten Lagervärde - periodavvikelse

Utgående faktura / Minusförändring

• Beskrivning:
  Rapporten listar poster där lagerkostnaden har registrerats efter fakturaperioden eller bokföringsperioden 202206.

• Orsak till avvikelse:
  Vid fakturering belastas lagret på det datum då fakturan utfärdas, medan bokföringen uppdateras baserat på fakturadatumet, som kan ligga tidigare än lagerdatumet.

• Åtgärd:
  För att jämföra lagervärdet med bokföringen måste värdet för dessa poster dras av från lagervärdeslistan per 2022-06-30.

Inkommande faktura / Plusförändring

• Beskrivning:
  Rapporten listar poster där varumottagning har skett efter fakturaperioden eller bokföringsperioden 202206.

• Orsak till avvikelse:
  Vid varumottagning registreras lagret med "dagens datum", medan fakturakontrollen bokförs mot bokföringen utifrån det angivna fakturadatumet.

• Åtgärd:
  För att jämföra lagervärdet med bokföringen måste värdet för dessa poster läggas till i lagervärdeslistan per 2022-06-30.

Sammanfattning av bedömningar i rapporten

• Vid minusförändringar: Dra av värdet från lagervärdeslistan.
• Vid plusförändringar: Lägg till värdet i lagervärdeslistan.