Vinkkejä inventaarioon

Tuotteet tilauksella / keräilyssä

Onko varastossa fyysisesti oleva määrä oikea? Tämä riippuu siitä, onko kaikki tosiasiassa toimitetut tuotteet laskutettu vai käytättekö keräilyä, kun varastosta otetaan tavaroita (ilman laskutusta). Todellinen varastosaldo päivitetään laskutuksen, myyntitapahtuman tai tavaran vastaanoton yhteydessä. Luodut tilaukset eivät vaikuta varastosaldoon. Keräilymäärän rekisteröinti otetaan huomioon inventaariossa. Selkeintä olisi, jos kaikki varastosta otetut tavarat laskutettaisiin välittömästi, mutta se ei aina ole mahdollista. Tilauksilla olevat tuotteet voivat olla mitä tahansa:

• Onko nämä tuotteita, jotka on fyysisesti otettu varastosta?
• Onko nämä tuotteita, joita on käytetty ajoneuvojen valmisteluun/huoltoon, joten niitä ei löydy varastosta laskennan yhteydessä?
• Onko nämä tuotteita, jotka on tilattu asiakkaille, mutta joita ei ole vielä laskutettu (mahdollisesti tilattu toimittajalta tai tarkoituksella myöhempää toimitusta varten)?
• Onko nämä tuotteita, jotka on otettu varastosta ja laitettu varaushyllyyn odottamaan asiakasta?

Juuri siksi on tärkeää, että nämä tiedot rekisteröidään oikein Quick 3:een, jotta varaston määrä pysyy oikeana ja se huomioidaan inventaarion yhteydessä.

Ratkaisuna tähän on keräily

• Inventaariolista huomioi kerätyn määrän. "Laskettava määrä" -sarakkeessa näkyy keräilylistan saldo. Tilaus ei vaikuta määrään. Lasket varastossa olevan määrän ja syötät sen "Laskettu määrä" -sarakkeeseen.
• Varmistaaksesi oikean varastomäärän päivityksen, kerätyn määrän ei tule olla osana manuaalista laskentatuloksen päivitystä. Kun päivität laskentatuloksen, kerättyä määrää ei tarvitse erikseen lisätä, koska se otetaan automaattisesti huomioon. Tämä takaa oikean laskentatuloksen ja välttää kaksinkertaisen kirjauksen.

Jos ette käytä keräilyä

Jos ette ole käyttäneet keräilyrutiinia, teidän on manuaalisesti otettava huomioon tilaustilanne laskiessanne varastoa. Tarkastelkaa jokaista tuotetta erikseen ja päättäkää, pitäisikö tilausten määrä lisätä löytämäänne varastomäärään (jos tuotteita on otettu varastosta johonkin tarkoitukseen ja niitä ei ole vielä laskutettu) vai jättää pois (jos kyseessä on odottavia asiakastilauksia, joiden tuotteita ei ole vielä vastaanotettu varastoon).

Inventaariolistaan kirjataan oikea määrä ja laskentatulos päivitetään. Varastomäärä asetetaan vastaamaan Laskettu määrä -sarakkeessa ilmoitettua määrää. On tärkeää varmistaa, ettei varastossa ole tapahtunut muutoksia laskentahetken ja varastotiedon päivityksen välillä.

Suosittelemme välttämään tätä lähestymistapaa, koska se vaatii paljon manuaalista seurantaa ja aiheuttaa mahdollisia virheitä.

Rekisteröi muutokset laskettaessa

Inventaariolistaan voidaan tehdä muutoksia. Tätä suositellaan kuitenkin vain silloin, kun lisätään yksittäisiä tuotteita samaan sijaintiin. Muutos kirjataan Laskettu määrä -kenttään. Tällöin "Kumulatiivinen saldo" on oltava rastitettuna. Tämä korjaa varastomäärän vastaamaan laskettua määrää.

Yksi tuote voi olla vain yhdellä inventaariolistalla

Samaa tuotenumeroa ei voi lisätä useisiin inventaariolistoihin listoihin samalla sijainnilla. Tästä tulee varoitusviesti, joka viittaa jo olemassa olevaan tarkistukseen, jotta voit siirtyä siihen lisätäksesi tuotteen saldon sinne.

Tätä on tiukennettu viimeisimmässä versiossa paremman tarkkuuden varmistamiseksi. Yhdistettynä keräiltyyn määrään ja uudelleensijoitukseen tämä on aiheuttanut joitain haasteita inventaarion tulokselle ja poikkeamaraportoinnille.

Varastosaldojen nollaus

Uuden version myötä ei suositella varaston nollaamista ennen tarkistusta. On parempi pitää varastomäärät ennallaan ja lopuksi käyttää "Ei lasketut tuotteet" -toimintoa, jotta voidaan havaita tuotteet, joilla on vielä varastosaldoa, ja nollata ne viimeisellä tarkistuksella. Tämä takaa myös paremman tietoperustan poikkeamaraportoinnille.

Tuotteiden uudelleensijoitus inventaarion yhteydessä

Voit vaihtaa tuotteiden varastopaikkoja inventaarion yhteydessä. Laskettu määrä -kentän vieressä on Uusi sijainti (Siirrä) -kenttä, johon voit laittaa tuotteen uuden varastopaikan. Tieto päivittyy, kun inventaariolista hyväksytään.

Inventaariolistoja voidaan käyttää myös pelkästään tuotteiden uudelleenjärjestämiseen, ilman että laskentaa olisi pakko suorittaa. Valise siirrettävät tuotteet listalle ja aseta laskettu määrä yhtä suureksi kuin varastomäärä. Lisää sen jälkeen uudet sijainnit tuotteille ja hyväksy lista. Jos teillä on paljon tuotteita ilman varastopaikkaa, voidaan samaa toimintoa käyttää varastopaikkojen lisäämiseen.

HUOM! On tärkeää, että varastopaikan siirrossa Laskettu määrä -sarake ei muutu.

Korjauslaskennan teko

Jos jostain syystä hyväksyt inventaariolistan väärillä määrillä, voidaan suorittaa korjaava tarkistus. Tarkistusta ei voi peruuttaa. Valitse inventaariolistan valikosta "Kopioi ja käännä merkki vastakkaiseksi", jolloin inventaariolista "hyvitetään". Valitse "Kumuloituva saldo" ja hyväksy lista. Tämä lista sitten kopioidaan uudelleen ja uuteen listaan merkitään oikea määrä Laskettu määrä -kenttään. Tämä on katsottava tapauskohtaisesti, onko tämä järkevä toimenpide.