Inventaario

Inventaarioluettelo on oma toimintonsa, jonka löydät päävalikosta. Uutena ominaisuutena on "mikrotarkastuksien" suorittaminen Q3 Mobilen avulla.

Ennen aloittamista suosittelemme lukemaan Inventaario - Kenttien kuvaus sekä Vinkkejä inventaarioon

Inventaario koostuu seuraavista vaiheista:

1. Inventaarioon valmistautuminen
2. Inventaariolistojen luominen
3. Listojen tulostus
4. Tuotteiden laskeminen
5. Laskennan tulosten syöttäminen
6. Listojen hyväksyminen
7. Laskemattomien tuotteiden tarkistaminen
8. Laskennan jälkeisten raporttien tarkastaminen
9. Varastomuutokset kirjanpitoon

On tärkeää suunnitella varastonlaskenta siten, että se on mahdollisimman selkeää ja tehokasta yrityksessänne. Jaa laskenta sen perusteella, mikä on käytännöllisintä suhteessa sijainteihin, varaston rakenteeseen tai tuoteryhmiin. Älä jaa yhtä laskentalistaa useamman henkilön kesken, koska se voi antaa mahdollisuuden virheille. On parempi luoda useampia pienempiä listoja.

Inventaarioluettelo löytyy erillisenä osiona päävalikosta. Voit luoda uusia laskentalistoja painamalla plus-painiketta. Yleiskatsaus näyttää aktiiviset laskentalistat, ja voit tarkastella vahvistettuja laskentoja. Voit myös hakea listoja, jotka sisältävät tietyn tuotteen.

1. Inventaarioon valmistautuminen

• Viimeistele mahdollisimman paljon laskutusta etukäteen. Älä jätä keskeneräisiä tilauksia.
• Tilaukset, jotka eivät ole valmiita, tulee merkitä kerätyksi ennen inventaarion alkua niin, että varastosta poistuneet tavarat rekisteröidään kerätyiksi. Esim. huoltotilaukset, joissa osat on kerätty varastosta ja asennettu moottoripyöriin/autoihin.

  HUOM! Kerätty määrä lisätään automaattisesti takaisin varastosaldoon tarkistuslistan hyväksymisen yhteydessä, joten tätä ei tule tehdä manuaalisesti.

• Poista turhat tilaukset

• Älä tee manuaalisia varastokorjauksia inventaarion aikana, vaan käytä ainoastaan laskentalistoja

• Jotta tuloksista saadaan mahdollisimman tarkkoja, on syytä välttää muita varastotapahtumia laskennan aikana, kuten myyntiä ja tavaran vastaanottoa. Nämä tapahtumat jäävät huomioitta, tai niiden tiedot korvataan listojen hyväksymisen yhteydessä.

• Jos joudut laskemaan varaston liikkeen aukioloaikana, keskity pienempiin sijainteihin ja hyväksy tarkistuslistat jatkuvasti. Jos samat tuotteet myydään laskennan aikana, tämä on korjattava manuaalisesti jälkikäteen.

• Poista vanhat tarkistuslistat tai testitarkistuslistat ennen aloittamista. Nämä estävät samojen tuotteiden valitsemisen uusiin tarkistuslistoihin. Tämä johtuu siitä, että tuotteet voivat olla vain yhdessä tarkistuslistassa laskentajakson aikana.

• HUOM! Käyttäjä ei pysty palauttamaan poistettuja tarkistuslistoja. Tarvittaessa ne on palautettava aiemmasta varmuuskopiosta. Tällainen työ laskutetaan käytetyn ajan perusteella.

2. Inventaariolistojen (tarkistuslistojen) luominen

Luo inventaariolista valmiiksi täytetyillä tuotteilla

• Luo uusi lista painamalla plus-painiketta
• Tallenna lista, jolloin se saa oman numeron
• Määritä suodattimet haluamillesi tuotteille, esim. sijainti, tuoteryhmä tai toimittaja
• Suosittelemme jakamaan listan useampiin pienempiin osiin, jotta laskenta on selkeämpää
• Jos et käytä mitään suodattimia, saat listaan kaikki varastossa olevat tuotteet. Tätä ei kuitenkaan suositella, jos laskettavia tuotteita on paljon.
• Painamalla Lisää valinta saat valitsemasi tuotteet inventaariolistalle

• Voit käyttää halutessasi useampia eri suodattimien yhdistelmiä ja painaa Lisää valinta uudelleen. Tämä ei lisää jo listassa olevia tuotteita uudelleen listaan.
• Riippuen inventaariomenetelmästä, voi olla hyödyllistä asettaa laskettava määrä täsmäämään varastomäärän kanssa. Tällöin Laskettu määrä -sarake täytetään automaattisesti. Tätä kannattaa käyttää silloin, kun luulet saldojen pitävän melko hyvin paikkansa ja niihin tarvitsee tehdä vain muutamia muutoksia. Tätä ei voi käyttää samaan aikaan Kumulatiivinen varasto toiminnon kanssa.

