Dokumentcenter - Bilagsregistrering/Kontering

Inledning

Den här manualen beskriver hur du hanterar bilagor i Dokumentscentret i Q3. Här får du steg-för-steg-instruktioner om hur bilagor tas emot, hanteras och bokförs. 

Hantering av bilagor i Dokumentscentret

Bilagor visas automatiskt i Dokumentscentret via olika metoder:

• Skannade bilagor
• Fakturor som skickats via e-post
• EHF-fakturor
• Manuell kopiering av dokument till klientens arkiv

Skapa och hantera bilagor manuellt

Om en bilaga saknas kan du enkelt skapa ett nytt dokument manuellt. Du kan även lägga till bilagor genom att:

1. Dra och släppa filen i bilagsöversikten i Q3.
2. Ladda upp dokumentet direkt i bilagsregistreringen.

Om en bilaga inte längre behövs/felaktig kan den tas bort från översikten.

Visa och hantera bilagor som ska bokföras

Dokumentscentret visar alla bilagor som är klara för behandling eller som fortfarande är under bearbetning och ännu inte bokförts.  Dokumencenter kan även visa bokförda bilagor genom att

1. Klicka på Öppna sökning i Dokumentscentret.
2. Markera rutan Inkludera bokförda poster för att visa även de bilagor som redan är bokförda.

1-3. Dokumentvisning

Till höger i skärmbilden visas dokumenten. Dessa läggs automatiskt in vid skanning av bilagor, mottagande av e-post med bilagor eller via EHF. Om flera dokument är kopplade till samma bilaga kan du enkelt bläddra mellan dem och ändra visningsläge via menyn (2). Dokumenten visas i den ordning de har lagts till.

Du kan enkelt lägga till fler dokument genom att dra och släppa dem från en extern mapp till visningsområdet. Om inga dokument är kopplade sedan tidigare kan du klicka i området för att öppna filarkivet.

4. Typ av bilaga

Välj rätt konteringstyp, som styr hanteringen av bilagan enligt fördefinierade regler. Systemet fyller automatiskt i bilagans typ och tilldelar nästa lediga bilagsnummer.

Fälten i dokumentscentret visas eller döljs beroende på vilken reskontratype som är kopplad till den valda konteringstypen.

Vid kreditnota ska konteringstypen Köp – Kreditnota väljas. Den har en förinställd kryssruta för Omvänd postering, vilket innebär att beloppet anges utan tecken, men att posteringen automatiskt vänds.

För mer information om konteringstyper, klicka här.

5. Detaljer

• Ange leverantör, bilagstyp, Postnr (fakturanummer), KID, datum, förfallodatum och totalbelopp.
  Den förvalda bilagstypen hämtas automatiskt från den valda konteringstypen.

• Om ett fakturanummer redan har använts visas en varning med en orange markering.
  Vid utbetalning och inbetalning anges fakturanumret i fältet Motpostnr. Belopp anges alltid utan minustecken, eftersom konteringstypens inställningar styr om beloppet ska vändas.

• För snabbare registrering kan fakturanummer och KID kopieras direkt från en PDF och klistras in i de relevanta fälten. Detta är dock inte möjligt från ett skannat dokument, eftersom dessa sparas som bilder.

• Förfallodatum beräknas automatiskt utifrån betalningsvillkoren. Om datumet inte stämmer, kontrollera inställningarna på leverantören – dessa används sedan för kommande bilagor.

• Fältet Bilagnr fylls i automatiskt när bilagan bokförs och tilldelas ett nummer enligt bilagans nummerserie. Ikonen för att öppna en dagboksbunt ger direkt åtkomst till buntregistreringen.

6. Godkännande

Välj vem som ska godkänna bilagan. Personen får en avisering i Q3, och bilagan läggs i kö för attestering under Mina uppgifter. Från samma område kan du även radera en förfrågan eller skicka en påminnelse.

Om en person avslår en godkännande måste förfrågan tas bort och eventuellt skickas till en ny godkännare.

Användare som har begärt en godkännande och har administratörsrättigheter i systemet kan ta bort användare från godkännandelistan efter att dokumentet har bokförts.

När en bilaga blir godkänd eller avvisad skickas en avisering tillbaka till den användare som initierade godkännandet.

Det är möjligt att fördefiniera en godkännare per leverantör, vilket gör att godkännaren automatiskt läggs till när leverantören anges i dokumentet.

7-9. Kontering

Välj det konteringsupplägg som gäller för bilagan. De tillgängliga alternativen visas enligt följande prioriteringsordning:

1. Om leverantören/kunden har ett kopplat konteringsupplägg – endast dessa visas.
2. Om leverantören/kunden saknar upplägg – systemet kontrollerar om konteringstypen har ett kopplat upplägg och visar endast dessa.
3. Om inget upplägg är kopplat – alla konteringsupplägg visas i listan.

Konteringsupplägget väljs automatiskt via Konteringsuppläggsväljaren, som definieras för leverantören under fliken Dokumentsenter. Bilagan konteras automatiskt, och du behöver endast granska och sedan klicka på Bokför.

För att bekräfta konteringen, klicka på Lägg till, så fylls konteringsraderna i automatiskt. Bokföringsraderna (8) måste alltid granskas innan bokföring bekräftas.

