Kirjanpito - laskupäiväkirja

Laskupäiväkirja löytyy taloushallinto-osiosta. Aina kun lasku luodaan, se lisätään olemassa olevaan tosite-erään, joka vastaa laskun päivämäärää. Jokaiselle kuukaudelle luodaan automaattisesti oma laskupäiväkirja. Hyvityslaskulaskut ja kassatapahtumat kerätään samaan päiväkirjaan. Erän päiväyksellä ei ole vaikutusta kirjanpitoon, vaan kirjauspäivä muodostuu myyntilaskun tiedoista. 

HUOM! Kun lasku on luotu, se tulee saataville kirjanpitoon, mutta sitä ei kirjata tileille ennen kuin laskupäiväkirja on hyväksytty.

Laskupäiväkirjan hyväksyminen

Kun avataan laskupäiväkirjan erä, nähdään luotu-tilassa olevat myyntilaskut.

Jos laskun tila on  Luotu, sitä ei ole viety kirjanpitoon.

 Tosite-erä on auki ja siihen muodostuu myyntilaskuja eri päiväyksillä.

Laskupäiväkirjalla voidaan valita Sisällytä tiliöidyt tosite-erät niin nähdään kirjanpitoon viedyt tapahtumat. Vaihtoehtoisesti voidaan suorittaa tarkennettuja hakuja jakson tai tilan perusteella.

Tila: Lähetetty = Tietue suljettu

Laskut on kirjattu kirjanpitoon  ja päiväkirjan tosite-erä on suljettu. Erän sulkemisen jälkeen muodostuu uusia tosite-eriä, jos myyntilaskuja muodostuu erän sulkemisen jälkeen.

Jos halutaan nähdä tosite-erässä olevat laskut, voidaan se avata klikkaamalla keltaisella merkitystä nuoli-painikkeesta:

Laskupäiväkirjan automaattinen hyväksyntä

Quick3:ssa voidaan asettaa ajastettu tehtävä, joka hyväksyy myyntilaskuerän joka ilta. Tämä tehdään valikkokohdassa Aikataulutetut työt. Halutessasi voit valita muitakin aikavälejä, mutta huomioi, että kirjaamaton laskupäiväkirja puuttuu raportoinnista.

Jos haluat hyväksyä myyntilaskut heti laskutuksen jälkeen, esimerkiksi hyvityksen johdosta, päiväkirja voidaan kirjata manuaalisesti. Tämä tehdään Laskupäiväkirjan valikosta.

Päiväkirjalta voidaan tarkastella myyntilaskukirjauksia, mutta hyväksynnän kirjanpitoon voi tehdä vain laskupäiväkirjalta.

Laskupäiväkirjan hyväksymisen yhteydessä suoritetaan validointi jokaiselle myyntilaskille. Jos kirjauksissa on virheitä, siitä saadaan virheilmoitus. 

Syitä virheilmoituksiin:

• kirjanpidon tiliöinti puuttuu tai se on virheellinen (tuoteryhmän tiliöintisääntö)
• Asiakkaan myyntisaamistili tai kirjanpitosääntö on virheellinen tai puuttuu (asiakkaan hallinto-välilehti)
• ALV-tyyppien tilinumerot ovat virheellisiä tai puuttuvat
• tilinumerolle pakolliseksi asetettu valinta puuttuu (tilikartta)
• Omista asetuksista puuttuu pyöristystili, rahdin tai muun lisäkulun tili tms.

Myyntilaskuille, joiden kirjaukset on validoitu hyväksynnässä, tulee muodostuu OK-merkintä. Virheellisille tapahtumille muodostuu virheilmoitus. Kun virheellisen myyntilaskun tiedot on korjattu, voidaan palata myyntilaskupäväkirja erään ja valita valikosta hyväksy näiden tapahtumien riveillä. Jos korjaus on onnistunut, rivi saa tilan OK. Huom! Kaikki erän laskut jäävät pois kirjanpidosta, jos erässä on virhe-tilassa olevia laskuja.

Laskupäiväkirjan tulostus

Laskupäiväkirja tulostetaan kohdasta Raportit - Myynti. Raportille muodostuu tiedot päivittäin mukaan luettuna päivittäisellä tiliöintierittelyllä.

Jos halutaan tulostaa kuukauden myyntilaskulista, voidaan tulostaa raportti Myyntilaskulista, joka löytyy myös Raportit – Myynti -osiosta.