Bokføring - Fakturajournal

Fakturajournal er tilgjengelig fra hovedmenyen under Regnskap. Hver gang en faktura opprettes legges den til i en eksisterende fakturajournal som passer datoen til fakturaen. Hvis det er første faktura for en ny måned opprettes det automatisk en ny fakturajournal. På denne måten vil det alltid kun være fakturaer fra en regnskapsperiode i samme journalen. Kredittfaktura og kontantfaktura samles i samme journal.

NB!  Med en gang en faktura er opprettet blir den tilgjengelig i reskontro, men den blir ikke bokført i regnskapet før fakturajournalen bokføres.

Fakturajournal oppslag

Når du åpner menyen for Fakturajournal vises alle journaler som ikke er godkjent/bokført enda.
Status Generert =  Ikke bokført
Fakturaene er ikke oppdatert i regnskapet.  Bunten er åpen og vil ta i mot flere fakturaer for samme periode.

Klikk på Inkluder bokførte bunter for å se bokførte journaler. Alternativt kan det gjøres avanserte søk på periode og status.
Status Bokført = Avsluttet journal
Fakturaene er oppdatert i regnskapet.  Bunten i dagbok er lukket.  Hvis det opprettes flere fakturaer på samme periode blir det automatisk opprettet en ny journal.

For å se hvilke fakturaer som ligger i journalen kan du d-klikke for å åpne den.

For å åpne en konkret faktura på skjermen kan man klikke på åpne symbolet, markert med gult.

Bokfør fakturajournal

Det er vanlig å sette opp automatikk for å bokføre journalen hver natt.  Dette gjøres under menyvalget Automatiske jobber. Hvis det er ønskelig kan man velge andre intervaller, men vær da klar over at en ikke bokført fakturajournal vil mangle ved alle typer rapporteringer.

Hvis man har behov for å se utslag i regnskapet umiddelbart etter en fakturering, f.eks etter en kreditering eller tilbakedatering av faktura til tidligere periode, kan journalen bokføres manuelt.  Dette gjøres fra menyen under Fakturajournal.  Neste faktura som opprettes for samme periode vil i så fall generere en ny fakturajournal.

Fra oversikten i Dagbok vil man se fakturajournalbuntene.  Ikke bokførte bunter kan ikke bokføres fra dagbok, men må håndteres med bokføring fra menyen for Fakturajournal slik som beskrevet her.

Funksjonen Bokfør journal kjører en validering for hver enkelt faktura.  Hvis det er mangelfulle kontoreferanser for noen av fakturaene får man feilmelding.

Feilen kan skyldes:

• Feil eller manglende oppsett i kontogruppe for en eller flere varer på fakturaen.
• Hovedbokskonto eller bokføringsregel for kunden er feil eller mangler.
  Settes under Styring på kundekortet.
• Kontonr for mvatyper er feil eller mangler.
• Dimensjoner som er satt til 'Kreves' på kontonr nivå mangler.
• Manglende kontonr under Klientinnstillinger – Regnskap som håndterer øreavrunding, frakt, gebyr osv mangler.
• Feilloggen rapporterer hvilken faktura som har feil.

Fakturaer som har gyldig kontoreferanser får Status = OK, og de som evt feilet står igjen med Status = Feil.  Spor opp feilen og rett manglende kontooppsett.  Deretter kan du gå tilbake til samme fakturajournal og merke den/de fakturaene som ikke ble godkjent.  Velg Godkjenn valgte rader fra menyen.  Hvis referansene nå er korrekte får fakturaen Status= OK.  Når alle fakturaer i en bunt er korrekte kan journalen bokføres.

Fakturajournalen posteres som et samlebilag for alle fakturaene som inngår i journalen.  Bilagnr tildeles ut fra bilagnr for Bilagstypen.

Utskrift av fakturajournal

Fakturajournalen skrives ut fra Rapporter – Salg.  For utskrift av fakturajournal se her.