Funktioner i bokföringsrutsystemet (8):

• Lägga till en beskrivning på varje bilagsrad.
• Lägga in dimensioner om kontot kräver det (9).
• Ändra valutakurs på reskontraraden.
• Överskriva moms-koder på bilagsraderna.
• Periodisera kostnader vid behov.
• Välja leverantörs-/kundkonto för bokföringen, oberoende av inställningarna under Detaljer.
• Bokföra en bilaga med endast en reskontrarad om beloppet är noll – då utan motkonto/kostnadskonto.
• Lägga till postnummer och motpostnummer på bilagsrader om reskontratyperna för konteringstypen är inställda på "Ingen". Postnummer kan anges manuellt eller sökas fram via motpostnummer i aktuell reskontra.
• Bokföringsrader kan inte ändras eller läggas till efter att bilagan har bokförts.

Automatisk kontering

Om Konteringsuppläggsväljaren och Profilväljaren har konfigurerats för leverantören, blir bilagan automatiskt konterad vid import. Det enda som återstår är att granska konteringen och bokföra dokumentet.

För mer information om hur du konfigurerar dessa inställningar, se den separata artikeln: Konteringsoppsettvelger / Profilvelger 

Manuell kontering

Om inget anpassat konteringsupplägg finns för en bilagstyp kan du lägga till en manuell kontering.

Detta görs i bilagsradsrutan (8):

1. Klicka på "Lägg till" i menyn eller använd Ctrl + Enter för att skapa en ny rad.
2. Ange Debet-/Kreditkonto samt belopp, precis som vid bokföring i dagboksbilden.

Om konteringen har lagts in manuellt, dvs. utan att något konteringsupplägg har valts, kan du spara inställningen som ett konteringsupplägg direkt från menyn.

Periodisering

För att kunna använda periodiseringsrutinen måste en periodiseringskonto vara fördefinierad på kostnadskontot i kontoplanen. Detta bör vara ett balanskonto, t.ex. 1740 Förutbetalda kostnader. Periodiseringen följer samma logik som vid bokföring i dagboken. För mer information, se detaljerad guide här.

På bilagsraden anges:

• Antal perioder som kostnaden ska fördelas över.
• Startperiod för periodiseringen i fältet Periode.

Exempel:
Om bilagsdatum är 25-06-20 kan startperioden sättas till 202507.

Om hela kostnaden ska skjutas till en annan period än den som sammanfaller med bilagsdatum kan detta lösas genom att sätta Antal = 1 och ange den önskade perioden i fältet Periode.

På detta sätt ignorerar systemet periodiseringsföringen mot balanskonto och kostnaden bokförs direkt i den angivna perioden.

För kreditnota

Använd en egen konteringstyp (4) med aktiverad kryssruta för Omvänd postering.

• Beloppet anges utan tecken – systemet vänder automatiskt posteringen.
• Bilagstypen sätts automatiskt till Kreditnota.

Felaktig kontering

Om en kontering har sparats med fel belopp kan den korrigeras genom följande steg:

1. Ta bort de bokföringsrader som har sparats för bilagan.
2. När raderna har raderats öppnas fälten under Detaljer för redigering.
3. Ange korrekt information och, om nödvändigt, välj ett nytt konteringsupplägg.
4. Klicka på Lägg till för att spara ändringarna.

10. Bokföring

Bekräfta bokföringen genom att klicka på Bokför eller Bokför och öppna nästa.

Det är tillåtet att bokföra en bilaga även om attesteringen ännu inte har bekräftats av de tillfrågade. I sådana fall visas en varning, där du kan välja att ändå slutföra bokföringen.

När dokument bokförs uppdateras det omedelbart i huvudboken och reskontran. Buntarna behåller dock statusen "Genererad", men reskontrarader registreras direkt. Detta innebär att remitteringsposter också skapas direkt vid bokföring av dokumentet. Funktionellt fungerar detta på samma sätt som fakturajournaler.

Remittering

Bilag visas under Remittering när de har bekräftats som bokförda, förutsatt att leverantören har inställningen Remittera aktiverad under Betingelser.

Om bilaget saknar godkännande markeras remitteringsposten i orange. Det innebär att den inte kan remitteras förrän godkännandet är slutfört.

Om en godkännandeansökan har avvisats måste den raderas, och en ny begäran skickas till en annan användare.

Dagbok

Ett dokument i Dokumentsenteret har en tillhörande bunt i Dagbok, med beskrivningen Elektroniska bilagor.

• Buntens status ändras automatiskt till stängd när bilagan bokförs.
• Det är inte möjligt att manuellt ändra en bokförd bunt.
• Eventuella ändringar av bilagan måste göras genom att registrera ett korrigeringsbilag.

Dimensioner

Det är viktigt att ange dimensioner för de bokföringar där detta krävs, till exempel vid registrering av inköpsfakturor för kapitalvaror.

För att säkerställa att korrekt kostpris uppdateras för en individ måste inköpsfakturan bokföras uppdelat mot lagerkontot. Varje individ ska ha:

• Ett specifikt projektnummer
• Art = Köp