Inventaario

Muokattu Ke, 25 Helmi klo 12:48 PM

Inventaario on varastonhallinnan perustoimi, jolla varmistetaan, että järjestelmän varastosaldot vastaavat todellista varastotilannetta. Tässä ohjeessa käydään läpi inventaarion tekeminen Quick3-järjestelmässä vaihe vaiheelta - suunnittelusta raportointiin asti.

Inventaarion tekemiseen löytyy oma toiminto päävalikosta nimellä Inventaarioluettelo.

Ennen aloittamista suosittelemme lukemaan Inventaario - Kenttien kuvaus sekä Vinkkejä inventaarioon

Inventaario koostuu seuraavista vaiheista:

Inventaarioon valmistautuminen
Inventaariolistojen luominen
(Listojen tulostus)
Tuotteiden laskeminen
Laskennan tulosten syöttäminen
Listojen hyväksyminen
Laskemattomien tuotteiden tarkistaminen
Laskennan jälkeisten raporttien tarkastaminen
Varastomuutokset kirjanpitoon

On tärkeää suunnitella varastonlaskenta siten, että se on mahdollisimman selkeää ja tehokasta yrityksessänne. Määritä laskenttavat alueet sen perusteella, mikä on käytännöllisintä suhteessa sijainteihin, varaston rakenteeseen tai tuoteryhmiin. Älä jaa yhtä inventaariolistaa laskettavaksi useamman henkilön kesken, sillä se antaa mahdollisuuden virheille. On parempi luoda useampia pienempiä listoja.

Inventaarioluettelo-näkymässä näet kaikki avoimet inventaariolistat, mutta saat myös jo vahvistetut näkymään valitsemalla Näytä vahvistetut inventaariot. Voit luoda uusia laskentalistoja painamalla plus-painiketta.

1. Inventaarioon valmistautuminen

Käy läpi kaikki avoimet myyntitilaukset ja laskuta kaikki tilaukset, jotka on mahdollista laskuttaa. Älä jätä keskeneräisiä tilauksia.
Tilaukset, joita ei voi vielä laskuttaa, tulee merkitä kerätyksi ennen inventaarion alkua niin, että varatut tuotteet tulevat keräilylistalle. Esim. huoltotilaukset, joissa osat on kerätty varastosta odottamaan huoltoa, tai osat on jo asennettu asiakkaiden laitteisiin.
HUOM! Kerätty määrä lisätään automaattisesti takaisin varastosaldoon tarkistuslistan hyväksymisen yhteydessä, joten tätä ei tule tehdä manuaalisesti.
Poista turhat tilaukset
Älä tee manuaalisia varastokorjauksia inventaarion aikana, vaan käytä ainoastaan laskentalistoja
Jotta tuloksista saadaan mahdollisimman tarkkoja, on syytä välttää muita varastotapahtumia laskennan aikana, kuten myyntiä ja tavaran vastaanottoa. Inventaariolistoilla nämä tapahtumat jäävät huomioitta ja niiden aiheuttamat muutokset saldoissa ajetaan yli, kun inventaariolistat hyväksytään.
- Mikäli siis inventaarion aikana myydään tuotteita, tulee nämä vähentää lasketusta määrästä manuaalisesti.
  - Esim. jos tuotteita on varastossa 3 kpl ja inventaarion aikana yksi näistä myydään, vaihdetaan listalle määräksi 2 kpl.
Jos joudut laskemaan varaston liikkeen aukioloaikana, keskity pienempiin sijainteihin ja vahvista inventaariolistat säännöllisesti.
Poista vanhat avoimet inventaariolistat tai mahdolliset testilistat ennen aloittamista. Nämä estävät samojen tuotteiden valitsemisen uusiin inventaariolistoihin. Tuotteet voivat olla vain yhdellä inventaariolistalla laskennan aikana.
HUOM! Käyttäjä ei pysty palauttamaan poistettuja inventaariolistoja. Tarvittaessa ne on palautettava aiemmasta varmuuskopiosta, mikä on työlästä. Ole siis varovainen listojen poistamisen kanssa.
Kannattaa ottaa varastonarvoraportti Raportit - Varasto - Varastonarvo ennen inventaarion aloittamista

