Dokumentsenter - Konteringsoppsettvelger / Profilvelger

Endret Tue, 5 Nov ved 9:43 AM

Funksjonene Konteringsoppsettvelger og Profilvelger er med på å automatisere bilagshåndteringen i dokumentsenteret ytterligere. Disse bidrar til å gjenkjenne og sette enda flere verdier for et dokument, og reduserer mengden manuell behandling.

Oppsettene gjøres på leverandørkortet under fanen Dokumentsenter.

Konteringsoppsettvelger

For hver enkelt leverandør kan det angis faste konteringsoppsett. Dette gjøres under fanen Dokumentsenter - Konteringsoppsettvelger. Konteringsoppsett må på forhånd være opprettet under menyen Konteringsoppsett.

Legg inn de konteringsoppsettene som spesifikt skal brukes for den aktuelle leverandøren. Hvis det ligger inne ett konteringsoppsett vil dette blir valgt som default når et bilag importeres, bilaget blir umiddelbart ferdig kontert og klar for endelig bokføring. Hvis det ligger inne flere som kan gi match vil du få opp en dropdown meny for valg ved behandling av bilaget i dokumentsenteret.

Hvis det i klienten er opprettet flere profiler, og fakturaer skal bokføres forskjellig ut fra hvilken profil dokumentet tilhører, kan konteringsoppsett kobles til Profil. Bilag tildeles automatisk riktig profil ut fra ulikt innhold på fakturaene, og

konteringsvelgeren tildeler riktig konteringsoppsett for et importert dokument, og utfører automatisk konteringen.

Angi derfor rett 'Profil', 'Type', 'Kriterier' og 'Koordinater' for identifisering.

For de som ikke har dimensjonen Profil er det kun selve konteringsoppsettet som legges inn, og ikke disse ekstra kriteriene.

Ved oppsett av mer avanserte kriterier ta kontakt med oss på support, så kan vi bistå med rette oppsett.

Konteringsoppsett: Velges ut fra de som er opprettet på forhånd under Konteringsoppsett.

Profil: Velges fra klientoppsett

Type: Angi hvilke kjennetegn som skal identifiseres mot profil. 'Vedlegg regex' brukes for mer avansert måte for å søke etter innhold.

Kriterier: Her skriver man direkte inn teksten det skal identifiseres på, uten noe ekstra tegn. F.eks mailadresse til avsender, eller konkret tekst som mail eller vedlegg må inneholde.

Det vil ikke være mulig å bruke et konteringsoppsett hvis obligatoriske felter mangler, for eksempel en profil for konteringstyper som krever det, eller om en kunde/leverandør mangler for konteringstyper med reskontro styring.

Type = Vedlegg regex - Mer avansert bruk

Siden man kan bruke regular expressions så er i prinsippet ALT mulig.

Regular expressionx er ganske komplisert - men det gjør ingen ting, for man kan få hjelp fra ChatGPT for å lage en expression som oppfyller akkurat det man er ute etter. Skille på om teksten inneholder 'VÅR REF' eller ikke.
(Her er spørsmålet vi stilte: What is the regular expression to check that a text does NOT contain the text "VÅR REF:"?)

Regex for "Inneholder ikke VÅR REF:" kan se slik ut:

Profilvelger

Profil i Quick3 tilsvarer en 'Steds-dimensjon'. Det kan være flere lokasjoner/butikker rundt omkring, men alt behandles fra samme klient. Hver Profil har sine under avdelinger som 'salg, delelager, verksted'.

Profil er derfor en ekstra overordnet dimensjon som større kjeder benytter.

Dokumenter i dokumensenteret har eget felt for Profil for å skille bilagene fra hverandre. Profil på dokument kan settes manuelt, men det optimale er at dette settes automatisk ved mottak av bilag.

Dette gjøres under Profilvelger. Med riktig oppsett vil bilag som mottas i dokumentsenteret være ferdig kontert og klare for bokføring.