Turvallisuus, suostumukset ja tietosuoja

Jotta asiakkaiden yksityisyys voidaan huomioida ja yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) noudattaa, on erittäin tärkeää käsitellä henkilötietoja turvallisesti.

Suostumukset

Asiakaskortilla voit nähdä, mitä suostumuksia asiakkaasi ovat antaneet, ja tarvittaessa voit muuttaa niitä. Nähdäksesi tämän mene asiakashakuun, valitse asiakas ja siirry "Yhteyshenkilöt"-välilehdelle. Jokaisen yhteystiedon alla näet, mitä suostumuksia on annettu ja mitä ei.

Muuttaaksesi näitä suostumuksia, paina oikeassa yläkulmassa olevaa valikkoa ja "Suostumus".

Aukeaa näkymä, jossa pääset muuttamaan näitä suostumuksia. Näiden on tietysti ehdottomasti täsmättävä siihen, mihin asiakas on oikeasti antanut suostumuksensa. (tämäkin osio tullaan kääntämään suomeksi)

Huom! Jos käytössänne on Quick3:n verkkokauppa-alusta, asiakkaat voivat itse kirjautua sisään "Oma tili" -sivulle ja muuttaa omia suostumuksiaan siellä.

Hyödyllisiä linkkejä

• Quick3:n omissa asetuksessa (oikeassa yläkulmassa, jossa käyttäjän nimi näkyy) "Suostumukset" -välilehdellä voit linkittää yrityksesi tietosuojaselosteen (jos sellainen on olemassa). Voit myös lisätä tai poistaa yrityksiä, joiden kanssa teillä on tietojenvaihtosopimus. Tämä lista tulee olla ajan tasalla ja kaikkien listassa olevien kanssa tulee olla voimassa oleva tietosopimus. Lisätietoja tästä saat täältä.
•  Tiedot omista asetuksista linkittyvät suoraan lomakkeeseen, jolla asiakkaat antavat suostumuksensa tietojen käsittelyyn. Tämän lomakkeen löydät asiakkaaseen liittyvistä raporteista.
• Lue lisää suostumuslomakkeesta tästä

Tietojen poisto / anonymisointi

Anonymisoinnilla tarkoitetaan sitä, että asiakkaat tiedot poistetaan niin, että henkilöä ei voida enää tunnistaa Quick 3 -järjestelmässä. Tämän seurauksena kaikki henkilötiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero jne. poistetaan tai muutetaan siten, että niitä ei voi liittää yksittäiseen henkilöön.

On tärkeää huomata, että itse asiakasobjektia ei poisteta, koska se liittyy edelleen tilauksiin ja laskuihin järjestelmässä. Kuitenkin anonymisoinnin jälkeen ei ole enää mahdollista tunnistaa, kuka kyseinen henkilö oli.

Huomioi myös, että jos olet kirjoittanut asiakkaan nimen tekstiin esimerkiksi muistiinpanoihin, tehtäviin tai tilauksiin, näitä tietoja ei poisteta automaattisesti anonymisoinnin yhteydessä. Tämä johtuu siitä, että järjestelmä ei voi tietää, onko kyseessä sama henkilö vai joku toinen samalla nimellä. On siis tärkeää olla varovainen tällaisten tietojen kirjaamisessa ja varmistaa, että henkilötietoja ei tallenneta tarpeettomasti.

Anonymisointi tapahtuu asiakaskortilla painamalla oikealla ylhäällä olevasta valikosta "Anonymisoi".

HUOM! Tähän vaaditaan admin-oikeudet. Jos siis tämä vaihtoehto näy, käyttäjältäsi puuttuu käyttöoikeuksia.

Turvallisuus

Kuinka suojaamme sinun tietosi Quick 3:ssa?

• Kaikki data kryptataan jatkuvasti, mikä varmistaa sen turvallisuuden ja suojaa sitä luvattomalta pääsyltä.
• Kaikki data varmuuskopioidaan neljä kertaa. Kolme varmuuskopiota säilytetään samassa tietokeskuksessa ja neljäs kopioidaan erilliseen tietokeskukseen tai sijaintiin, jotta mahdollisten kriisien sattuessa tiedot ovat turvassa ja saatavilla.
• Tietoliikenne asiakkaan ja Quick3-pilvipalveluiden välillä salataan, jotta ulkopuoliset eivät pääse lukemaan tai väärentämään tietoja.
• Kaikille sisäisille käyttäjille asetetaan monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) ja käytetään tiukkaa käyttöoikeuksien hallintaa. Tämä estää luvattoman pääsyn arkaluonteisiin tietoihin ja tallentaa kaikki käyttäjätoiminnot lokitietoihin tarkastelua ja seurantaa varten.
•  Vahva salaus tallennetuille salasanoille. Kaikki tallennetut salasanat kryptataan ja niitä käsitellään lisäsuojauksin, jotta niitä olisi käytännössä mahdotonta purkaa.
•  Quick3 tekee säännöllisesti harjoituksia pilviympäristön palauttamiseksi erilaisissa tilanteissa. Näin varmistetaan, että hätätilanteissa voidaan palauttaa palvelut mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.

Meillä on suunnitelmia Quick 3:n turvallisuuden parantamiseksi.

• Tuki monivaiheiseen tunnistautumiseen. Voit pian hyödyntää monivaiheista tunnistautumista Quick3:ssa, joka tarjoaa ylimääräisen kerroksen turvallisuutta kirjautumisprosessissa. 

Mitä voit tehdä?

• Käytä salaisuustoimintoa asiakaskortilla, jotta voit hallita tietoja turvallisesti sekä tarpeen mukaan rajoittaa pääsyä tietoihin
• Käytä vain vahvoja salasanoja. Älä koskaan jaa salasanaasi muiden kanssa. Älä käytä samaa salasanaa useassa paikassa.
• Järjestä työntekijäsi järkeviin pääsyryhmiin niin, että tieto on saatavilla vain tarvittaville henkilöille (need to know -periaate)