Innledning

Batchhåndtering er en måte for Quick3 å spore og overvåke batcher med varer ettersom de beveger seg gjennom systemet, helt fra varemottak til fakturerte salg. Det muliggjør lettere håndtering av varer som utløper, potensielle tilbakekallinger, og sporing av individer. Denne artikkelen vil gi deg en oversikt over funksjonen, hvordan den virker, og hvor du kan benytte deg av batchhåndtering i Quick3.

Med batchhåndtering vil du—i motsetning til tidligere—kunne vite eksakt hva varene du selger kostet deg ved innkjøp. Hvilket nivå av batchhåndtering du ønsker på varene bestemmer du selv, og med automatisk batchhåndtering allerede satt som standard vil du ikke trenge å foreta deg noe.

Hvordan det virker

Alle varer som taes inn gjennom varemottak vil nå plasseres i en batch. Disse batchene opprettes automatisk så lenge man ikke har aktivert manuell batchhåndtering for varen. Om manuell batchhåndtering er aktivert må man registrere disse batchene manuelt basert på tilgjengelig informasjon. Når varene er mottatt og postert vil man kunne spore og benytte disse batchene gjennom Quick3 ved å bruke de nye Batch fanene og kolonnene i de ulike detaljbildene i programmet.

Batchhåndteringfunksjonen er laget for å være helautomatisk, og jobber av seg selv i bakgrunnen som standard. Systemet lager selv batcher basert på varemottak, og alle varer blir automatisk satt til å bruke det såkalte First In, First Out (FIFO) prinsippet under salg eller lageroperasjoner. Man kan også velge Last In, First Out (LIFO) hvis man ønsker det (mer om dette senere i artikkelen).

Det er derimot mulig å aktivere manuell batchhåndtering på spesifikke varer. Dette gjør det obligatorisk å bl.a.:

• Definere batchnummer manuelt under mottak.
• Bestemme hvorvidt utløpsdato skal være påkrevet for batcher.
• Manuelt utvalg av batcher under alle salg eller lageroperasjoner.

Når manuell batchhåndtering er aktivert for en vare vil varens kostpris alltid være basert på den spesifikke batchen du velger under et salg, og FIFO/LIFO metoder vil bli overstyrt.

Marginberegning

Nå som batcher har blitt implementert i Quick3 vil ikke snittkost lenger være kalkylegrunnlaget for marginprosent. Isteden blir margin nå beregnet utifra kostprisen på batchen(e) som selges. For å eventuelt gå tilbake til snittkost som beregningsgrunnlag vil du nå finne et alternativ for dette under Klientinnstillinger > Lager som heter Bruk snittkost for marginberegning som vil gjenopprette den gamle metoden om det behøves.

Varemottak

Under varemottak vil du se en ny fane, og nye kolonner, spesifikt for Batch informasjon. Verdiene for disse vil bli automatisk fylt inn så lenge varen ikke er satt til manuell batchhåndtering. Hvis manuell batchhåndtering er aktivert for varen må du definere batchnummer og antall varer per batchnummer, og eventuelt utløpsdato for hver av batchene.

Den fargede prikken i kolonnene indikerer hvorvidt en føring er fullstendig eller ikke:

• RØD: Mangler nødvendig informasjon
• GRØNN: Fullstendig, og klar til mottak

Skann eller skriv i verdifeltet i Batch kolonnen for varen du ønsker å definere batcher for. Du vil først få muligheten til å definere et batchnummer, og deretter antallet som skal legges til i den batchen. Hvis varen er satt til å kreve en utløpsdato ved mottak vil du finne denne muligheten i Batch fanen, som demonstrert nedenfor.

I dette eksemplet har vi allerede en batch på lager med batchnummer "4". Derfor angir vi batchnummer "5" og legger inn mengden av mottatte varer (også 5) for den batchen. Hvis det er flere batcher tatt imot på samme levering kan du legge til flere batchnummer og deres respektive mengder i samme felt.

Salg

Du vil se en ny kolonne i Ordre og Tilbud visningene som naturlig nok heter Batch. Ved automatisk batchhåndtering vil det her bli automatisk valgt varer fra den eldste batchen på lager. Hvis det ikke er nok varer i den valgte batchen vil systemet fortsette å velge fra neste tilgjengelig batch. Hvis det plukkes varer fra forskjellige batcher så beregnes en gjennomsnittlig kostpris ut fra batchkosten for disse varene, som vises på ordrelinjen.

