Anleggsregister

Quick3 har funksjoner som ved riktig bruk gjør systemet til et utmerket anleggsregister.  

For å få til dette bruker du følgende verktøy:

• Dimensjonen Prosjekt for å knytte transaksjonene til et bestemt anleggsmiddel.  Siden anleggsmidlet er identifisert med prosjekt trenger du ikke opprette egne kontoer for hvert anleggsmiddel.  Men det kan være lurt å bruke en konto per anleggsmiddel klasse.
• Dimensjonen Art for å angi transaksjonstype (tilganger, avganger etc)
• Funksjonen for automatisk avskrivning/(periodisering) gjør at avskrivninger kan bokføres automatisk når tilgangen bokføres.
• I tillegg kan man bruke Individ koblet mot prosjekt for å legge til tilleggsinformasjon om anleggsmidlet.  Det kan eksempelvis være dokumenter relatert til anleggsmidlet, informasjon om garanti utløps datoer og annet relevant. 

Forberedelser

Opprett arter

Følgende arter brukes for rapportering av anleggsmidler.

Tilgang = Brukes ved bokføring av anskaffelse/kjøp av anleggsmiddel

Avgang = Brukes ved bokføring av salg av anleggsmiddel

Tilskudd = Brukes ved bokføring av investeringstilskudd (feks støtte fra Innovasjon Norge eller andre kanaler) i forbindelse med investeringen.

Avskrivning = Brukes ved bokføring av avskrivningsbeløp

Nedskrivning = Brukes ved bokføring av nedskrivning.

Still inn maks antall periodiseringsperioder og opprett regnskapsår

Funksjonen for automatisk bokføring av avskrivninger bruker samme teknikk som automatisk periodisering.  Ved bokføring av tilganger angir man avskrivningsperioden (antall måneder), og avskrivningskostnaden periodiseres automatisk fremover.

Standard innstilling for maks antall perioder er 12.  Dette må man øke hvis man ønsker å bokføre avskrivningene i hele anleggsmidlets levetid på tilgangstidspunktet.  Hvis man ønsker å gjøre dette for anleggsmidler inntil 5 års levetid kan man sette maks antall til 60 måneder.

Dette gjøres under menyen Klientinnstillinger/Regnskap

Av samme årsak må man opprette regnskapsår så langt frem som det er relevant å bokføre avskrivninger.

Opprette regnskapsår gjøres under menyen Periodiske rutiner

(Det vil i en fremtidig oppdatering av Quick3 komme mulighet for å bokføre periodiserte avskrivninger automatisk årlig som alternativ til at man bokfører mange år inn i fremtiden ved anskaffelse.  Dette vil være bedre egnet for anleggsmidler med svært lang levetid).

Klargjør kontoplanen

Balansekontoene for anleggsmidler settes opp med kobling til avskrivningskonto.  Man kan også sette inn standard avskrivningsperiode (levetid).  Men dette kan også overstyres når tilgangen bokføres. 

Balansekontoen settes opp med Krever art og Krever prosjekt slik at man ikke får bokført uten å angi dette.

Avskrivningskontoen skal settes opp med Ignorer art og Ignorer prosjekt.

Opprett anleggsmidler

Som nevnt innledningsvis benyttes prosjekt dimensjonen for å identifisere hvert enkelt anleggsmiddel.  For å ta i bruk løsningen må man dermed først opprette prosjekter for disse.

Det er per nå ikke mulig å opprette nye prosjekter direkte i prosjekt søkebildet på bokføringstidspunktet.  Disse må derfor opprettes på forhånd.  Det vil komme en forenkling i en fremtidig oppdatering som gjør det mulig å opprette prosjektene direkte.  I påvente av dette er det enklest å legge dem til under Regnskap/Innsikt/Prosjekter.

Dersom man ønsker å benytte individregistret (krever at man har kapitalvare modulen) kan man alternativt opprette anleggsmidlene fra individ i stedet.  Det vil da automatisk bli opprettet et tilhørende prosjekt.

Bruk av individregister for anleggsmidler

Ved bruk av individregister for anleggsmidler anbefales det at man oppretter en egen "Modell"-node som man plasserer disse under.  Dette for å enkelt skille anleggsmidler fra ordinære individer.  

Et tips kan også være å opprette nodene i Merke/modellregisteret tilsvarende hvilket kontonummer anleggsmidlene er tilknyttet. For noen kan dette gi en bedre oversikt.