• Kun olet valinnut tuotteet, varastotilanne tallennetaan myös mukaan listalle. Tallenna lista uudestaan.
• HUOM! Jos aiot nollata varastosaldot ennen laskentaa, sinun täytyy luoda listat ensin ja vasta sen jälkeen voit nollata saldot.
• Mikäli lisäät tuotteita listaan manuaalisesti, käytetään samaa sijaintien jakomenetelmää  kuin tuotteiden skannaamisessa. Katso seuraava osio.

Luo inventaariolista skannaamalla tuotteita

• Jos teet listan tällä tavalla, älä lisää mitään tuotteita Lisää valinta -napilla. Luo vain tyhjä lista ja skannaa tuotteita siihen.
• Jos tuotteet ovat pääasiassa oikeilla sijainneilla, on suositeltavaa jättää sijainti pois listalta. Täytä vain päävarasto. Tuotteet skannataan tällöin listalle niiden alkuperäisellä sijainnilla. Tämä antaa enemmän joustavuutta sille, mitkä tuotteet voidaan laskea samaan listaan. Jos tuotteella on väärä sijainti, täytä oikea sijainti kenttään Uusi sijainti. Tällöin alkuperäinen sijainti nollataan ja tuote siirretään uuteen sijaintiin.
• Voit myös tehdä tarkemman laskennan tietylle varastosijainnille lisäämällä sijainnin listan otsikkoon. Lasket siis vain tuotteet, jotka ovat tällä varastopaikalla. Skannatun tuotteen nykyinen sijainti tallentuu listaan.
• Tärkeää huomioitavaa on, että jos skannaat tuotteen, joka ei ennestään sijaitse kyseisessä määritellyssä sijainnissa, se tulkitaan niin, että kyseinen tuote voidaan nyt sijoittaa myös tähän uuteen sijaintiin. Tuotteen määrä pysyy ennallaan alkuperäisessä sijainnissaan. On mahdollista, että tietyllä tuotteella on kaksi eri sijaintia, esimerkiksi myymälässä ja varastossa. Jos näin ei kuitenkaan ole, saat virheellisesti tuplalaskennan kyseiselle tuotteelle. Järjestelmä ei ymmärrä sitä, jos tuote onkin tarkoitus siirtää uuteen sijaintiin. Ainoastaan Uusi sijainti -kenttä tekee sen, edellyttäen että tuote on laskettu alkuperäisellä sijainnilla. Jos vanhoihin sijainteihin jää ylimääräistä varastosaldoa, ne voidaan poistaa lopuksi Ei lasketut tuotteet -rutiinilla.

Varaston nollaus ennen laskentaa

• Joskus voi olla hyödyllistä nollata varastosaldot ennen laskentaa. Tätä kannattaa käyttää silloin, jos varastosaldoissa oletetaan olevan suuria virheitä. Tässä laskennassa kannattaa käyttää tuotteiden sijaintia, että tuotteille saadaan oikea paikka tallennettua heti alusta lähtien. Sijaintia voidaan myös muuttaa laskennan aikana tai voidaan myös lisätä muita sijainteja.
• HUOM! Välttämättä edes järjestelmänvalvojalla ei ole oikeuksia nollata varastoa, vaan sinun täytyy pyytää Quick Systemsin konsulttia tekemään varaston nollaus. Mikäli sinulla kuitenkin on oikeudet, vaihtoehto löytyy inventaarionäkymässä oikealla ylhäällä olevassa valikossa.

3. Listojen tulostus

Voit tulostaa inventaariolistat oikeassa yläkulmassa olevasta tulostusikonista, tai jos haluat varastomäärät mukaan, valitse valikosta Inventaarioluettelo määrillä.