Så lenge manuell batchhåndtering er aktivert vil denne kolonnen gi deg muligheten til å søke etter og velge spesifikke batcher og antall varer fra de batchene. For å se hvilke batcher som er tilgjengelig og antallet varer i hver av dem, kan du finne disse i Lageroversikt fanen under Batch.

Hvis varen har manuell batchhåndtering aktivert vil det kreves at man definerer både hvilken batch varen skal plukkes fra, og mengden som skal plukkes, for hvert salg av den varen. Simpelthen skann eller skriv i linjens Batch felt for å redigere det. Her kan du angi forskjellige batcher og deres respektive antall som det behøves. Batchnummeret vil være på venstre side, og antallet er på høyre side.

Ordrevisningen har også sin egen Batch fane, hvor du kan se en liste over alle batcher som er relatert til ordren.

FIFO / LIFO

For å endre mellom FIFO og LIFO prinsippet for dine varer under salg, gå til Klientinnstillinger > Lager. Der vil du finne alternativet under Generelt og Kostprismetode:

Varetelling

Hvis en vare har manuell batchhåndtering vil standard prosedyre for varetelling være å telle per batch. Du vil se en ny Batch kolonne i tellelisten for å hjelpe deg å holde styr på hvilke varer som tilhører hvilken batch, hvilke lokasjoner disse batchene er lagret, og hvilke varer som behøver telling i sin respektive batch.

Hvis det ikke skjer noen endringer i beholdning så beholdes batchene som de er. Hvis man teller inn beholdning som er større enn antallet batchen skal inneholde vil det bli generert en ny batch som varene kan puttes i. Kostprisen på denne batchen vil tilsvare den eldste batchen.

Korrigering av varekost ved Fakturakontroll

I enkelte tilfeller kan det oppstå forskjell i kostpris på en vare mellom varemottak og fakturakontroll; Man selger en vare rett etter en vare har kommet inn på lager, men når man gjør fakturakontrollen senere ser man at kostprisen har endret seg. Før ble dette forsøkt korrigert ved justering av snittkost og man måtte i noen tilfeller gjøre manuelle beholdningskorrigeringer i regnskapet, men med batchhåndtering og riktig oppsett av bokføringsregler gjøres dette nå automatisk!

For å sette opp dette må vi legge til bokføringsregler på alle kontogrupper som omhandler varer som har lagerstyring. I dette eksemplet tar vi for oss standard kontogruppe "300 - Varer".

Åpne hovedmenyen (⌨️Alt+H) og finn menyvalget Regnskap > Kontogruppe. Om du ikke finner dette menyvalget er det fordi du ikke har tilgang til regnskapsmodulen. Henvend deg såfall innad i bedriften om dette.

I vårt eksempel skal vi da åpne kontogruppe med kode "300" som omhandler varer. Pass på at du er i fanen for Bokføringsregler, og trykk på Plusstegnet for å lage en blank rad nederst i tabellen. Trykk på forstørrelsesglasset i feltet lengst til venstre under Bokføringsregel kolonnen.

Du vil få opp et dialogvindu over alle bokføringsregelkoder som eksisterer i systemet. Her skal vi skape en ny kode via Plusstegnet som vi kaller "Korrigering av varekost". Trykk på Disketten for å lagre den nye koden, huk av for den i tabellen, og trykk OK.

Bokføringsregelen "Korrigering av varekost" skal nå være lagt til i bokføringsregeltabellen. Nå skal vi definere hvordan denne bokføringsregelen skal virke.

Først og fremst, sett regelens Kilde til å være "Korrigering av varekostnad". Sett så regelens Debet og Kredit kontoer til de samme verdiene du finner i bokføringsregelen "Varekost", og lagre (⌨️Ctrl+S). Deretter, finn raden for bokføringsregelen "Innkjøp", og endre verdien i "Inkluder bokf.regel"-kolonnen til vår nye regel "Korrigering av varekost", og lagre igjen (⌨️Ctrl+S).

Når denne regelen er satt opp vil endringer i kostpris mellom mottak og fakturakontroll tilleggposteres som varekost/lagerbelastning.

Se vår artikkel om Bokføring - Kontogrupper for mer detaljert informasjon rundt dette.