Avstemming individer på lager mot regnskap

Endret Mon, 27 Apr, 2020 ved 8:59 AM

Rapporten Individer på lager viser den samlede verdien av alle lagerindivider, med sum pr prosjektnr.

Denne rapporten er ment å dokumentere den samlede saldoen pr lagerkonto for individer i regnskapet. Det forventes derfor at totalen fra disse to kildene skal være like og derfor gjenspeile hverandre.

‘Individer på lager’ for Nye kapitalvarer = Konto 1410 Lager Nye kapitalvarer
'Individer på lager’ for Brukte kapitalvarer = Konto 1420 Lager Brukte kapitalvarer

Likevel ser vi at det kan forekomme avvik, og det kan ofte være en del jobb å finne ut av hva som er årsaken.

Logikken for Automatisk kostnadsføring er vesentlig i denne sammenhengen.

Den fungerer slik at den samlede lagerverdien for et individ trekkes ut fra lagerkonto og bokføres som varekost på salgstidspkt. Dette forutsetter derfor at innkjøpspris og påkost er korrekt.
Eks for et konkret prosjekt:

Innkjøpspris: D 1410 lager Ny 80.000,-

Påkost: D 1410 lager Ny 2.000,-

Lagerbelastning: K 1410 lager Ny - 82.000,-
Lagerverdi for individet etter salg: 0,-

Regnestykket er enkelt. Hvis den totalen som trekkes ut av lager ikke samsvarer med det som er bokført inn på konto får vi ubalanse for et prosjekt. Dette blir noe av nøkkelen for videre feilsøk.

Noen kilder til avvik:

Inng.faktura for innkjøp av individ mot konto 1410 er bokført uten prosjektnr , evt med feil prosjektnr.
Inng.faktura for innkjøp av individ mot konto 1410 er bokført uten Art=Kjøp
Hvis den inng.fakturaen ikke er bokført før salg av individ faktureres hentes kostprisen for individet fra Parameteret Kostpris på individet. Hvis denne er lagt inn feil vil det føre til at feil kostpris belastet lagerkonto ved salg.
Påkost er fakturert mot lagerkunden etter salg. Dette fører da til at påkost lagerføres for et individ som ikke lengre er på lager, og denne påkosten vil da henge igjen som lagerverdi. Denne må da omposteres manuelt fra lager til varekost.
Påkost som faktureres etter salget må i stedet faktureres til internkunde 'Påkost etter salg' for å kostnadsføre direkte.
Manuelle bilag som bokføres til lagerkonto for individer uten å være direkte knyttet til et prosjekt vil gi avvik. F.eks beholdningsendring, bonuser, svinn. Disse må også føres med riktig prosjektnr og art mot konto 1410.
Åpningsbalanse for lagerkonto 1410, som legges inn ved oppstart av regnskap i Quick3, må også splittes opp i saldo pr prosjektnr med Art=Kjøp. Dette fører til at hvert individ får riktig kostpris og lagerverdi, som igjen gjenspeiles på rapporten Individer på lager. Det skal da ikke forekomme noen føringer til konto 1410 uten prosjektnr, men alt må knyttes til et spesifikt prosjekt. Evt avvik må føres til annen lagerkonto.
Sjekk at det ikke mangler noen individer på rapporten Individer på lager. Det skal ikke utelukkes at det ikke er opprettet, eller at det har fått en annen inndato på lager.

Individer på lager

Rapporten printer ut alle individer som eies av en lagerkunde pr den datoen rapporten skrives ut. Dette vil være en retningslinje for hva dere har av individer på lager. Men man skal heller ikke utelukke at individer ikke har blitt opprettet innenfor den datoen rapporten er skrevet ut, eller at det ikke er opprettet i det hele tatt. Det kan derfor være nødvendig å sjekke om noen kan mangle.

Det kan f.eks være tilfelle at den inng.fakturaen er bokført uten prosjektnr og dermed er bokført i regnskapet, og at individet ikke kommer med på lager rapporten.

For et individ kan man se under fanen Historikk - Eierhistorikk, der fremgår lagerdatoen. Denne kan endres manuelt hvis et individ kom inn på lager en annen dato.

Prosjektdetaljer

Rapporten henter posteringer pr prosjekt direkte fra hovedbok, og skrives ut fra Regnskap - Rapporter.

Skriv ut for den lagerkontoen du skal avstemme. En rapport for konto 1410 – 1410, og en egen for konto 1420 – 1420. Velg intervall for periode slik at du får med de posteringene som er av betydning. Hvis det er føringer mot prosjektet før denne perioden vil dette komme frem som IB.

Ved å kryss av for 'Skjul prosjekt uten saldo' får man en mer komprimert rapport. Dvs den tar da kun med individer som har saldo, og som det dermed er aktuelt å sjekke.

Eksempel for solgte prosjekter som har gått riktig ut fra lagerkonto. De vil fremkomme med saldo=0:
Eksempel for prosjekter på lager, med riktig saldo på lagerkonto.
Disse beløpene skal stemme overens med verdien på Individer på lager.

Eksempel for solgte prosjekter som henger igjen med en verdi på lagerkonto. Disse må sjekkes ut og korrigeres.
Det kan være forskjellige årsaker til at en saldo er som den er, så de som skiller seg ut må sjekkes mer detaljert.

Tips til avstemming:
- Hvis individet fortsatt er på lager må denne saldoen sjekkes opp mot rapporten Individer på lager for å se om verdien stemmer overens.
- Hvis individet ikke lengre er på lager må saldoen omposteres fra lager til varekost manuelt for å få lagersaldoen til å bli 0,-.
- Hvis det er manuelle bilag som gir en restsaldo må det sjekkes om det er noe feil ved posteringen, og evt korrigere.
- Føringer som kommer fra ‘Utg.faktura’ må vurderes ut fra om varekosten/lagerbelastning har blitt bokført riktig.
- Hvis en påkost er fakturert etter salg, og den er fakturert på lagerkunden, blir den lagerført i stedet for å bli kostnadsført direkte. Må da omposteres fra lager til varekost manuelt.
- Husk alltid at korreksjonene må ha prosjektnr og riktig art slik at det blir riktig verdi pr individ.

Vi har her belyst de mest vanlige problemstillingene og vist hvilke kontroller man kan utføre for å avdekke feil. Det vil nok sikkert forekomme andre varianter også.
Håper denne artikkelen har gitt noen gode tips for hvordan man kan gå frem ved en slik avstemming.

Det er absolutt en fordel å gjøre dette jevnlig for å unngå at jobben blir alt for stor og komplisert når man først tar fatt.

Føringer i hovedbok uten prosjektnr

Bilag som er bokført til lagerkonto for individer uten prosjektnr vil ikke komme med på rapporten ‘Prosjektdetaljer’. Disse må derfor avdekkes fra Hovedboksøk. Her vil det komme mulighet for å selektere på posteringer mot en konto, i en angitt periode, uten prosjektnr.

Hvis man har glemt dimensjoner ved bokføring av bilag kan man gå videre inn i Bilagsdetaljer (åpne pilen i beløps kolonnen) for å legge til det som måtte mangle der. Husk å lagre. Posteringen blir da automatisk tilgjengelig fra det aktuelle prosjektnr.

Tips

For den enkelte kontoen i kontoplanen kan man velge hvordan dimensjoner skal håndteres. For kontoen lager individer er det anbefalt at denne står til Krever Prosjektnr og Krever Art - dette kan være med på å forhindre mulige feil. Vær da også klar over at det ved utfakturering ikke blir tillatt fakturering hvis et individ f.eks ikke har fått tildelt prosjektnr, men det er også bare en fordel.