Ostotilaus

Manuaalinen ostotilaus

Ostotilausta voidaan lähteä luomaan manuaalisesti kahdella eri tapaa. Voit hakea päävalikosta Ostotilauksen haku -valikon: 

Tai voit hakea Toimittajahaun kautta haluamasi toimittajan:

Kun avaat toimittajan tiedot, etsi Osto-välilehti. Sen alta löytyy välilehti Ostotilaus. Oikealla olevaa plus-nappia painamalla saat luotua uuden ostotilauksen tälle toimittajalle.

Kumpikin yllä mainituista tavoista avaa saman näkymän. Jos menit Ostotilauksen haun kautta, täytyy vain ensin lisätä ostotilaukselle toimittaja.

Saat lisättyä tuotteita ostotilaukselle kirjoittamalla Tuotenro-kenttään osanumeron tai sen alkuosan, tai voit myös hakea tuotteen nimellä.

Mikäli hakuehdolla löytyy useampia vaihtoehtoja, tuotehakunäkymä aukeaa. Oletuksena järjestelmä hakee sekä tuotekoodista että kuvauksesta. Voit halutessasi rajata hakua jompaankumpaan. Voit myös rajata hakua toimittajan tai tuoteryhmän mukaan. Kun olet valinnut ostotilaukselle toimittajan, on oletuksena rajaus päällä kyseiselle toimittajalle. Tämä voidaan tarvittaessa ottaa pois, mikäli tuote halutaankin tilata toiselta toimittajalta.

Rastita hausta haluamasi tuote ja paina sitten oikeasta alanurkasta Valitse tuote. Voit myös rastittaa useamman tuotteen kerralla.

Painamalla Ctrl + Enter saat lisättyä uuden rivin. 

Hae muut tarvittavat tuotteet ostotilaukselle samalla tavalla. Muista tallentaa ostotilaus oikeasta ylänurkasta!

Toimittajasta ja sopimukseenne kuuluvista ominaisuuksista riippuen, voit mahdollisesti myös lähettää ostotilauksen toimittajalle. Jotkin toimittajat tukevat suoraa integraatiota ja joillekin toimittajille luodaan tilaustiedosto, joka sitten pudotetaan toimittajan tilausportaaliin. Ostotilaus voidaan myös lähettää toimittajalle sähköpostilla. Nämä vaihtoehdot löytyvät oikealla olevasta valikosta kohdasta Lähetä.

Vaikka ostotilausta ei lähetettäisikään toimittajalle, tulee se silti luoda Quick3:een, jotta tuotteet saadaan saldoille. Katso ohje tuotteiden vastaanotosta.

Ostotilauksen luominen myyntitilaukselta

Voit myös lisätä myyntitilauksella olevat tuotteet suoraan ostotilaukselle. Mikäli tilauksella on usean eri toimittajan tuotteita, luodaan jokaiselle toimittajalle oma ostotilaus. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat tuotteet myyntitilaukselle ja haluat tilata ne, valitse oikeassa ylänurkassa olevasta valikosta Kopioi --> Ostotilaus. Tätä siis käytetään siinä tapauksessa, jos kaikki tilauksella olevat tuotteet halutaan tilata.

Yleensä asiakkaan osoitetta ei haluta käyttää toimitusosoitteena, joten ota tämä täppä pois päältä. Paina sen jälkeen Kyllä.

Jokaisen toimittajan ostotilaus avautuu omaan välilehteen.

Ostotilauksen luominen ostoehdotelma perusteella

Helppo tapa kerätä ostotarpeet yhteen paikkaan on käyttää päävalikosta löytyvää Ostoehdotelma-toimintoa. 

Ostoehdotelman avulla saadaan listaus sekä myyntitilauksille tarvittavista että varastoon tilattavista tuotteista (tuotekortin minimi- ja maksimimäärien perusteella). Ostoehdotelma tehdään aina päävarastokohtaisesti. Sitä voidaan tarvittaessa rajata toimittajan, prioriteetin tai Tunnisteiden avulla.

Ostoehdotelmasta on tehty oma ohje, katso se tästä linkistä.

Tuotteiden vastaanotto

Kun ostotilaus on luotu, täytyy tuotteet myös ottaa vastaan, kun ne saapuvat. Vastaanotto tapahtuu samassa ostotilausnäkymässä valitsemalla oikean ylänurkan valikosta Rekisteröi tavaran vastaanotto.

Myös vastaanotosta on tehty oma ohje, katso se tästä linkistä.