Innledning

Quick3 tilbyr full støtte for returer, både i forbindelse med vanlig angrerett og RMA (reklamasjon/garanti). For å gjennomføre slike returer må man først sette opp det vi kaller "returaktiviteter" sammen med et utvalg av tilrettelagte ordrestatuser. Disse legger grunnlaget for en systematisk og ryddig returprosess som vi skal gå gjennom i denne artikkelen.

Innholdsfortegnelse

• Oppsett
  • Ordrestatuser
  • Returaktiviteter
  • Handlinger
• Gjennomføring av retur
• Eksempel på returflyt

Oppsett

Ordrestatuser

Hver returaktivitet som settes opp må knyttes mot en ordrestatus, så det er obligatorisk at de nødvendige ordrestatusene opprettes før går videre i oppsettet. Vi har følgende eksempel som typiske ordrestatuser benyttet under returprosesser:

Merk at samtlige av disse statusene har "Returordre" som systemtype, og at statusen "Ny retur" er satt som standard. Alle ordrestatuser med denne systemtypen vil være tilgjengelige under oppsettet av returaktiviteter. Hver aktivitet er knyttet mot en ordrestatus, så hvilke aktiviteter som er tilgjengelige avhenger av ordrestatusen.

Returaktiviteter

Herunder følger et eksempel på et typisk oppsett av returaktiviteter (klikk på bildet for å gjøre det større):

Legg merke til at hver aktivitet har en "Ordrestatus" og en "Til ordrestatus". Etter gjennomføring av aktiviteten så vil tilhørende returordre bytte ordrestatus til den som er angitt i "Til ordrestatus", som gir tilgang til et nytt utvalg av aktiviteter. Det er også enkelte av aktivitetene som har tilknyttede automatiserte handlinger som trigger når aktiviteten startes.

Handlinger

Dette er de forskjellige handlingene som er tilgjengelige for returaktiviteter:

• Opprett kreditnota
  Oppretter en ny minusordre av linjene slik de fremstår på returordren. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.
  
  
• Opprett kreditnota med erstatningsvare fra lager
  Oppretter en ny minusordre av linjene på returordren + tilhørende linje(r) for hver enkelt vare med lagerstyring dersom varen har lagerstyring. Totalsum = 0. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.
  
  
• Opprett ordre med erstatningsvare fra lager
  Oppretter en ny ordre av linjene på returordren med positivt antall, men uten pris. Linjene har lagerstyring dersom varene har lagerstyring. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.
  
  
• Returner til leverandør (opprett eller legg til eksisterende returbestilling)
  Oppretter ny minusbestilling av linjene slik de fremstår på returordren, eller samler med eksisterende bestilling til leverandøren dersom det er ønsket. Dersom returbestillinger mot samme leverandør ønskes samlet, kan dette settes under klientinnstillinger. Videre håndtering av denne bestillingen gjøres på ordinær måte.
  
  
• Legg til bestillingsforslag
  Antall pr. linje legges til i bestillingsforslag per vare (I feltet "I retur").
  
  
• Fjern fra bestillingsforslag
  Antall pr. linje fjernes fra bestillingsforslag per vare (I feltet "I retur").
  
  
• Opprett kreditnota med erstatningsvare fra leverandør
  Oppretter en ny minusordre av linjene slik de fremstår på returordren + tilhørende linje(r) for hver enkelt vare uten lagerstyring. Totalsum = 0. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.
  
  
• Opprett ordre med erstatningsvare fra leverandør
  Oppretter en ny ordre av linjene på returordren med positivt antall og uten pris. Linjene har ikke lagerstyring. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.
  
  
• Avslutt retur
  Setter status på returordren til avsluttet.
  
  
• Opprett ordre med returgebyr
  Oppretter en ny ordre med en linje for gebyr. Vare for returgebyr settes opp under Klientinnstillinger -> Renter og gebyrer. Videre håndtering av ordren gjøres på ordinær måte.

Gjennomføring av retur

Nye returer kan opprettes på to måter;

Du kan gjøre det direkte fra retursøket ved å åpne hovedmenyen (⌨️Alt+H) og deretter Salg > Retur. Åpne hamburgermenyen i visningen, velg "Ny", og deretter "Avtalt retur" eller "Reklamasjon/garanti" utifra hvilken type retur du ønsker å opprette. Ordren som returen stammer fra må legges inn i feltet "Ordre (kilde)" når returen er opprettet.

Man kan også opprette returer direkte fra ordrer ved å huke én eller flere ordrelinjer, og velge "Retur (valgte linjer)" fra hamburgermenyen.

Videre håndtering av retur foregår i all hovedsak gjennom registrering av aktiviteter. Aktiviteter på en returordre registreres på følgende måte:

1. Gå inn på fanen "Aktiviteter" på den aktuelle returordren, og registrerer en ny aktivitet ved å trykke på Plusstegnet. 
2. Velg en aktivitet fra nedtrekksmenyen, og legg inn en kommentar dersom det er aktuelt. 
3. For å gjennomføre en aktivitet må man trykke på "Play"-knappen. Ordrestatus endrer seg nå i henhold til returaktiviteten som er valgt, og eventuelle handlinger blir utført.

Eksempel på returflyt

Steg 1: Vare mottatt fra kunde

Steg 2: Vare sendes til leverandør for videre sjekk

I dette tilfellet har vi satt opp en aktivitet som heter "Vare sendes til leverandør" med handlingen "Returner til leverandør (opprett eller legg til eksisterende returbestilling". Ved gjennomføring av denne aktiviteten vil varen bli lagt på en bestilling, og referansen til denne legges i "Handlingsreferanser". Trykk på bestillingsikonet i "Handlingsreferanser" for å gå til bestillingen.

Steg 3: Svar fra leverandør

En slags "mellomaktivitet" for å lagre kommentar om hva leverandør evt. har meldt tilbake.

Steg 4: Avslutt saken

Vi har varen på lager, og velger å sende kunden en ny vare. En ny ordre blir dermed opprettet, og lagt til i  "Handlingsreferanser". Returordren er nå avsluttet.