Inledning

När du arbetar med fakturor i ditt system är det viktigt att förstå hur fakturajournaler hanteras. Den här guiden förklarar steg för steg hur fakturajournaler skapas, vad de innehåller och när de bokförs i redovisningen.

Så här fungerar fakturajournalen:

1. Tillgång till fakturajournalen:

   • Fakturajournalen finns tillgänglig i huvudmenyn under avsnittet Redovisning.

2. Automatisk hantering av fakturor:

   • Varje gång du skapar en ny faktura läggs den till i en befintlig fakturajournal som matchar fakturans datum.
   • Om det är den första fakturan för en ny månad skapas automatiskt en ny fakturajournal för den månaden. På så sätt säkerställs att alla fakturor från samma redovisningsperiod samlas i en och samma journal.
   • Kreditfakturor och kontantfakturor inkluderas också i samma fakturajournal.

3. Viktigt att notera:

   • Så snart en faktura skapas blir den synlig i kundreskontran, vilket innebär att den är registrerad och kan ses i systemet.
   • Fakturan bokförs dock inte i redovisningen förrän den tillhörande fakturajournalen bokförs. Detta steg är avgörande för att fakturan ska påverka redovisningen.

Sammanfattning

Den automatiska hanteringen av fakturajournaler hjälper till att organisera fakturor per redovisningsperiod, vilket underlättar bokföringen. Kom ihåg att fakturor inte bokförs förrän fakturajournalen är bokförd.
Som standard är där skapat ett automatiskt schemalagt jobb för detta som bokför fakturajournalerna varje dag. 

Hur du hanterar fakturajournaler i systemet 

När du öppnar fakturajournalmenyn i ditt system visas alla fakturajournaler som ännu inte har blivit godkända eller bokförda. Det är viktigt att förstå statusen på dessa journaler och vad det innebär för din redovisning.

Så här fungerar fakturajournaler:

1. Visa journaler som inte är bokförda:

   • När du går till menyn för Fakturajournaler ser du en lista över alla journaler som har skapats men inte bokförts ännu.

2. Förstå statusen "Genererad":

   • En journal som har status Genererad är en journal som inte har bokförts i redovisningen.
   • Fakturorna som ingår i denna journal är ännu inte uppdaterade i bokföringen, vilket innebär att de inte påverkar ditt företags finansiella rapporter.

3. Öppen bunt för nya fakturor:

   • Den genererade journalen är fortfarande öppen, vilket betyder att fler fakturor för samma period kan läggas till innan journalen slutligen bokförs.

Sammanfattning

Att förstå statusen på fakturajournaler är viktigt för att hålla koll på vilka fakturor som har bokförts och vilka som fortfarande är öppna. Se till att regelbundet bokföra dina fakturajournaler för att säkerställa att all fakturering är korrekt återspeglad i redovisningen.

Visa och hantera bokförda fakturajournaler

För att få en översikt över dina bokförda fakturajournaler och förstå deras status, följ stegen nedan. Den här guiden förklarar hur du söker efter specifika journaler och vad de olika statuserna innebär.

Så här visar du bokförda journaler:

1. Visa bokförda journaler:

   • För att se journaler som redan är bokförda, klicka på alternativet Inkludera bokförda buntar i fakturajournalmenyn. Detta visar alla journaler som har avslutats och bokförts i redovisningen.

2. Gör avancerade sökningar:

   • Om du behöver hitta journaler baserat på en viss period eller status, kan du göra ett avancerat sök genom att filtrera efter dessa kriterier.

3. Förstå statusen "Bokförd":

   • En journal med status Bokförd är avslutad, vilket betyder att alla fakturor i journalen har uppdaterats i redovisningen och att journalens bunt är stängd.
   • Om du skapar fler fakturor för samma period kommer en ny journal att skapas automatiskt.

4. Visa fakturor i en journal:

   • För att se vilka fakturor som ingår i en specifik journal, dubbelklicka på journalen i listan. Detta öppnar journalen och visar detaljerna för alla inkluderade fakturor.

Så här öppnar du en specifik faktura

För att snabbt och enkelt få fram en specifik faktura på skärmen kan du använda den markerade funktionen. 

Öppna en specifik faktura:

1. Hitta fakturan:

   • När du är i listan över fakturor eller i en fakturajournal, leta upp den faktura du vill öppna.

2. Klicka på öppna-symbolen:

   • För att öppna fakturan på skärmen, klicka på öppna-symbolen som är markerad med rött. Detta kommer att visa fakturans detaljer i ett nytt fönster.

Sammanfattning

Genom att använda öppna-symbolen kan du enkelt få fram och granska en specifik faktura direkt på skärmen, vilket sparar tid och gör det lättare att hantera dina fakturor.

Så här bokför du en fakturajournal

För att säkerställa att dina fakturor blir korrekt bokförda i redovisningen är det viktigt att fakturajournalerna bokförs regelbundet. Här är en steg-för-steg-guide för att automatisera och anpassa denna process.

Automatisera bokföringen av fakturajournaler:

1. Ställ in automatisk bokföring:

   • Det är vanligt att konfigurera systemet för att bokföra fakturajournaler automatiskt varje natt. Detta görs under menyalternativet Automatiska jobbar.

2. Anpassa bokföringsintervaller:

   • Om du vill ha andra bokföringsintervaller än den dagliga automatiska bokföringen, kan du justera detta i samma meny.
   • Varning: Om du väljer att inte bokföra fakturajournalen regelbundet, bör du vara medveten om att journalen då inte kommer att inkluderas i några typer av rapportering. Detta kan leda till ofullständig eller felaktig finansiell information.