Bokføring av tilgang med avskrivning

Kjøpt gravemaskin 1 000 000 inkl mva.

Avskrives over 5 år til antatt restverdi 0,-.

Her vil avskrivninger for hele perioden bokføres automatisk ved bokføring av fakturaen - gitt at alle år er åpne. Er de ikke åpne får du opp en melding om dette og fakturaen kan ikke bokføres før periodene er åpnet/opprettet.

For å se posteringene/avskrivningene åpner man prosjekt/individ og fanen Regnskap. 

Dersom man ikke vil at avskrivninger skal bokføres automatisk ved bokføring av tilgang, legger man ikke inn noe i Antall og Periode kolonnen i bokføringsbildet. Man kan da gjøre dette manuelt månedlig, men må da fylle ut Anskaffelsesverdi, Avskrivningsperiode og Mnd avskrivning under Parametere på Individkortet. Denne rutinen gjelder også om anleggsmidler har blitt importert fra et tidligere regnskapssystem.
Hvis du har påkoster/utbedringer på et anleggsmiddel så bokføres dette som Art=Tilgang. Det må da beregnes nytt mnd avskrivningsbeløp og legge dette inn som parameter på individet.

Skal man legge inn driftsmidler manuelt, f.eks. når man har hatt regnskapet i et annet system tidligere og ikke importert anleggsregisteret, så må man bygge opp anleggsregisteret i Quick3, opprette Individer og knytte dem mot riktig Modell i anleggsregisteret. På linjen for Avskrivningsperiode legger man inn antall perioder som gjenstår. 

For å få registrert akkumulerte avskrivninger og restverdi gjøres det ved å bokføre det inn via Dagbok. Lag et bilag eller bruk tidligere anleggsregister som bilag. Før man gjør dette må man inn på aktuelle kontoer i balansen og påse at regel på Dimensjon - ART står som tillatt. Dette fordi det skal føres med ART kun på den ene linjen. 

EKS:

Lastebil PRO 10006 - konto 1220 - anskaffelseskost 700 000,- akk.avskrivninger 262 494,- restverdi 437 506,-

Debet 1220 - kr. 700 000,-  -  ART Tilgang   PRO 10006

Kredit 1220 - kr. 262 494,-  -  ART Avskrivninger  PRO 10006

Kredit 1220 - kr 437 506,-  -  ART ingen - PRO 10006

Endre deretter regel for Dimensjon - Art på aktuelle kontoer til Kreves

Anleggsregister for bokføring av avskrivning

For å kjøre manuelle avskrivninger går man inn på Innsikt under Regnskap og velger fanen Anlegg. Her vil man få opp en oversikt over alle anleggsmidler, hvilken konto de er bokført på, tilganger, avganger, avskrivninger osv. Fra menyen til høyre velger man Bokfør avskrivninger og det dannes en bunt med avskrivningsposteringer. Denne bokføres manuelt.

De gule feltene viser kontoer som benyttes når vi velger Bokfør avskrivninger:

I denne Innsiktrapporten er det en kolonnen som heter Siste avskr. Denne viser hvilken periode det sist er kjørt avskrivninger for, MEN det er verdt å merke seg at denne henter siste bevegelse på kontoen/individet, så om man har gjort manuelle føringer etter siste avskrivingskjøring er det datoen for føringen som vil vises i denne kolonnen.

Konvertering av anleggsregister.

For brukere som har detaljerte anleggslister fra før kan det være tidkrevende å legge inn dette manuelt i Q3 på riktig måte slik at gjenværende verdi og avskrivninger kan følges opp fremover fra Anleggsregisteret. Om ønskelig er det mulig å bestille oppdrag for konvertering av anleggsregister. Ta i så fall kontakt med vår supportavdeling.

Salg av anleggsmidler.

Det er ingen spesiell løsning for dette pr. i dag. Noen velger å selge med samme varenummer som for Salg Brukt, og foretar en ompostering mellom lagerkonto og motkonto for salg anleggsmiddel manuelt.
Hvis det forekommer relativt ofte kan man velge å opprette eget varenummer for Salg anleggsmidler. Da med egen varegruppe og kontogruppe, som posterer mot f.eks.1299 "Lagerbelkastning anleggsmidler". Dette blir da en observasjonskonto, slik at det er enkelt for regnskapsfører/revisor å følge opp videre håndtering.