Oppstart regnskap

Ved oppstart av Quick3 gjennomføres i de fleste tilfellene konvertering for å få med seg data fra tidligere system.  Dette gjør overgangen smidig og daglig drift kan fortsette fra første dag.  Hva som lar seg konvertere er avhengig av muligheten for å hente ut fornuftige data fra tidligere system.  Dette klareres ved forprosjekt for installasjonen.
Når det gjelder regnskap ser vi at det i enkelte tilfeller kan være forenklende å unngå konvertering.  Grunnen til dette kan f.eks være at det er ønskelig å ta en opprydding i kontoplan og saldobalanse ved overgang til nytt system.  Vår malklienten inneholder norsk standard kontoplan og har et ferdig bygget kontooppsett for alt relatert til kapitalvaresalg og internfakturering, noe som gjør det enkelt å ta i bruk.  Fra enkelte systemer har det også vist seg å være vanskelig å konvertere reskonto med åpne poster siden dette håndteres forskjellig i ulike systemer, noe som kan føre til en del kompliserte kontroller og avstemminger.  Vi hjelper til med å finne den løsningen som er best for deres bedrift.

Hvis regnskapet ikke konverteres må åpningsbalanse legges inn manuelt.  Fremgangsmåten for dette kan være flere, men vi kommer her med et forslag.

1. Åpningsbalansen legges inn i perioden før oppstartsperioden.

• Hvis oppstart er 201903 legges åpningsbalansen inn på 201902.
• Hvis oppstart er 201901 legges åpningsbalansen inn på 201812.
• Hvis oppstart er 201903 kan man velge å legge inn åpningsbalansen pr 201812, og bokføre bilagene frem tom 201903 for å få fullstendig regnskap for hele året.
• Daglig bokføring kan utføres selv om åpningsbalansen ikke er lagt inn.  Det vil derimot føre til at utbetalinger til leverandører og innbetaling fra kunder må håndteres ‘litt mer manuelt’ hvis den tilhørende åpne posten ikke er lagt inn på forhånd.  Faktura og betaling må da krysses manuelt når alt er lagt inn, men det er ikke noen problem i seg selv.
  
  

2. Årsoppgjør er ikke fullført i tidligere system.

• Åpningsbalansen legges inn på 201812.
• Regnskapet føres fom 201901.
• Årsoppgjørsdisposisjoner bokføres på 201813 når dette er klart.
• Årsoppgjør fullføres med Årsoppgjørsrutinen i Quick3.
  
  

3. Hvis kontoplanen ikke er konvertert må det sjekkes ut hvilke kontonr det kan føres mot i stedet.
Konti som mangler opprettes i kontoplanen. Et tips kan være å notere ‘Quick3-kontonr’ på saldobalansen du har for å se hvilke kontonr det kan føres mot. Da vil du få bedre flyt i føringen.

4. Innlegging av åpningsbalansen.

• Bokføres som et samlet bilag i dagbok. Bokfør en og en konto på hver sin linje.
  Hvis du starter ‘midt i året’ må det også legges inn saldo for resultatkonti.
  Husk å overstyre mvakoden til null for de kontiene som har mvakode. Dette for å unngå at mva trekkes ut en gang til.
  Vær obs på at du ved opprettelse av bunt må du velge rett år, f.eks 2018 hvis åpningsbalansen skal bokføres på 201812.
• Det kan ofte være en fordel å føre åpne poster for kunder og leverandører i egen dagbok, dvs i hver sin.
  Ved innlegging av saldobalansen fører du derfor mot en interimskonto når du kommer til konto 1500 og 2400, og fører samlebeløpet her.
• Åpne poster kunder føres i egen dagbok, med den samme interimskontoen som motkonto.
  Husk å legge inn rett dato, forfall, bilagstype, beløp er saldoen for posten.
  Bokføres på samme periode som åpningsbalansen.
  Du kan velge om hver åpne post skal ha hvert sitt bilagnr, eller om alle føres med samme bilagnr.
• Åpne poster leverandører føres i egen dagbok, med den samme interimskontoen som motkonto.
  Husk å legge inn rett dato, forfall, bilagstype, beløp er saldoen for posten.
  Vurder om det er rett å legge inn KID for åpne poster. Dette vil i så fall føre til at posten kommer opp under remitteringsforslag. Hvis den allerede er remittert i tidligere system skal ikke disse remitteres på nytt her.
  Bokføres på samme periode som åpningsbalansen.
  Du kan velge om hver åpne post skal ha hvert sitt bilagnr, eller om alle føres med samme bilagnr.
• Kapitalvaresalget i Quick3 bygger på prosjektstyring.  Det er derfor viktig at lagerverdien på individer spesifiseres pr prosjekt.  Før dette kan utføres må individene ligge inn på internkundene for ‘Lager Ny’ og ‘Lager Brukt’, og de må ha fått tildelt prosjektnr.  Selv om individer er konvertert må dette ofte sjekkes manuelt av de som kjenner individlageret best.  Før dette i egen dagbok med ‘lagerkonto individer’ som motkonto.
  Viktig å legge inn prosjektnr og Art=Kjøp evt Art=Påkost hvis dere har dette spesifisert i lagerverdilisten for individer. Anbefaler at hvert prosjekt føres på hver sin linje med verdier som nevnt ovenfor, og samlet verdi kredit lagerkonto på siste linje. Dette for å postere inn verdi med prosjekt og ut av konto uten prosjektnr. Når føringen gjøres på denne måten vil individene vise de samme verdiene under Kostpris og Påkost.
  Bokføres på samme periode som åpningsbalansen.
• Når du ser deg ferdig med registreringene er det viktig å sjekke at alt har blitt rett.  Skriv ut følgende rapporter og sjekk grundig mot egne lister:
  - Saldobalanse
  - Åpne poster kunder
  - Åpne poster leverandører
  - Lagerverdi individer
• Kontroller at:
  - Åpne poster for kunder og leverandører stemmer med saldo på hhv 1500 og 2400
  - Saldo på interimskontoen du førte mot er null.
  - Lagerverdi individer Ny og Brukt stemmer mot saldobalansen for tilhørende lagerkonto.
  
  

5. Ferdigstill mest mulig i ditt forrige system.  Foreta avstemminger og ha et klart skille for hvilke bilag som skal føres i Quick3.  Dette vil forenkle overgangen mest mulig.

6. OCR:  Ved konvertering av fakturahistorikk lagres også KID nummer for fakturaen.  I de aller fleste tilfellene vil du derfor kunne lese inn OCR filer i Quick3 som er generert ut fra ditt forrige system.  Hvis det ikke lar seg importere må betalingene føres manuelt.  Dette vil da kun gjelde i en overgang for betalinger av fakturaer dere mottar fra tidligere system.

7. Remittering:  Poster som allerede er overført til remittering fra ditt forrige system må bokføres manuelt som utbetaling i Quick3.  For bedre å få oversikt over hvilke poster som er med i ei remitteringsfil kan du f.eks lese inn filen i ditt gamle system og skrive ut buntjournal for så å bruke dette som bilag ved bokføring i Quick3.  Dette vil da kun gjelde i en overgang for avregningsretur som gjelder fakturaer remittert med tidligere system.