2. Inventaariolistojen luominen

Luo inventaariolista tietyillä kriteereillä

Luo uusi lista painamalla plus-painiketta
Tallenna lista, jolloin se saa oman numeron
Määritä suodattimet haluamillesi tuotteille, esim. sijainti, tuoteryhmä tai toimittaja
Suosittelemme jakamaan listan useampiin pienempiin osiin, jotta laskenta on selkeämpää
Jos et käytä mitään suodattimia, saat listaan kaikki varastossa olevat tuotteet. Tätä ei kuitenkaan suositella, jos laskettavia tuotteita on paljon.
Painamalla Lisää valinta saat valitsemasi tuotteet inventaariolistalle

Voit käyttää halutessasi useampia eri suodattimien yhdistelmiä ja painaa Lisää valinta uudelleen. Tämä ei lisää jo listassa olevia tuotteita uudelleen listaan.
Riippuen inventaariomenetelmästä, voi olla hyödyllistä asettaa laskettava määrä täsmäämään varastomäärän kanssa. Tällöin Laskettu määrä -sarake täytetään automaattisesti. Tätä kannattaa käyttää silloin, kun luulet saldojen pitävän melko hyvin paikkansa ja niihin tarvitsee tehdä vain muutamia muutoksia. Tätä ei voi käyttää samaan aikaan Kumulatiivinen varasto toiminnon kanssa.

Kun olet valinnut tuotteet, varastotilanne tulee myös mukaan listalle. Tallenna lista uudestaan.
HUOM! Jos aiot nollata varastosaldot ennen laskentaa, sinun täytyy luoda listat ensin ja vasta sen jälkeen voit nollata saldot.
Mikäli lisäät tuotteita listaan manuaalisesti, käytetään samaa sijaintien jakomenetelmää kuin tuotteiden skannaamisessa. Katso seuraava osio.

Luo inventaariolista skannaamalla tuotteita

Jos teet listan tällä tavalla, älä lisää mitään tuotteita Lisää valinta -napilla. Luo vain tyhjä lista ja skannaa tuotteita siihen.
Jos tuotteet ovat pääasiassa oikeilla sijainneilla, on suositeltavaa jättää sijainti pois listalta. Täytä vain päävarasto. Tuotteet skannataan tällöin listalle niiden alkuperäisellä sijainnilla. Tämä antaa enemmän joustavuutta sille, mitkä tuotteet voidaan laskea samaan listaan. Jos tuotteella on väärä sijainti, täytä oikea sijainti kenttään Uusi sijainti (siirrä). Tällöin alkuperäinen sijainti nollataan ja tuote siirretään uuteen sijaintiin.
Voit myös tehdä tarkemman laskennan tietylle varastosijainnille lisäämällä sijainnin listan otsikkoon. Lasket siis vain tuotteet, jotka ovat tällä varastopaikalla. Skannatun tuotteen nykyinen sijainti tallentuu listaan.
Tärkeää huomioitavaa on, että jos skannaat tuotteen, joka ei ennestään sijaitse kyseisessä määritellyssä sijainnissa, se tulkitaan niin, että kyseinen tuote voidaan nyt sijoittaa myös tähän uuteen sijaintiin. Tuotteen määrä pysyy ennallaan alkuperäisessä sijainnissaan. On mahdollista, että tietyllä tuotteella on kaksi eri sijaintia, esimerkiksi myymälässä ja varastossa. Jos näin ei kuitenkaan ole, saat virheellisesti tuplalaskennan kyseiselle tuotteelle. Järjestelmä ei ymmärrä sitä, jos tuote onkin tarkoitus siirtää uuteen sijaintiin. Ainoastaan Uusi sijainti (siirrä) -kenttä tekee sen, edellyttäen että tuote on laskettu alkuperäisellä sijainnilla. Jos vanhoihin sijainteihin jää ylimääräistä varastosaldoa, ne voidaan poistaa lopuksi käyttämällä Ei lasketut tuotteet -toimintoa.

Varaston nollaus ennen laskentaa

Joskus voi olla hyödyllistä nollata varastosaldot ennen laskentaa. Tätä kannattaa käyttää silloin, jos varastosaldoissa oletetaan olevan suuria virheitä. Tässä laskennassa kannattaa käyttää tuotteiden sijaintia, että tuotteille saadaan oikea paikka tallennettua heti alusta lähtien. Sijaintia voidaan myös muuttaa laskennan aikana tai voidaan myös lisätä muita sijainteja.
HUOM! Vain superadmin-käyttäjällä on oikeus nollata varasto. Pyydä siis Quickin konsulttia tekemään tämä.

