Factoring - oppfølging utgående faktura

Rutinen for factoring kan være en god løsning dersom man ønsker raskere oppgjør på fakturaer som sendes ut til kundene. Det kan være pga at kunder er dårlige betalere eller at likviditeten gjør at man ønsker penger raskere inn på konto.  Det er to typer for factoring:

Full factoring: 
Fordringene kjøpes opp av et factoringselskap, oppgjøret kommer inn på bankonto innen kort tid.
Fakturering utføres på vanlig måte. Mest vanlig å velge at fakturaene automatisk utlignes i reskontro til kunden ved fakturering.   Denne typen krever at det er krysset av for factoring på kunden/fakturahodet.  

Administrativ factoring:
Dette er en purre/inkasso tjeneste, og et alternativ til inkasso oppfølging hos feks Intrum. 

Denne varianten brukes hvis dere ønsker oppfølging med purringer og inkasso.  Fakturering utføres på vanlig måte.
Løsningen eksporterer aktuelle opplysninger om alle fakturaer, bortsett fra internfakturaer og kontantnotaer.
Fakturaene skal ikke settes automatisk som oppgjørt slik som for vanlig factoring. 

Vi har støtte for eksport av factoring til bl.a IKAS, Sparebank 1, SG Finans, DNB.  Har også en type som heter Diverse, som er et alternativ til de vi ikke har spesiell tilpasning for.  For klargjøring for factoring se nederst i artikkelen.

Oppsett på kunde

Man kan velge individuelt pr kunde om det skal sendes til factoring eller ikke.  Valget settes inne på kunden under fanen Styring.  Avkryssingen for factoring må stå på ved bruk av full factoring, men den brukes ikke for administrativ factoring.

Når ordre opprettes på kunden settes ordren automatisk til samme Factoring innstilling som for kunden.  

Valg for factoring kan overstyres på ordren ved behov under fanen Tilleggsinfo.

Fakturering

Fakturering utføres på vanlig måte.  Hvis man har valgt full factoring vil fakturaen automatisk bli utlignet i reskontro i samme øyeblikk.  Fakturaen blir umiddelbart tilgjengelig for eksport til factoring, slik at den ligger klar og blir fanget opp når den automatiske jobben for overføring til factoring kjøres.

Regnskapshåndtering

For full factoring, med de rette oppsettene, blir saldoen på kundens faktura automatisk utlignet.  Det bokføres en postering debet konto for fordringer factoring, feks '1505 Fordring SG Finans' og kredit kundereskontro med bilagstype 97- Overf.Factoring.  Se eksempel:

Når dere mottar oppgjør fra factoringselskapet skal dette bokføres mot konto 1505 for å utligne saldoen.  Trekk av gebyr må også bokføres.

Sende saker til Factoring

For overføring av factoringsaker settes det opp en automatisk jobb som går hver natt.  Denne genererer filen og sender den over til factoringselskapet ihht metoden som er valgt for overføring.

Hvis man ønsker å sende saken utenom tidspkt som er satt under Automatiske jobber kan jobben kjørs manuelt.

Hvis man har behov for å generere factoringfil uavhengig av eksport kan dette gjøres fra menyen under fakturajournal. Søk opp Fakturajournal fra hovedmenyen, marker journalen med de fakturaene som skal genereres, velg meny Eksport - Factoring. Filen legges under Nedlastinger.

Klargjøring for Factoring

Factoring må bestilles som en tilleggmodul, og det må gjøres tilpasninger i forhold til den avtalen dere har inngått med factoringselskapet. Siden det er flere ulike varianter av oppsett så vil de aller fleste trenge konsulentbistand for å få satt opp dette riktig.  Ta kontakt via support@quick.no for spørsmål eller hjelp med oppsett. Jobben faktureres etter medgått tid.

Import/eksport - Factoring

Oppsett og tilrettelegging gjøres under Import/Eksport - Factoring.  

• Type angir rett factoring format.
• Selskap/orgnr/adresse er kontaktinformasjon til factoringselskapet ved bruk av full factoring.
• Opprett hovedbokspost angir om fakturaen automatisk skal utlignes i kundens reskontro ved fakturering. Brukes ved full factoring.
• Konto er den kontoen som blir brukt som motkonto ved utligning.  Factoringoppgjør bokføres i neste omgang mot denne kontoen.  Brukes ved full factoring. 
• Bankkonto angir det kontonr som kunden skal betale til, dvs factoringselskapets konto.
• Ignorer fakturaflagg:  Krysses av hvis alle fakturaer skal overføres for administrativ factoring, da trenger man ikke merke kunde/faktura med Factoring, derfor skal dette feltet ignoreres.
• Factoring eksporten kan sendes over til FTP/SFTP server, pr epost eller lagres i Q3 under Filutforsker.
• Mulighet for egendefinert KID slik at dette stemmer med det factoringselskapet krever. Det gjøres av konsulent i databasen.

Automatisk jobb

Overføring av fakturaer til factoring styres ut fra en automatisk jobb som settes opp med ønsket intervall.

Klientinnstillinger

Under Klientinnstillinger - Salg vises det til den Factoringtypen som er satt opp.  Denne peker mot oppsettet under Import/eksport-Factoring.