Sammanfattning

Genom att automatisera bokföringen av fakturajournaler säkerställer du att all fakturering kontinuerligt och korrekt speglas i redovisningen. Om du ändrar bokföringsintervallen, kom ihåg att detta kan påverka rapporteringen och den finansiella översikten.

Manuell bokföring av fakturajournaler

I vissa situationer kan det vara nödvändigt att se resultatet av en fakturering direkt i redovisningen, till exempel efter en kreditering eller när en faktura har tilbakadaterats till en tidigare period. I sådana fall kan fakturajournalen bokföras manuellt.

Så här bokför du en fakturajournal manuellt:

1. Navigera till fakturajournalen:

   • Gå till menyn Fakturajournal i ditt system.

2. Bokför journalen manuellt:

   • Välj den fakturajournal som du vill bokföra direkt och utför bokföringen manuellt genom att följa de tillgängliga alternativen.

3. Skapa ny journal vid ny faktura:

   • När du har bokfört journalen manuellt, kommer nästa faktura som skapas för samma period att generera en ny fakturajournal automatiskt. Detta säkerställer att alla fakturor för perioden bokförs korrekt.

Sammanfattning

Manuell bokföring av en fakturajournal är användbart när du behöver omedelbar uppdatering av redovisningen efter specifika åtgärder, som krediteringar eller tilbakedatering av fakturor. Kom ihåg att varje ny faktura för perioden efter manuell bokföring skapar en ny fakturajournal.

Hantering av fakturajournaler och felmeddelanden vid bokföring

När du arbetar med fakturajournaler i ditt system är det viktigt att veta hur du hanterar icke bokförda bunter och vad du ska göra om det uppstår fel vid bokföring.

Översikt och hantering av fakturajournalbunter:

1. Visa fakturajournalbunter i Dagbok:

   • I översikten under Dagbok kan du se alla fakturajournalbunter.
   • Observera att icke bokförda bunter inte kan bokföras direkt från Dagbok. De måste bokföras från menyn Fakturajournal enligt de instruktioner som beskrivs här.

2. Bokföring av journalen:

   • När du använder funktionen Bokför journal kör systemet en validering för varje enskild faktura i journalen.
   • Om det finns några problem med kontoreferenser eller annat uppstår ett felmeddelande.

Vanliga orsaker till fel vid bokföring:

Om du får ett felmeddelande vid bokföring kan det bero på följande:

• Felaktigt eller saknat uppsättning i kontogruppen för en eller flera varor på fakturan.
• Felaktig eller saknad huvudbokskontoeller bokföringsregel för kunden.
  • Dessa inställningar hanteras under Styring på kundkortet.
• Felaktigt eller saknat kontonummer för mvatyper.
• Saknade dimensioner som är inställda som "Krävs" på kontonivå.
• Saknat kontonummer under Klientinställningar – Redovisning för att hantera avrundning, frakt, avgifter, etc.

3. Hitta och rätta fel:
   • Felloggen i systemet kommer att specificera vilken faktura som har problem. Använd denna information för att korrigera eventuella felaktigheter innan du försöker bokföra journalen igen.
     
     

Sammanfattning

För att säkerställa att alla fakturor bokförs korrekt, använd menyn Fakturajournal för bokföring och var uppmärksam på eventuella felmeddelanden. Se till att kontrollera och rätta eventuella fel i kontoreferenser eller uppsättningar innan du bokför på nytt. Detta kommer att bidra till en smidigare och mer korrekt redovisningsprocess.

Hantering av fakturajournaler och korrigering av fel

När du arbetar med fakturajournaler är det viktigt att alla fakturor har korrekta kontoreferenser för att kunna bokföras korrekt. Den här guiden beskriver hur du hanterar fakturor med felaktiga referenser och hur du bokför journalen när alla fel är åtgärdade.

Steg för att hantera fakturor med felaktiga kontoreferenser:

1. Kontrollera status för fakturorna:

   • Fakturor med giltiga kontoreferenser får status OK.
   • Fakturor som inte har godkänts på grund av felaktiga eller saknade kontoreferenser får status Fel.

2. Spåra och rätta fel:

   • För att rätta till fakturor med status Fel, spåra upp vad som är fel genom att kontrollera kontoreferenserna och korrigera eventuellt saknade eller felaktiga kontoinställningar.

3. Godkänn fakturor med korrigerade referenser:

   • När felet har rättats, gå tillbaka till samma fakturajournal.
   • Markera de fakturor som tidigare inte godkändes och välj Godkänn valda rader från menyn.
   • Om referenserna nu är korrekta får fakturan status OK.

4. Bokför journalen:

   • När alla fakturor i journalen har status OK kan hela journalen bokföras.
   • Vid bokföring av fakturajournalen skapas ett samlingsverifikat för alla fakturor som ingår i journalen. Verifikationsnumret tilldelas baserat på bilagstypen.

Utskrift av fakturajournal:

• Fakturajournalen kan skrivas ut från menyn Rapporter – Försäljning. För detaljerad instruktion om hur du skriver ut fakturajournalen, se relevant dokumentation eller hjälpavsnitt.

Sammanfattning

Genom att noggrant spåra och rätta felaktiga kontoreferenser kan du säkerställa att alla fakturor bokförs korrekt. När alla fakturor i en journal är godkända och har status OK, kan journalen bokföras och ett samlingsverifikat skapas. Skriv ut fakturajournalen vid behov för att få en översikt över alla bokförda fakturor.