Inledning

Denna manual beskriver processen för inventering, inklusive förberedelser och genomförande. Inventeringen kan nu även utföras med hjälp av appen Q3Mobile.

Viktiga Riktlinjer

• Följ nedan riktlinjerna för att säkerställa högsta möjliga kvalitet och kontroll vid inventering.
  Läs igenom guiden noggrant innan du börjar. 

Klicka på Huvudmenyn Quick3 och sök på inventering

Förfarandet är följande

1. Förbered dig för inventering
2. Skapa inventeringslistor
   1. Arbeta med inventeringslistor
   2. Arbeta med skanner
   3. Nollställa lagret
3. Skriv ut inventeringslistor
4. Utför en inventering
5. Lägg in inventeringsresultatet
6. Godkänna inventeringslistor som en helhet i slutet.
7. Kontrollera oräknade varor
8. Kontrollrapporter efter räkningen
9. Inventarieförändring - bokföring
   1. Jämförelse av lagerkonton och lagervy
   2. Säkerställande av korrekt jämförelsegrund
   3. Hantering av artiklar med kuransnivå

1. Förberedelser för Inventering

• Gör så mycket fakturering som möjligt i förväg.
• För beställningar som inte kan slutföras i sin helhet, måste varor som inte längre befinner sig på den avsedda platsen registreras som plockade innan räkneperioden börjar. T.ex. verkstadsbeställningar där delar plockas från lagret och monteras på cyklar/fordon.
  OBS!  Den plockade kvantiteten läggs automatiskt tillbaka till lagret när inventeringslistan godkänns, så den ska inte läggas till manuellt.
• Ta bort alla orealistiska beställningar. (exempel, test orders etc.)
• Undvik manuella lagerkorrigeringar under inventeringsperioden.
• För att få ett bra inventeringsresultat är det viktigt att undvika andra lagertransaktioner under inventeringsperioden.  Dvs. försäljning och varumottagningar.  Dessa transaktioner kommer att ignoreras/överskrivas när inventeringslistorna godkänns.  
• OBS. Om du är beroende av att räkna medan butiken är öppen måste du räkna mindre platser och godkänna listorna efter varandra. Om samma artiklar säljs under räkningen måste detta korrigeras manuellt i efterhand.

• OBS. Gamla inventeringslistor, eller inventeringslistor som skapats för testning och som inte har godkänts, måste raderas innan de tas i bruk. Dessa förhindrar att samma produkter väljs i nya inventeringslistor.  Detta beror på att varor endast kan finnas i en inventeringslista under inventeringsperioden. 
• OBS. raderade inventeringslistor kan inte återställas av användaren, om det är möjligt måste dessa hämtas från den tidigare säkerhetskopian. Arbetet med detta kommer att faktureras enligt den tid som lagts ned.

2. Skapa Inventeringslistor

• Tryck på huvudmenyn Quick3 och sök på inventering och tryck sedan på knappen Inventering
• Klicka på Plus-ikonen eller välj Lägg till för att skapa en ny inventeringslista. 

2.1 Arbeta med inventeringslistor

Filtrera i inventeringslistan för specifika områden eller produktgrupper.

• Spara inventeringslistan så att den får ett inventeringsnummer.
• Ange filter för de objekt som du vill inkludera i urvalet. T.ex. plats, produktgrupp och/eller leverantör.
  OBS. Vi rekommenderar att du delar upp inventeringen i flera mindre inventeringar för att få en bättre överblick.
  Om du inte anger några begränsningar får du alla artiklar med inventering. Detta rekommenderas inte eftersom det kan bli en mycket komplicerad inventeringslista om du har många artiklar
  
  
• Tryck på knappen Lägg till urval för att lägga till artiklar för inventering
  
• Du kan ändra urvalsfiltret i rubriken under inventeringen och klicka på Lägg till urval igen. Då läggs de artiklar som passar det nya filtret till. De först registrerade artiklarna behålls i inventeringslista, och inga inmatade uppgifter ändras. På det här sättet kan du bygga upp en artikelräkning för artiklar med olika referense
• Beroende på vilken metod du väljer för inventarieberäkning kan det vara en fördel att be systemet att Ställa in räknat lika med inventerngsbart lager. Då fylls kolumnen Räknebart antal i automatiskt. Mest relevant om du har en känsla av att inventeringen är ganska korrekt, och därmed bara några få ändringar att registrera.  Kan inte användas i kombination med Ackumelera lager.

