Innledning

For å ivareta kunders personvern, og følge det internasjonale europeiske lovverket kalt GDPR (General Data Protection Regulation), er det ekstremt viktig med sikker behandling av personopplysninger. Quick3 tilbyr gode verktøyer for å vedlikeholde personvernet til dine kunder, og Quick har spesifikke retningslinjer for din sikkerhet som kunde hos oss.

Du kan også lese vår artikkel om GDPR og Personvern for mer informasjon om hvordan du kan forholde deg til dette lovverket.

Samtykke

Inne på hvert enkelt kundekort kan du se hva slags samtykker kunden har huket av for, og eventuelt endre disse. Åpne hovedmenyen (⌨️Alt+H), finn menyalternativet Kundesøk. Søk opp kunden du ønsker å se samtykkeinformasjon for, og åpne kundekortet deres. Du finner samtykker spesifikt under fanen "Kontaktpersoner".

Under hver kontaktperson ser du hvilke samtykker som er godtatt under kolonnene for "Samtykke kommunikasjon".

For å endre disse samtykkene, trykk på hamburgermenyen oppe til høyre i toppseksjonen av kundekortet, og velg "Samtykke".

Du vil da få opp et vindu hvor du kan endre på kundens samtykkepreferanser. Disse må naturligvis stemme overens med hva kunden selv har samtykket til gjennom samtykkeerklæringen.

Knappen for å lagre blir aktiv når det blir gjort endringer i samtykkene. Trykk lagre for å oppdatere kundens preferanser, og deretter Lukk for å komme tilbake til kundekortet.

Personvernerklæring og Samtykkeskjema

I klientens Klientinnstillinger, under fanen "Samtykke", kan du lenke til firmaets personvernerklæring dersom dere har en. Her kan du også legge til eller fjerne selskaper dere har datautveksling med. Denne listen må være oppdatert, og man bør ha en dataavtale med alle selskapene som står i denne listen.

Simpelthen skriv inn navnet på selskapet i tekstfeltet og trykk Enter. For å slette et selskap fra listen, hold musepekeren over navnet i listen og trykk på krysset som dukker opp til høyre. Husk å lagre (⌨️Ctrl+S)!

Opplysningene som er ført inn her i klientinnstillingene lenkes automatisk til Samtykkeskjemaet. Dette finner du under Kunde > Rapporter > Samtykkeskjema. Du kan forhåndsvise skjemaet og eventuelt skrive det ut ved å trykke på utskriftsknappen.

Skjemaet vil se omtrent slik ut:

De fire markerte feltene er informasjon tatt fra Klientinnstillinger slik vi gikk gjennom tidligere i artikkelen. Om dere ønsker en endring av selve teksten eller formateringen av skjemaet, ta kontakt med Support.

Sletting / Anonymisering

Fra hamburgermenyen på kundekortet kan du velge å anonymisere kunden. Dette vil fjerne navn, adresser, osv., som kan knytte kunden til en identitet. Vi vil ikke slette selve kundeobjektet i databasen siden dette er knyttet til ordre og fakturaer i systemet, men det vil ikke lenger være mulig å identifisere kunden.

Om du har skrevet navnet til en kunde i f.eks. en blokk, oppgave, ordre eller lignende, så vil dette ikke slettes automatisk, siden det er umulig for systemet å vite om dette er samme person, eller bare en person med samme navn.

Hvis en fakturakopi skrives ut etter anonymisering av en kundes opplysninger vil det stå "Anonym" i alle felter.

Sikkerhet

Hvordan sikrer Quick Systems dine data i Quick3?

• Fortløpende kryptering av alle data.
• All data sikkerhetskopieres 4 ganger; 3 ganger i samme datasenter, og deretter en kopi i et separat datasenter/lokasjon i tilfelle kriser. På denne måten har Quick Systems både lokal og global redundans på all data.
• Kryptering av data mellom nettleser og våre skytjenester.
• Tilgangsstyring, tilgangslogger og MFA (Flerfaktorautentisering) for alle interne brukere.
• Kraftig kryptering av alle passord som blir lagret i våre systemer. Der det er mulig blir disse "hashet" og "saltet" slik at de blir praktisk umulige å dekryptere.
• "Tørrtrening" på gjenoppretting av Cloud-miljø ved ulike typer hendelser.

Hvordan kan du sikre dine kunders data?

• Benytt deg av "Hemmeligheter" på kundens kundekort for å tilgangstyre utvalgt informasjon om kunder.
• Benytt gode passord eller passfraser. Aldri del dine passord med andre, og ikke benytt samme passord på andre tjenester.
• Sørg for å dele opp dine ressurser i hensiktsmessige Tilgangsgrupper slik at ansatte også har begrenset tilgang til informasjon de ikke nødvendigvis trenger.