Bokføring - Kontogrupper

Alle varer må være tilknyttet en gyldig kontogruppe før varen kan selges.  Mangelfulle oppsett vil gi feilmelding ved gjennomføring av salg.  Kontogruppen legges inn på varegruppenivå, det er å foretrekke.  Da blir det færre områder å vedlikeholde hvis det skal gjøres endringer.  For spesielle tilfeller kan den også legges direkte på varenr.  Dette overstyrer evt det som er lagt inn på varegruppen for varen.

Det opprettes kontogrupper for bokføring av forskjellige produktgrupper.  De varene som skal bokføres til samme kontonr i regnskapet knyttes til samme kontogruppe. Hvor mange kontogrupper som er nødvendig avhenger av hvor detaljert salg og kjøp skal bokføres.

Inne på hver kontogruppe legger man inn de bokføringsreglene som kan være aktuelle for den enkelte produktgruppen.  Til hver bokføringsregel legges det inn aktuell salgskonto, varekostkonto, lagerkonto og/eller innkjøpskonto.  Det er ikke sikkert alle gruppene må ha alle reglene.  Det må derfor vurderes hvilke posteringer som er aktuelle for de ulike produktgruppene og legge opp reglene deretter.  Det finnes også mer spesielle regler som kan brukes for bokføring av avanse for brukt salg av individer, garantiavsetninger og intern lageroverføring.

Det er prisene som ligger inne på ordren/bestillingen som er grunnlaget for bokføringen.  Dvs priser etter evt rabatter og endringer.  Nedenfor vises et utsnitt av en ordre der felt for salgspris og kostpris er markert.  Sum m/mva er utregnet som total pris, Netto innpris og Snittkost vises som enhetspris men kalkuleres opp med antallet.  Hvilken av kostprisene som brukes for bokføring avhenger av hvilken Kostpris modell som er valgt under Klientinnstillinger-Lager.  

Varenr på denne ordren ligger i Primærvaregruppe 30 – Deler som er knyttet til Kontogruppe 30 – Salg deler.

Eksempel på oppsett for en pliktig vare

• Kunde med bokføringsregel =Salg Eksternt:
  Salgspris for varen bokføres Kredit konto 3030 (mvakode 3 pliktig)
• Kunde med bokføringsregel = Salg Eksport:
  Salgspris for varen bokføres Kredit konto 3130 (mvakode 5 fritt)
• Kunde med bokføringsregel = Salg Internt:
  Salgspris for varen bokføres Kredit konto 3830 (mvakode 0 Ingen mva behandling)
• Regler for bokføring av Varekost:
  For hvert salg som bokføres skal det samtidig utføres en postering for Varekost/Lagerbelastning.  Dette kalles automatisk kostnadsføring ved salg.  Hvis dette prinsippet skal følges må det legges inn regel for Varekost på deler, utstyr og kapitalvarer. Dvs for alle kontogrupper som gjelder varer med en konkret kostpris pr enhet.
  For radene med bokføringsregel for salg må det legges inn kobling mot bokføringsregel Varekost i feltet Inkluder bokf.regel.
• Innkjøp gjelder for automatisk bokføring av varekjøp ved registrering av fakturakontroll for bestillinger.  For import må det opprettes en egen bokføringsregel med avkryssing for Import, siden dette skal være mvafritt og da hente en annen mvakode fra lagerkontoen i kontoplanen.
• "Utelat bokføring av lager/vareforbruk for linjer uten lagerstyring" vil gjøre at varer uten lagerstyring som koblet mot denne kontogruppen IKKE vil bokføre lager/vareforbruk.  Dette valget skal brukes dersom varer uten lagerstyring i gitt kontogruppe ikke skal belaste lageret ved salg.

Eksempel for oppsett til en mva fri vare

• Siden det er en fri vare må det ligge en fri salgskonto i kreditfeltet både for Salg eksternt og Salg eksport.  Her konto 3120 (mvakode 5 fritt)

Se egen artikkel for mer beskrivelser om Bokføringsregler.

Oppsett av kontogrupper

Kontogrupper er en viktig del av grunnoppsettet i Quick3.  Det kreves litt arbeid for å klargjøre et godt oppsett for kontogrupper for å få frem de detaljene alle parter ønsker i regnskapet.  Dette er ofte noe som både regnskapsansvarlig, ansvarlig for delelager/salg evt daglig leder må jobbe med i fellesskap.   Gjør man en god jobb her får man et oversiktlig og detaljert regnskap.

