Tips for varetelling

Varer i ordre/plukking 

Er det antallet som fysisk ligger på lager riktig? Dette kommer an på om alt som faktisk er levert er fakturert, eller om dere bruker plukking når varer tas fra lager (uten at det faktureres). Faktisk lagerbeholdning oppdateres ved fakturering/kontantsalg og varemottak. Ordre som er opprettet, påvirker ikke lagerbeholdningen. Registrering av Plukkantall blir tatt hensyn til ved telling. Det mest oversiktlige ville være om alt som er tatt fra lager faktureres umiddelbart, men det er ikke alltid det lar seg gjøre. Varer som ligger på ordre kan være så mangt:

• Er dette varer som fysisk er tatt fra lager?
• Er dette varer som er brukt ved klargjøring/service av kjøretøyer, slik at de ikke er å finne på lager ved telling?
• Er dette varer som er bestilt av kunder, men som ikke er utlevert (kanskje pga at det må bestilles fra lev, eller fordi det skal utleveres senere)?
• Er dette varer som er tatt fra lager og som ligger i kundehylle?

Det er derfor viktig at dette blir registrert i Quick på riktig måte, slik at systemet kan operere med en riktig lagerbeholdning og ta hensyn til dette ved varetelling.

Løsningen på dette er ‘Plukking’ 

• Tellelisten tar hensyn til plukkantall. Kolonnen Tellbar beholdning vises som Beholdning – Plukklistet. Ordre har da ingen betydning for antallet. Du teller antallet som fysisk ligger på lager, og legger dette inn som Talt beholdning.
• Ved oppdatering av telleresultat legges plukklistet antall til igjen på beholdningen. F.eks hvis det er plukklistet (levert) 2 stk. av en vare, blir beholdningen satt til opptalt beholdning + 2 ved oppdatering av varetelling.  Slik må det være siden det er først ved fakturering at den faktiske lagerbeholdningen blir belastet.
  Plukkantall må derfor ikke legges til manuelt, da blir det i så fall dobbelt.

Har ikke brukt plukking

Hvis dere ikke har brukt rutinen for plukking, må dere manuelt ta hensyn til ordrebeholdning ved telling. Dvs dere må vurdere hver enkelt vare og sjekke om det som ligger på ordre skal legges til det antallet dere finner på lager (hvis det er varer som er tatt fra lager i en eller annen sammenheng og ikke fakturert enda), eller om det ikke skal legges til (hvis det er kundeordre i påvente av at varer skal komme inn til lager).
I tellelisten legger dere inn det antallet som er korrekt, og tellingen oppdateres.
Lagerbeholdning blir satt til det antallet som ligger i kolonnen Talt beholdning.
Igjen er det viktig at det ikke har skjedd bevegelser på lager mellom telletidspunkt og oppdatering av lager.
Vi anbefaler ikke denne løsningen siden det krever mye manuell oppfølging underveis, og fører med seg en del feilkilder.

Registrere endringer ved telling

 Det er mulig å registrere endringer i varetelling.   Dette er bare anbefalt for å legge til enkelte varer i tillegg til det som allerede er talt på samme lokasjonen.

Endringen fylles inn i feltet Talt beholdning.  

På tellelisten må man da krysse av for Akkumuler beholdning med opptalt antall. Da vil den korrigere lagerbeholdningen med det som er angitt i Talt beholdning.

Èn vare kan kun ligge i en telleliste

Det tillates ikke at samme varenr legges inn i flere tellelister med samme lokasjon.  Det kommer da opp et varsel med henvisning til allerede opprettet telling, slik at du kan klikke deg over til den for å legge til beholdningen der. 

Dette har blitt strengere i den siste versjonen for å sikre bedre kvalitet på tellingen.  I kombinasjon med plukklistet antall og relokering har dette gitt noen utfordringer for telleresultat og avviksrapportering.

Nullstilling av varelageret 

Med den nye løsningen er det ikke anbefalt å kjøre nullstilling av varelageret i forkant.  Bedre å la beholdningene stå og til slutt bruke rutinen for Ikke opptalte varer for å fange opp varer som står igjen med beholdning for så å nullstille de med en telling til slutt. Dette sikrer også bedre datagrunnlag for avviksrapporter.

Relokering ved bruk av varetelling
Man kan utføre en relokering (endre lokasjon) samtidig som man utfører en varetelling.
Samtidig som man da fyller inn Talt beholdning, legger man også inn Ny lokasjon.
Ved godkjenning av tellelisten vil relokeringen finne sted.

Varetellingsrutinen kan også brukes for å endre lokasjon på varer uavhengig av at det faktisk utføres varetelling.  

Generer tellelisten slik at den inneholder de varene som skal flyttes, evt legg inn varer manuelt i tellelisten.  Kryss av for Sett opptalt lik tellbar beholdning.  Legg inn Ny lokasjon(relokering) på varelinjene.  

Hvis dere har en del varer som ikke har fått tildelt eksakt lokasjon, og dermed ligger med en overordnet lokasjon kan varetellingsrutinen brukes for å kjøre samlet opprydding.  Opprett en telleliste, kryss av for Ekskluder underlokasjoner  og velg Sett opptalt lik tellbar beholdning.  Klikk på Legg til utvalg for å hente inn varene.  Legg så inn Ny lokasjon for de varene som skal flyttes.
NB! Viktig at kolonnen Talt beholdning ikke endres, siden beholdningen skal være den samme.

Dette er noen eksempler for hvordan relokering kan utføres.  Det er viktig å være helt trygg på hva man gjør her for å unngå å lage feil.

Lage korreksjons telling

Hvis dere av en eller annen grunn får godkjent en telling med feil antall kan det opprettes en korreksjonstelling for å rydde opp.  Det er dessverre ingen mulighet for å reversere en telling.

Fra menyen til en telleliste er det valg for å kopiere en telling og samtidig snu fortegn på Talt beholdning.  Denne tellingen kan da godkjennes med Akkumuler beholdning for å trekke alt ut igjen.

Tellingen kan kopieres en gang til, for å lage en telling der dere legger inn korrekt Talt beholdning.

Hva som er riktig fremgangsmåte for opprydding må vurderes i det enkelte tilfellet.