3. (Listojen tulostus)

Inventaario on yleensä helpoin tehdä kirjaamalla varastosaldot suoraan Quickiin käyttäen kannettavaa tietokonetta tai älypuhelinta. Jos haluat kuitenkin tulostaa paperiset listat, voit tulostaa ne oikeassa yläkulmassa olevasta tulostusikonista. Saat varastomäärät mukaan valitsemalla raportin Inventaarioluettelo määrillä.

4. Tuotteiden laskeminen

Parhaan mahdollisen tuloksen varmistamiseksi inventaarion tulisi tapahtua järjestelmällisesti ja tehokkaasti eikä sitä tulisi venyttää usean päivän ajalle. Tallenna inventaariolistat säännöllisesti, mutta vahvista listat vasta sitten, kun kaikki saman kategorian (esim. hyllypaikka, tuoteryhmä toimittaja) tuotteet on laskettu. Jos tuote on jo mukana toisella listalla, sinut ohjataan lisäämään määrä kyseiseen listaan. Tuote voi olla vain yhdellä avoimella (ei vahvistetulla) inventaariolistalla.

Jos joudut tekemään inventaarion, kun myymälä on avoinna, ja joudut sen vuoksi vahvistamaan inventaariolistat jatkuvasti, varmista, että kaikki listalla olevat tuotteet on laskettu ennen vahvistamista. Toisin sanoen, samat tuotteet eivät saisi tulla toiselle inventaariolistalle myöhemmin. Tämä päivittää varastomäärän uudelleen. Tämä toimii sitten samalla tarkastuksena tuotteille, jotka ovat olleet väärällä varastopaikalla. Mikäli tuotteella kuitenkin on useampia varastopaikkoja, voidaan ne lisätä listalle omina riveinään.

5. Laskennan tulosten syöttäminen

Mikäli tulostit paperiset listat, avaa inventaariolistat Quickissä laskennan jälkeen. Tietokoneella / älypuhelimella tehdessä oikeat määrät kirjataan luonnollisesti suoraan Quickiin.

Oikea määrä kirjataan Laskettu määrä kenttään. Jotta tietojen syöttö sujuisi nopeammin, voit valita, että siirryt automaattisesti aina seuraavaan kohtaan määrän syöttämisen jälkeen. Voit rastittaa tämän vaihtoehdon ylhäältä päälle kohdasta Uusi rivi laskettaessa määrää.

Jos esim. tuotteen varastosaldo on 24 ja olet laskenut niitä olevan 20, syötä 20 Laskettu määrä -kenttään. Kun inventaariolista vahvistetaan, määrä päivittyy 20:een.

Mahdollinen kerätty määrä lisätään varastomäärään, kun lista vahvistetaan. Tämä johtuu siitä, että todellinen varastomuutos tapahtuu vasta sitten, kun keräilylista laskutetaan. Keräilty määrä on siten osa varaston arvoa ennen laskutusta.

HUOM! Älä lisää kerättyä määrää manuaalisesti, sillä se johtaa kaksinkertaiseen kirjaukseen.

Saman tuotenumeron ja sijainnin voit lisätä vain kerran inventaariolistaan saman laskennan aikana. Jos lisäät saman tuotenumeron uudestaan samaan listaan, joko manuaalisesti tai skannaamalla, lisätään tämä aiemmin laskettuun määrään, eikä tästä tuotenumerosta tule toista riviä.

Jos lisäämäsi tuotenumero löytyy jo joltain toiselta listalta, saat siitä ilmoituksen ja sinun on lisättävä tuote toiseen listaan. Voit avata toisen listan klikkaamalla ilmoitusta. Tämä toiminto tarkistaa ainoastaan avoimet listat. Siksi kaikki listat vahvistetaan vasta lopuksi.