Det kan være til hjelp å forberede oppsettet i f.eks Excel før det legges inn i Quick3.
Følg gjerne et mønster i kontonr dersom det er rom for det, noe som gjør det enklere å lese. La f.eks de siste 2 sifrene i kontonr gå igjen for alle kontogruppene.

Her er et eksempel:

Slik brukes bokføringsreglene

Ikke alle produktgrupper er aktuelle å fakturere internt, f.eks kapitalvarer, engangsavgift, frakt, egenandel forsikring.  Disse trenger derfor ingen bokføringsregel for Salg Internt.

For arbeid er det ikke aktuelt å bokføre varekost/lagerbelastning, siden dette kun gjelder for produkter som har en spesifikk kostpris.  Arbeid trenger derfor ikke bokføringsregel for Varekost.

Kontogruppen for Innbytte skal kun brukes for Kjøp av brukt kapitalvare fra kunder.  Denne skal derfor kun ha bokføringsregel for Salg Eksternt og evt. Salg Eksport.  Merk også at innbytte styres til en lagerkonto, evt kostnadskonto. Avhengig av om dere legger opp til å bruke automatisk kostnadsføring eller ikke.

Hvis bedriften aldri har eksport salg kan denne bokføringsregelen utelates for alle kontogrupper.

Bokføringsregelen Innkjøp Import opprettes for varegrupper der det er aktuelt å kjøpe inn varer fra utlandet.  Dette kan være samme kontoen som Innkjøp fra innlandet, men oppsett på kontoen styrer rett mvakode.

Kilde

Det kan settes opp bokføringregler med forskjellige kilder.

• Faktura salgspris: Skal brukes for å bokføre salgspris av varer. Vil bokføre salgspris eks mva, fratrukket linjerabatter.
• Faktura kostpris: Skal brukes for kostnadsføring ved salg. Vil bokføre kostpris for varene.
  Hvilken av kostprisene (netto innpris eller snittkost) som brukes for bokføringen avhenger av hvilken Kostpris modell som er valgt under Klientinnstillinger-Lager.  
• Innkjøp pris: Skal brukes for bokføring av innkjøp. Dvs prisen på bestillingen. Vil bokføre innkjøps pris eks mva, fratrukket linjerabatter.
• Innkjøp avgift: Skal brukes for bokføring av frakter og avgifter ved innkjøp.
• Faktura kost saldo prosjekt: Skal brukes dersom man ønsker å bokføre prosjekt saldo ved salg av individer som kostnad. Vil bokføre den totale prosjekt saldoen utestående i hovedbok på valgt kreditkonto.  Det er da alle posteringer med Art=Kjøp og Påkost som summeres for de kontiene som har føringer for prosjektet.
• Faktura salgspris (avsetning): Skal benyttes dersom en del av salgspris skal avsettes til egen konto. Eksempelvis avsetning av garanti kostnader ved salg av individer. Vil bokføre angitt prosentandel av den totale salgspris eks mva og rabatter.  For mer info om oppsett for garanti avsetning se:  LENKE HER
• Avanse (individ): Skal benyttes for å bokføre avanse ved salg av brukt kapitalvare som momspliktig salg. For mer info om avansemetoden se: LENKE HER
• Faktura kostpris (lageroverføring): Skal benyttes for å bokføre intern lageroverføring. For å fakturere intern lageroverføring se: LENKE HER

Knytte varen til en kontogruppe

Kontogruppe legges inn på varegruppe nivå, men det er også mulig å legge dette på varenr i spesielle tilfeller.

Ved å legge kontogruppen inn på varegruppen vil alle varer som tilhører den aktuelle varegruppen bli postert ut fra det samme kontooppsettet. Det er derfor viktig at alle varene som ligger i samme varegruppe faktisk skal posteres til samme konto ved salg og evt innkjøp.  Det er kontogruppen for primær varegruppen som er gjeldende for varen.  Hvis man senere ønsker å endre kontogruppe for varene er det enkelt å endre dette på varegruppen.  Denne løsningen er absolutt å anbefale.

I spesielle tilfeller kan kontogruppen legges inn direkte  på et enkelt varenr.  Kontogruppen på varenr får da første prioritet i forhold til kontogruppen på varegruppen varen ligger i.  Hvis varene skal flyttes til en ny kontogruppe må dette endres på hvert varenr.

Fakturajournal

Salget bokføres ved godkjenning av fakturajournal. Kontoreferansene for de enkelte varenr som er utfakturert legges til grunn, og fakturajournalen posteres som et samlebilag. Klikk her for mer informasjon.