• Beroende på vilken metod du väljer för inventarieberäkning kan det vara en fördel att be systemet att Ställa in räknat lika med inventerngsbart lager. Då fylls kolumnen Räknebart antal i automatiskt. Mest relevant om du har en känsla av att inventeringen är ganska korrekt, och därmed bara några få ändringar att registrera.
  Kan inte användas i kombination med Ackumelera lager. 
• Vid val registreras varorna med det lager som för närvarande finns i lager. Spara räkningen på nytt.
  OBS! Om du avser att återställa lagret innan du räknar, kommer inventeringslistan inte att kunna hämta lagret. I detta fall måste inventeringslistan först genereras och sedan körs nollställningen av lagret.
  
  
• Om du för in varor manuellt i inventeringslistan kommer förfarandet för att tilldela en plats att vara detsamma som vid skanning av varor.  Se nästa avsnitt.

OBS! Använd inte en lista mellan flera personer för att undvika fel.

2.2 Arbeta med Skanner

• För Inventering med en skanner ska du inte använda alternativet Lägg till urval.  Skapa bara en tom inventeringslista och skanna varorna efter varandra.
• Om varorna för det mesta befinner sig på rätt plats rekommenderas det att inte ange någon plats i rubriken. Hänvisa bara till huvudlagret. Varorna kommer då att skannas in i räkningslistan med den ursprungliga platsen. Detta ger större frihet när det gäller vilka varor som kan räknas i samma räkningslista.
  Om den plats som visas är felaktig, ange den korrekta platsen i fältet "Ny plats (omlokalisering)". Den ursprungliga platsen återställs då till noll och varan flyttas till en ny plats.
• Om du vill räkna en specifik plats kan du ange platsen i rubriken för inventeringslistan. Detta för att ange att du nu ska räkna artiklar som ligger under denna specifika lagerplats. Det skannade objektet läggs då till i inventeringslistan med den specifika plats det befinner sig på.
  Det är vanligt att samma artikel har två lagerplatser, t.ex. i butik och i lager. Om detta inte är fallet kommer du felaktigt att få dubbla lager för artikeln.
  Systemet har inga förutsättningar för att förstå att det till exempel är meningen att varan ska flyttas till den angivna platsen. Det är bara flyttningsfältet som gör det, förutsatt att det räknas på varans ursprungliga plats.
  Om det finns "överblivna" inventarier på tidigare platser kommer dessa att rensas bort så småningom genom att köra rutinen för att generera en inventeringslista för "oräknade artiklar".

2.2 Nollställa lagret före inventering

• För vissa kan det vara en fördel att nollställa inventarierna innan du börjar räkna.  Det finns ett separat alternativ för detta under menyn från inventeringsräkning.  Detta kan vara en fördel om det finns stora fel i inventeringen och du därför vill köra en "nollställning" av alla inventeringar.  När du räknar kan du sedan med fördel ange platsen i rubriken för inventeringen, så att den anges för alla artiklar som skannas.  Detta effektiviserar sedan arbetet med att ge varorna rätt plats.
• Vid behov kan du ändra lagerplatsen under vägen om det finns andra underplatser som skannas/räknas, så att det blir rätt direkt på varan.

3. Skriv ut inventeringslistor

Inventeringslistor skrivs ut från utskriftsikonen i det övre högra hörnet.  Om du vill ha en inventeringslista med inventering kan du hitta den under hamburgermenyn.

4. Utföra en inventering

För att inventeringen ska bli så bra som möjligt bör den utföras så koncentrerat och effektivt som möjligt och inte spridas ut över flera dagar. 