4. Tuotteiden laskeminen

Parhaan mahdollisen tuloksen varmistamiseksi inventaarion tulisi tapahtua järjestelmällisesti ja tehokkaasti eikä sitä tulisi venyttää usean päivän ajalle. Tallenna tarkastuslistat jatkuvasti ja odota hyväksymistä, kunnes kaikki tuotteet on laskettu.

Jos tietty tuote on jo mukana toisessa tarkastuslistassa, sinut ohjataan lisäämään määrä kyseiseen listaan. Tämä johtuu siitä, että tuote voi olla vain yhdessä tarkastuslistassa. Tämä edellyttää, että muut tarkastuslistat eivät ole vielä hyväksyttyjä. Siksi on suositeltavaa olla hyväksymättä saman tuoteryhmän tarkastuslistoja ennen kuin kaikki on laskettu.

Jos joudut tekemään tarkastuksen, kun myymälä on avoinna, ja joudut sen vuoksi hyväksymään tarkastuslistat jatkuvasti, varmista, että kaikki tarkastuslistassa olevat tuotteet on laskettu ennen hyväksymistä. Toisin sanoen, samat tuotteet eivät saa olla osana toista tarkastuslistaa myöhemmin. Tämä päivittää ensimmäisen varastomäärän uudelleen. Tällaisissa tapauksissa nämä tuotteet on lisättävä erilliseen tarkastukseen ja valittava määrä ennen hyväksymistä. Tämä toimii sitten samalla tarkastuksena tuotteille, jotka ovat olleet väärällä varastopaikalla. Parasta on tietysti suorittaa tarkastus myymälän aukioloaikojen ulkopuolella, jotta vältytään häiriötekijöiltä.

5. Laskennan tulosten syöttäminen

Laskennan jälkeen avaa sama inventaariolista uudestaan ja syötä tuotteiden oikeat määrät. Oikea määrä kirjataan "Laskettu määrä" kenttään. Jotta tietojen syöttö sujuisi nopeammin, voit valita, että siirryt automaattisesti aina seuraavaan kohtaan määrän syöttämisen jälkeen. Voit rastittaa tämän vaihtoehdon ylhäältä päälle.

Jos esim. tuotteen varastosaldo on 24 ja olet laskenut niitä olevan 20, syötä 20 Laskettu määrä -kenttään. Kun inventaariolista hyväksytään, määrä päivittyy 20:een.

Mahdollinen kerätty määrä lisätään varastomäärään, kun lista hyväksytään. Tämä johtuu siitä, että todellinen varastomuutos tapahtuu vasta sitten, kun keräilylista laskutetaan. Keräilty määrä on siten osa varaston arvoa ennen laskutusta.

HUOM! Älä lisää kerättyä määrää manuaalisesti, sillä se johtaa kaksinkertaiseen kirjaukseen.

Saman tuotenumeron ja sijainnin voit lisätä vain kerran inventaariolistaan saman laskentajakson aikana. Jos lisäät saman tuotenumeron uudestaan samaan listaan, joko manuaalisesti tai skannaamalla, lisätään tämä aiemmin laskettuun määrään, eikä tästä tuotenumerosta tule toista riviä.

Jos lisäämäsi tuotenumero löytyy jo joltain toiselta listalta, saat siitä ilmoituksen ja sinun on lisättävä tuote toiseen listaan. Voit avata toisen listan tästä suoraan. Tämä toiminto tarkistaa ainoastaan ei-hyväksytyt listat. Siksi kaikki listat hyväksytään vasta lopuksi.

HUOM! Jos aiemmat listat on jo hyväksytty, tuote on lisättävä omaan inventaariolistaan. Tämä hyväksytään rastittamalla Kumulatiivinen saldo ja merkitsemällä laskettu määrä. Jos toiselta paikalta on löytynyt vielä 5 kpl lisää, lisätään nämä Laskettu määrä -kenttään. Kun lista hyväksytään, määrä lisätään jo päivitettyyn varastosaldoon.

Jos laskentajakson aikana (laskennan aloituksesta listan hyväksymiseen) on tehty varastomuutoksia, näitä muutoksia ei oteta huomioon. Tällaiset muutokset on huomioitava manuaalisesti jälkikäteen. Voit esim. tulostaa myyntitilastot nähdäksesi, mitä tuotteita on myyty laskennan aikana. Luo näille tuotteille oma inventaariolista ja korjaa määrät. Tämän listan voit hyväksyä valitsemalla Kumulatiivinen saldo. Poikkeamaraportti laskentajaksolta näyttää myös mahdollisesti laskutetut ja vastaanotetut määrät.

