Bokföring - Kontogrupper

Ändrad den Tis, 25 juni vid 9:21 F.M.

Inledning

Denna manual beskriver de grundläggande stegen för att koppla artiklar till kontogrupper, vilket är nödvändigt för korrekt bokföring och försäljning. Följ dessa instruktioner för att säkerställa att alla artiklar och tjänster är korrekt registrerade och undvik felmeddelanden vid försäljning.

Skapa och Hantera Kontogrupper

Kontogrupper skapas för bokföring av olika artikelgrupper.
Varor som ska bokföras på samma kontonummer i redovisningen kopplas till samma kontogrupp.
Antalet kontogrupper som behövs beror på hur detaljerat du vill bokföra försäljning och inköp.

Inom varje kontogrupp lägger man in de bokföringsregler som kan vara aktuella för den enskilda artikelgruppen. Till varje bokföringsregel anger du aktuellt

Försäljningskonto,
Varukostnadskonto,
Lagerkonto
och/eller inköpskonto.

Det är inte säkert att alla grupper måste ha alla regler, så det är viktigt att bedöma vilka poster som är aktuella för de olika produktgrupperna och lägga upp reglerna därefter. Det finns även specifika regler som kan användas för bokföring av förtjänst vid försäljning av begagnade varor, garantiavsättningar och intern lageröverföring.

Koppla Varor till Kontogrupper

För att en vara ska kunna säljas måste den vara kopplad till en giltig kontogrupp. Det är att föredra att kontogruppen kopplas på varugruppsnivå eftersom detta underlättar underhåll vid eventuella ändringar. I speciella fall kan kontogruppen dock läggas direkt på varunumret, vilket då åsidosätter inställningarna på varugruppsnivå.

Bokföringsunderlag

Bokföringen baseras på priserna som ligger i ordern eller beställningen, efter eventuella rabatter och ändringar. Nedan visas ett utdrag av en order där fält för försäljningspris och kostpris är markerade. Totalpriset inklusive moms beräknas som summan av alla enhetspriser gånger antalet varor. Netto inköpspris och snittkostnad visas som enhetspris men kalkyleras upp med antalet. Vilken av kostpriserna som används för bokföring beror på den valda kostnadsprismodellen under Klientinställningar-Lager.

Exempel: Artikelnumret på denna order ligger i Artikelgrupp 300 – Reservdelar/Tillbehör som är knutna till Kontogrupp 300 – Artiklar.

Exempel på uppsättning för en momspliktig vara

Kund med bokföringsregel = Försäljning Sverige: Försäljningspris för varan bokförs Kredit konto 3030 (momskod 3 pliktig).
Kund med bokföringsregel = Export EU Försäljningspris för varan bokförs Kredit konto 3108 (momskod 5 fri).
Kund med bokföringsregel = Internhandel inom företaget: Försäljningspris för varan bokförs Kredit konto 3903(momskod 0 Ingen momsbehandling)
Regler för bokföring av Varukostnad: För varje försäljning som bokförs ska det samtidigt utföras en postering för Varukostnad/Lagerbelastning. Detta kallas automatisk kostnadsföring vid försäljning. Om detta princip ska följas måste det läggas in en regel för Varukostnad på delar, utrustning och kapitalvaror. Dvs. för alla kontogrupper som gäller varor med en konkret kostpris per enhet. För rader med bokföringsregel för försäljning måste det läggas in en koppling mot bokföringsregel Varukostnad i fältet Inkludera bokföringsregel.
Inköp gäller för automatisk bokföring av varuinköp vid registrering av fakturakontroll för beställningar. För import måste det skapas en egen bokföringsregel med avkryssning för Import, eftersom detta ska vara momsfritt och då hämta en annan momskod från lagerkontot i kontoplanen.
"Uteslut bokföring av lager/varuförbrukning för rader utan lagerstyrning" kommer göra att varor utan lagerstyrning som är kopplade mot denna kontogrupp INTE kommer bokföra lager/varuförbrukning. Detta val ska användas om varor utan lagerstyrning i given kontogrupp inte ska belasta lagret vid försäljning.

Se egen artikel för mer beskrivningar om Bokföringsregler. (lägg till länk)

Uppsättning av Kontogrupper

Kontogrupper är en viktig del av grundinställningarna i Quick3. Det krävs lite arbete för att förbereda ett bra uppsättning av kontogrupper för att få fram de detaljer alla parter önskar i redovisningen. Detta är ofta något som både redovisningsansvarig, ansvarig för reservdelar/försäljning eller eventuellt verkställande direktör måste arbeta med gemensamt. Om man gör ett bra jobb här får man en översiktlig och detaljerad redovisning.