• Spara inventeringslistorna efter varandra och vänta tills alla inventeringar är klara innan du godkänner dem.  
• För en artikel som redan finns på en annan inventeringslista kommer du att hänvisas till den listan för att lägga till kvantiteten där.  Detta beror på att en artikel endast kan finnas på en inventeringslista .
  För att detta ska fungera förutsätts det att de andra inventeringslistor inte är godkända.  Det rekommenderas därför att inventeringslistor för liknande artikelgrupper inte godkänns förrän allt har inventerats.

4. inventera under öppettider

Om du behöver inventera medan butiken är öppen och därför måste godkänna inventeringslistor kontinuerligt måste du se till att alla enheter av artiklarna i inventeringslistan räknas innan de godkänns.  

Det innebär att samma artiklar inte får räknas i en annan inventeringslista senare. Detta kommer då att skriva över den första inventeringen som har uppdaterats.  I sådana fall måste varorna föras in i en separat inventeringslista och kryssa i inställningen ackumuleringsrutan före godkännande.  

Detta kommer då att betraktas som en "ackumulationsinventering " med varor som har varit på fel lagerplats.

Det är förstås bäst att räkna utanför butikens öppettider för att undvika att behöva ta hänsyn till andra faktorer också.

5.  Ange resultatet av räkningen

Efter inventeringen öppnar du samma inventeringslista igen för att skriva in den korrekta inventeringen.  Det korrekta lagret anges i Räknat lager. 

För att få ett bättre flöde när du matar in artiklarna kan du välja att flytta markören till nästa rad när du räknar kvantiteten.  Sätt ett kryss i rubriken.

Om Quick3 har registrerat 24 artiklar i lager och du har inventerat 20, då anger du 20 i Räknat lager. När inventeringslistan godkänns skrivs lagret över med siffran 20. 

OBS. Artiklar som existerar på order kommer att läggas till på lagret när inventeringslistan godkänns.
Detta beror på att den faktiska lagerkvantiteten sker först när orden faktureras. 

Den plockade kvantiteten ska därför betraktas som en del av lagervärdet fram till fakturering. 

OBS. Lägg inte till den plockade kvantiteten manuellt, annars blir den dubbel.

Det är endast tillåtet att ange ett artikelnummer för en specifik plats en gång i en inventeringslista inom samma Inventeringsperiod. Om du anger samma artikelnummer en andra gång i samma inventeringslista, antingen manuellt eller genom skanning, visas en dialogruta där du kan lägga till inventerat antal.  Antalet läggs då till i den föregående raden i inventeringslista och den nuvarande radem raderas.

Artikelnummer existerar på annan inventeringslista 

Om det artikelnummer som du lägger till redan är registrerat i en annan inventeringslista för samma plats ges en varning och artikeln måste läggas till i den andra inventeringslista i stället.  Det finns ett alternativ för att öppna den räkningen direkt från bilden.

Denna rutin kontrollerar endast mot ej godkända inventeringslistor. Det är därför en fördel om alla inventeringslistor kan godkännas i slutändan.

OBS!  Om tidigare inventeringslistor har godkänts måste du själv ta hand om sådana frågor. Artikeln måste då föras in i en separat inventeringslista, och denna måste godkännas genom att kryssa i rutan för Ackumulera lager med räknad kvantitet.  Det är sedan förändringen som ska bokföras. D.v.s. om 5 artiklar räknas på en annan plats, förs 5 artiklar in som inventerat lager.  När inventeringslistan är godkänd läggs antalet till det redan uppdaterade lagret.

Om det har skett rörelser i lagret under inventeringsperioden (från det att inventeringen påbörjas till dess att inventeringslistan godkänns) kommer förändringarna i lagret att "sväljas" och kommer inte att tas med i beräkningen.

Förändringar som skett under investeringsperioden MÅSTE då beaktas manuellt i efterhand.  

Ett tips kan vara att 

• köra försäljningsstatistik för att se vilka artiklar som har sålts.  Skapa en separat inventering för dessa artiklar med +/- i kvantitet för att korrigera lagret.  Listan godkänns med Ackumulerat lagerantal. 
• Ta ut en Avvikelserapport för inventeringsperioden visar även eventuella fakturerade och mottagna kvantiteter. 

