Innledning

På slutten av en arbeidsdag skal det alltid utføres et kasseoppgjør på alle kasser som har vært tatt i bruk. I denne artikkelen skal vi ta for oss korrekt prosedyre slik at kunder kan utføre oppgjør korrekt og effektivt. Husk at vi også har et digitalt kurs om kassesalg som også tar for seg kasseoppgjør om man ønsker å se hvordan det utføres i praksis.

For å starte et oppgjør, åpne hovedmenyen og finn Salg > Kasseoppgjør.

Oppgjørsrutine

Man vil bli møtt med følgende visning når man åpner kasseoppgjør:

Hvilke kasser som er tilgjengelig i nedtrekksmenyen avhenger av hvilke kasser din ressurs har tilgang til. Les mer om dette i artikkelen for Kasseoppsett. Velg kassen du vil ta oppgjør for, tast inn din Hurtig-ID, og huk for at alle eventuelle kasseuttak gjort i løpet av dagen er registrert. Riktig prosedyre for kasseuttak/kontantuttak kan man lese mer om i vår Kasse artikkel. Til slutt, trykk "Neste".

Her velger man dato. Perioden vil automatisk følge datoen man velger. Om det skal kjøres et tilbakedatert oppgjør kan man bare endre tilbake til ønsket dato. Trykk "Neste" for å gå videre.

På skjermen vil man få en liste over alle kassetransaksjoner siden siste kasseoppgjør. Denne rapporten kan skrives ut direkte fra visningen om ønskelig. Trykk "Neste" igjen for å gå videre.

Da er man omsider på selve tellingen av kassen. I denne visningen skal man registrere antallet av hver mynt og seddel i kasseskuffen. Tell kassen, før inn verdiene for hver enkelt valør, og trykk "Neste".

Opptalt beholdning av kontanter – inkludert åpningssaldo fra starten på dagen – legges inn i kolonnen "Telling 1". Avstemming av kortterminal legges inn i samme kolonne, men da for raden "Kortterminal". Merk at dette betalingsmiddelet kan ha et annet navn basert på lokalt oppsett. Klikk deretter "Neste" for å få frem hva som er bokført.

Dersom det er avvik mellom Telling 1 og Bokført for kontanter bør man telle på nytt og legge dette beløpet inn i kolonnen "Telling 2". I vårt tilfelle hadde vi ingen avvik, så Differanse ble 0. Telling 2 vil automatisk fylles inn med beløpet fra Telling 1, men kan overskrives manuelt.

Kolonnen "Til oppgjør" brukes hvis man skal ta valør ut fra kassen for å sette inn i bank eller safe. Kontantbeløpet man ønsker å ta ut fra kassen legges inn her, og dette beløpet overføres til oppgjørskonto for kontanter når kasseoppgjøret bokføres. Om ikke hele kontantbeløpet legges inn i "Til oppgjør" blir resterende beholdning ny åpningssaldo neste dag. Hvis man bruker en fast åpningssaldo må da differansen mellom opptalt kontantbeholdning og åpningssaldoen legges inn her. Dersom "Til oppgjør" blir stående blankt overføres hele kontantbeholdningen i kassen som åpningssaldo for neste dag.

Trykk på "Neste" for å kunne skrive ut, og til slutt bokføre oppgjøret.

Trykk så på "Bokfør" for å fullføre oppgjøret. Idét kasseoppgjøret bokføres så dannes det automatisk en kasseoppgjørsbunt i dagboka med status "Bokført". Transaksjonene for hvert betalingsmiddel omposteres til oppgjørskonto i henhold til oppsettet under Regnskap > Betalingsmidler. I tillegg dannes det en bunt med åpningssaldoen for neste dag. Transaksjonene for neste dag legger seg til i denne bunten.

Oppgjør for webkasse

Hvis man har nettbutikk integrert med Quick3 må det bokføres kasseoppgjør for webkassen for å få webbetalinger bokført i reskontro og hovedbok. Den enkleste måten å oppnå dette på er å sette opp en automatisk jobb som bokfører bunten med webbetalinger hver natt.

Åpne hovedmenyen og finn menyvalget Innstillinger > Automatiske jobber. Opprett en ny jobb med typen "Bokfør kasseoppgjør for web" med et daglig tidsintervall f.eks. kl. 03:00. Sett hake for "Aktiv", og lagre til slutt.

Manuelt oppgjør for webkasse

Det er også mulig å kjøre kasseoppgjør for webkassen manuelt ved behov. Åpne kasseoppgjør på vanlig måte og velg "Webkasse" fra nedtrekksmenyen.

Tast inn din Hurtig-ID, huk for kasseuttak, og trykk "Neste".

Oppgjør for webkasse er ganske enkelt siden det kun gjelder korttransaksjoner, og man har ingen terminal å sjekke saldoen mot slik som i en vanlig kasse. Trykk derfor "Neste" uten å legge inn noe i Telling 1. Da summeres transaksjonene i feltet Bokført. Legg så dette beløpet inn i feltet for Telling 2 slik at det ikke blir noen kassedifferanse. Det samme beløpet skal ligge i Til oppgjør.

Trykk "Neste", og bokfør oppgjøret for å avslutte.

Før kasseoppgjøret kjøres ligger nettbutikkfakturaene med saldo i reskontro, så det er først når kasseoppgjøret kjøres at saldoen for de postene nullstilles.

X/Z-Rapport

En Z-rapport er en sammenstilling av dagens registreringer i kassesystemet, og en X-rapport er en sammenstilling av registreringer i kassesystemet siden forrige Z-rapport.

Z-rapporten er den samme rapporten som skrives ut automatisk når kasseoppgjøret kjøres. Rapporten nummereres fortløpende med et unikt kasseoppgjørsnummer. Hvis et kasseoppgjør blir avbrutt logges avbrutte oppgjørsnummere. Kasseoppgjøret viser alltid tilbake til "Sist bekreftet oppgjørsnr" slik at det er enkelt å holde oversikt over hva som skjer. Kopi av et tidligere kjørt kasseoppgjør kan også kjøres ut fra Rapporter > Salg > Kasseoppgjør og Kassetransaksjoner ved å vise til oppgjørsnummer.

Hvis man åpner bunten for et tidligere bokført kasseoppgjør via Regnskap > Dagbok kan man skrive ut kopi av Z-rapporten fra hamburgermenyen inne i bunten. Gjør man dette for en bunt som ennå ikke er bokført vil man få ut en X-rapport istedet.