Påminnelser och Inkasso - Skicka påminnelser

Guide till Påminnelser och Inkasso

Denna guide hjälper dig att förstå hur du hanterar påminnelser och inkasso för förfallna betalningar. Genom att följa stegen nedan kan du effektivt skicka påminnelser och överföra ärenden till inkasso när det behövs.

Sända påminnelser

Påminnelser genereras baserat på inställt påminnelsesystem och nivå för förfallna poster. Påminnelsebrevet dokumenterar poster som kvalificerar för påminnelse och visar beräknade räntor om detta är angivet i inställningarna. En faktura för räntor och avgifter skapas, vilken endast skickas till kunden om de vill ha en separat faktura för detta. Räntesfakturan läggs till i fakturajournalen och bokförs med övriga fakturor.

Under fliken "Inställningar" finns valet "Standard påminnelsesystem". Här väljer du det system du vill använda. Om inget är valt kommer urvalet för påminnelser att vara tomt.

Översikt

Översikten visar automatiskt alla kunder och fakturor som är redo för påminnelse. Kontrollera listan innan påminnelser skickas ut. Du kan öppna kund och faktura direkt från listan för vidare kontroll.

Kolumnen "Påminnelseinställningar" visar vilket nivå fakturan kvalificerar för. Om en kund har poster på olika nivåer höjs alla till högsta nivån och samlas på ett påminnelsebrev. Om separata påminnelser önskas för varje nivå, ändra detta under "Inställningar" genom att avmarkera "Använd högsta påminnelsenivå per kund". 

Kolumnen "Beskrivning" visar relevant information. Texten "Kund har öppna poster i en eller flera buntar i dagbok" indikerar att det finns opostade transaktioner. Godkänn alla buntar innan påminnelser skickas. För att tillåta påminnelser för kunder med öppna poster, kryssa i "Tillåt påminnelse för kunder med öppna poster" under "Inställningar".

Markera de poster som ska påminnas. När urvalet är korrekt, välj "Uppdatera påminnelsenivå (3) Påminnelsebrev med beräknade räntor och avgifter genereras då. 

Kopior av påminnelsebreven sparas under fliken "Historik"(4). För påminnelser med pappersutskrift, skriv ut manuellt från historiken.

Manuell distribution

Under fliken "Historik" kan påminnelsebreven distribueras manuellt. Varje körning sparas som en bunt. Öppna bunten för att se alla fakturor som ingår. Kolumnen "Exporterad" visar vilka påminnelser som skickats automatiskt. Om en kund saknar e-postadress, lägg till adressen och skicka manuellt genom att välja "Exportera" eller "Skriv ut" och därefter "Ej exporterade" eller "Alla".

Uppdatera reskontra

Vid godkännande av påminnelser uppdateras påminnelsenivå och räntedatum i kundreskontran. Om en påminnelse ska reverseras, återställ dessa värden för den aktuella posten. Om påminnelsen resulterade i avgifter, kreditera räntesfakturan för att återföra avgifterna. Vid överföring till inkasso, kontakta Intrum för manuell återkallelse.

Inkasso

Poster kvalificerade för inkasso bekräftas och uppdateras som tidigare nivåer.