HUOM! Jos aiemmat listat on jo hyväksytty, tuote on lisättävä omaan inventaariolistaan. Tällöin rastitetaan päälle Kumulatiivinen saldo ja merkitsemällä laskettu määrä. Jos toiselta paikalta on löytynyt esim. vielä 5 kpl lisää, lisätään nämä Laskettu määrä -kenttään. Kun lista vahvistetaan, määrä lisätään jo aiemmin laskettuun varastosaldoon. Tässä tapauksessa kaikki muut listat on suljettava ensin. Inventaariolistoja, joissa käytetään sekä kumulatiivista määrää että ei-kumulatiivista määrää, ei voi olla samaan aikaa auki.

Jos laskennan aikana (laskennan aloituksesta listojen vahvistamiseen) on tehty varastomuutoksia, näitä muutoksia ei oteta automaattisesti huomioon. Tällaiset muutokset on huomioitava manuaalisesti jälkikäteen. Voit esim. tulostaa myyntitilastot (Analytiikka - Myyntihistoria) nähdäksesi, mitä tuotteita on myyty laskennan aikana. Luo näille tuotteille oma inventaariolista ja korjaa määrät.

6. Listojen vahvistaminen

Kun kaikki inventaariolistat on käyty läpi, vahvistetaan ne yksi kerrallaan lopuksi ja varastosaldo päivittyy. Varastomuutos saa nykyisen päivämäärän eikä sitä voi päivätä taaksepäin. Tämä tarkoittaa sitä, että viimeisen hyväksytyn tarkistuslistan päivämäärä on varaston arvopäivämäärä inventaarion jälkeen. Jos on tärkeää, että varastosaldo on oikea tiettynä päivänä, esimerkiksi 31.12.xx, kaikkien tarkistuslistojen on oltava hyväksyttynä ennen kyseistä päivämäärää.

7. Laskemattomien tuotteiden tarkistaminen

Kun olet valmis tuotteiden laskemisen kanssa, täytyy vielä tarkistaa, että kaikki tuotteet on varmasti laskettu. Valitse Inventaarioluettelo-näkymässä oikealta ylhäältä Ei lasketut tuotteet. Tämä toiminto voidaan suorittaa riippumatta siitä, onko listoja vielä vahvistettu vai ei.

Syötä päivämäärä, jolloin inventointi aloitettiin. Tämä katsotaan inventointijakson alkamispäiväksi.

Seuraavat otetaan mukaan valintaan:

Kaikki aktiiviset varastotuotteet, riippumatta varastomäärästä
Kaikki aktiiviset tuotteet, jotka ovat keräilylistalla ja joita ei ole vielä laskutettu
- Tarkista siis näissä tapauksissa inventaariolistan Keräilylistoilla-sarake
- Jos esim. tuotetta on 1 kpl varastossa, mutta se on kerätty, Keräilylistoilla-sarakkeessa näkyy 1 kpl ja Laskettu määrä -sarakkeeseen laitetaan 0. Keräilylistoilla oleva määrä lisätään saldoon listan vahvistamisen jälkeen.
Tuotteet, jotka on jo laskettu, jätetään pois. Muilla inventaariolistoilla olevat tuotteet eivät siis tule tähän mukaan

Tämän listan avulla saadaan korjattua seuraavat tapaukset:

Tuotteella on vielä varastosaldoa, vaikka se on oikeasti loppu varastosta
Tuote on jäänyt laskennassa huomaamatta
Tuotteen varastomäärä on virheellisesti negatiivinen

8. Laskennan jälkeisten raporttien tarkastaminen

Laskennan ja tarkastuksien jälkeen voi tulostaa inventaarioraportin, jossa on kaikki varaston korjaukset dokumentoituna. Raportti löytyy Raportit - Varasto - Inventaarion poikkeama. Tämä raportti näyttää varaston määrän ennen ja jälkeen laskennan.

Vahvistetut inventaariolistat voi tulostaa tulostuskuvakkeesta inventaariolistanäkymän oikeasta ylänurkasta.

Otetaan vielä inventaarion jälkeen varastonarvoraportti Raportit - Varasto - Varastonarvo, niin tätä voi verrata ennen inventaariota otettuun raporttiin.

9. Varastomuutokset kirjanpitoon

Varaston muutos kirjataan varastonarvoraportin perusteella manuaalisesti kirjanpitoon. Ennen varaston arvon kirjaamista on hyvä varmistaa, että kaikki kauden ostolaskut on kirjattu kirjanpitoon, sekä näillä laskuilla olevat tuotteet on vastaanotettu varastoon.

Inventaario

Katso myös