Det kan vara till hjälp att förbereda uppsättningen i till exempel Excel innan den läggs in i Quick3. Följ gärna ett mönster i kontonummer om det är möjligt, vilket gör det enklare att läsa. Låt till exempel de sista två siffrorna i kontonummer upprepas för alla kontogrupper.

Byt ut bilden nedan

Så här används bokföringsreglerna:

Inte alla produktgrupper är aktuella att fakturera internt, t.ex. kapitalvaror, engångsavgifter, frakt, självrisk försäkring. Dessa behöver därför ingen bokföringsregel för Intern försäljning.

För arbete är det inte aktuellt att bokföra varukostnad/lagerbelastning, eftersom detta endast gäller för produkter som har en specifik kostpris. Arbete behöver därför ingen bokföringsregel för Varukostnad.

Kontogruppen för Inbyte ska endast användas för Köp av begagnade kapitalvaror från kunder. Denna ska därför endast ha bokföringsregel för Extern försäljning och eventuellt Exportförsäljning. Notera också att inbyte styrs till ett lagerkonto eller eventuellt kostnadskonto, beroende på om ni använder automatisk kostnadsföring eller inte.

Om företaget aldrig har exportsäljning kan denna bokföringsregel uteslutas för alla kontogrupper.

Bokföringsregeln Inköp Import skapas för varugrupper där det är aktuellt att köpa in varor från utlandet. Detta kan vara samma konto som Inköp från inlandet, men kontots inställningar styr rätt momskod.

Konfigurera upp bokföringsregler med olika källor:

Faktura försäljningspris: Ska användas för att bokföra försäljningspris av varor. Kommer att bokföra försäljningspris exkl. moms, med avdrag för radpriser.
Faktura kostpris: Ska användas för kostnadsföring vid försäljning. Kommer att bokföra kostpris för varorna. Vilket kostpris (nettoinköpspris eller genomsnittskostnad) som används för bokföringen beror på vilken Kostprismodell som är vald under Klientinställningar–Lager.
Inköpspris: Ska användas för bokföring av inköp, dvs. priset på beställningen. Kommer att bokföra inköpspris exkl. moms, med avdrag för radpriser.
Inköpsavgift: Ska användas för bokföring av frakter och avgifter vid inköp.
Faktura kostnadssaldo projekt: Ska användas om man vill bokföra projektsaldo vid försäljning av individer som kostnad. Kommer att bokföra det totala projektsaldot utestående i huvudboken på valt kreditkonto. Detta innebär att alla poster med Typ=Köp och Påkost som summeras för de konton som har bokningar för projektet.
Faktura försäljningspris (avsättning): Ska användas om en del av försäljningspriset ska avsättas till ett eget konto. Exempelvis avsättning av garantikostnader vid försäljning av individer. Kommer att bokföra angiven procentandel av det totala försäljningspriset exkl. moms och rabatter. För mer information om inställning för garantiavsättning, se: LÄNK HÄR
Vinst (individ): Ska användas för att bokföra vinst vid försäljning av begagnad kapitalvara som momspliktig försäljning. För mer information om vinstmetoden, se: LÄNK HÄR
Faktura kostpris (lageröverföring): Ska användas för att bokföra intern lageröverföring. För att fakturera intern lageröverföring, se: LÄNK HÄR

Knyta varan till en kontogrupp:

Kontogrupp läggs in på varugruppsnivå, men det är också möjligt att lägga detta på artikelnummer i speciella fall.

Genom att lägga kontogruppen på varugruppen kommer alla varor som tillhör den aktuella artikelgrupp att bokföras utifrån samma kontouppsättning.

Det är därför viktigt att alla varor som ligger i samma artikelgrupp faktiskt ska bokföras på samma konto vid försäljning och eventuellt inköp.

Det är kontogruppen för primär artikelgruppen som är gällande för varan. Om man senare vill ändra kontogrupp för varorna är det enkelt att ändra detta på artikelgruppen. Denna lösning är absolut att rekommendera.

Koppla kontogrupp till artikel utan artikelgrupp

I speciella fall kan kontogruppen läggas in direkt på en enskild artikel. Kontogruppen för artikeln får då högsta prioritet jämfört med kontogruppen för den varugrupp där varan ingår.

Om artiklarna ska flyttas till en ny kontogrupp måste detta ändras för varje artikel

Fakturajournal

Försäljning bokförs vid godkännande av fakturajournalen. Kontoreferenserna för de enskilda varunummer som har fakturerats används som grund, och fakturajournalen bokförs som en samlingspost. Klicka här för mer information (LÄNK).