6. Listojen hyväksyminen

Kun kaikki tarkistuslistat on käyty läpi, hyväksytään ne yksi kerrallaan lopuksi ja varastosaldo päivittyy. Varastomuutos saa nykyisen päivämäärän eikä sitä voi päivätä taaksepäin. Tämä tarkoittaa sitä, että viimeisen hyväksytyn tarkistuslistan päivämäärä on varaston arvopäivämäärä inventaarion jälkeen. Jos on tärkeää, että varastosaldo on oikea tiettynä päivänä, esimerkiksi 31.12.xx, kaikkien tarkistuslistojen on oltava hyväksyttynä ennen kyseistä päivämäärää.

7. Laskemattomien tuotteiden tarkistaminen

Kun olet valmis tuotteiden laskemisen kanssa, täytyy vielä tarkistaa, että kaikki tuotteet on todella laskettu. Valitse oikealta ylhäältä Ei lasketut tuotteet. Tämä toiminto voidaan suorittaa riippumatta siitä, onko listoja hyväksytty vai ei.

Syötä päivämäärä, jolloin inventointi aloitettiin. Tämä katsotaan inventointijakson alkamispäiväksi.

Seuraavat otetaan mukaan valintaan:

• Kaikki aktiiviset varastotuotteet, riippumatta varastomäärästä
• Kaikki aktiiviset tuotteet, jotka ovat keräilylistalla ja joita ei ole vielä laskutettu. Tämä tarkoittaa, että se sisältää tuotteet, joiden vapaa saldo on 0, mutta ne löytyvät keräilylistalta.
• Tuotteet, jotka on jo laskettu, jätetään pois. Muilla inventaariolistoilla olevat tuotteet eivät siis tule tähän mukaan

Syitä, miksi tuotteet tulevat listalle:

• Tuotteella on vielä varastosaldoa, vaikka se on fyysisesti loppu varastosta. Nämä tulee nollata.
• Tuote on fyysisesti loppu varastosta, koska se on jo kerätty, eikä sitä siksi ole laskettu. Tuote tulee listalle ehdotuksella tarkasteltavasta määrästä = 0, mutta se on keräilyssä. Keräilymäärä lisätään sitten takaisin varastoon.
• Tarkastelussa voi olla tuotteita, joita on jäänyt laskennassa huomaamatta, joten ne on laskettava nyt.
• Saattaa olla tuotteita, joiden varastomäärä on virheellisesti negatiivinen. Näille tulee tehdä nollaus.

Olipa syy mikä tahansa, kaikki tuotteet on tarkistettava ja hyväksyttävä oikealla varastomäärällä.

8. Laskennan jälkeisten raporttien tarkastaminen 

Laskennan ja tarkastuksien jälkeen voitte tulostaa inventaarioraportin, jossa on kaikki varaston korjaukset dokumentoituna.

Raportti löytyy Raportit - Varasto -valikosta.

Tämä raportti näyttää varaston määrän ennen ja jälkeen laskennan.

Hyväksytyn tarkastuslistan voit tulostaa tulostuskuvakkeesta.

Raportti varaston arvosta voidaan myös tulostaa ja verrata sitä Inventaarioraportin ennen ja jälkeen -osioon. Varaston arvo ennen -raportti tulee ajaa ennen tarkastusjakson alkamista.

9. Varastomuutokset kirjanpitoon

Varastopoikkeamilla, jotka ilmenevät tarkastuslistojen hyväksymisen jälkeen, ei ole suoraa yhteyttä kirjanpitoon. Varaston muutokset on siten kirjattava manuaalisesti. Varastonarvoraportin tulostuksessa on suositeltavaa valita lajittelu tiliryhmän mukaan, jotta raporttia voidaan suoraan verrata varastosaldoihin.

Tarkasteltaessa varastoa kirjanpitoon on tärkeää huomioida, että kaikki tarkastuslistat on hyväksytty kuukauden loppuun mennessä ja että kaikki saapuvat laskut on vastaanotettu ja kirjattu samalle tilikaudelle. Vasta silloin saadaan oikea vertailupohja varastonmuutoksille.

Jos tuotteille on määritetty poistot / vanheneminen, tämä vähentää tuotteiden varastonarvoa. Muista, että myös tämä arvo on kirjattava varastonmuutoksena vastaamaan kirjanpidollista arvoa. Tämä tulee ilmi raporteista.