6. Godkänna räkningarna

När alla inventeringslistor är färdiga så godkänns inventeringslistan slutligen en efter en för att uppdatera lagret. 

Lagerkorrigeringen får "dagens datum" och det är inte möjligt att retroaktivt ändra datumet. Detta innebär att datumet för den senast godkända inventeringslistan blir datumet för lagervärdet efter inventeringen. 

OBS. Är det är viktigt att ha ett korrekt lagervärde den 31/12/xx måste alla inventeringslistor godkännas senast det datumet.

7. Kontrollera oräknade varor

När du anser dig vara klar med inventeringen måste du göra en kontroll av att alla artiklar faktiskt har räknats.

• I menyn för inventering kör du funktionen Ej räknade artiklar. Denna kan köras oavsett om inventeringslistorna är godkända eller inte.

• Ange det datum då den första inventeringen skapades. Detta anses vara när inventeringsperioden började.

Följande kommer att ingå i urvalet:

• Alla artiklar som är aktiva och som har lagerkontroll, oavsett lager.
• Alla artiklar som är aktiva och finns i plocklistor som ännu inte har fakturerats.  Det vill säga att det kommer att fånga upp artiklar med lager=0 och som har en plockkvantitet.
• Artiklar som redan har räknats är uteslutna.  Dvs. varor som finns i andra inventeringslistor.

Det kan finnas olika förklaringar till varför varorna finns med i listan:

• Artikeln är kvar med en inventering, men är fysiskt tom i lagret.  Dessa ska då annulleras.
• Varan är fysiskt tom i lagret eftersom varan har plockats och därför har inga varor hittats att räkna.  Artikeln kommer då upp med ett förslag till räknat lager=0, men har en plockkvantitet.  Den plockade kvantiteten kommer då att läggas tillbaka till lagret.
• Det kan finnas artiklar som du har förbisett när du räknade, så dessa måste räknas nu.
• Det kan finnas varor som på grund av fel har hamnat på ett negativt lagervärde.  Dessa måste då annulleras.
• Oavsett orsaken måste alla varor kontrolleras och sedan godkännas med vad du anser vara rätt lager.

8. Kontrollrapporter efter räkningen

I slutet av inventeringen  kan du skriva ut rapporten avvikelserapport inventering för att dokumentera alla lagerkorrigeringar.  

Finns tillgänglig från Rapporter - Lager.

Den här rapporten visar inventeringen före och efter räkningen.

För en godkänd inventeringslista kan inventeringsresultatet skrivas ut från skrivarikonen.  

Rapporten lagervärdelista kan också köras och kontrolleras mot inventeringen före och efter avvikelserapporten. Lagervärdet före måste då skrivas ut för datumet innan starten av inventeringsperiodens början.

9. Hantera lagerförändringar

1. Jämförelse av Lagerkonton och lagervv

• För att korrekt bokföra lagerförändringar, börja med att jämföra saldot på dina lagerkonton (kontonummer 14xx) med det totala lagervärdet som anges på lagervärdeslistan.
• När du skriver ut lagervärdeslistan, välj att sortera den efter kontogrupp. Detta gör rapporten direkt jämförbar med dina lagerkonton och underlättar analysen.

2. Säkerställande av Korrekt Jämförelsegrund

• För en korrekt jämförelsegrund, se till att alla inventeringar är godkända vid månadens slut.
• Samtidigt, säkerställ att alla inkommande fakturor är mottagna och korrekt bokförda för samma redovisningsperiod. Detta steg är avgörande för att få en rättvisande bild av lagerförändringarna.

3. Hantering av artiklar med Kuransnivå

• Om varor tilldelas en kurans, vilket innebär en nedskrivning av lagervärdet, måste detta också återspeglas i bokföringen.
• Denna förändring i lagervärde ska bokföras som en lagerförändring för att korrigera det bokföringsmässiga värdet i enlighet med de faktiska värdena.
• Alla dessa justeringar kommer att vara synliga i dina rapporter, vilket underlättar uppföljning och analys.

Viktiga Tips

• Var noggrann med att alla lagerförändringar reflekterar de faktiska rörelserna och justeringarna som har gjorts under inventeringsperioden.