Innledning

1. januar 2019 tredde den nye Kasseloven i kraft med noen nye krav i forhold til funksjonalitet og rutiner for kassesystemer.

Kasseskuff

Det kreves at man har en integrert kasseskuff som åpnes automatisk når det bekreftes betaling med kontanter. Kasseskuffen man velger må enten kunne kobles sammen med en Star kvitteringsskriver, eller må være en type USB-skuff som er kompatibel med Quick3. Mer om dette her.

All åpning av kasseskuff som utføres via Quick3 logges. Det er ikke mulig å utføre salg mens kasseskuffen er åpen, og det logges når skuffen lukkes. For å åpne kasseskuffen uten at det foretas noe salg er det en egen knapp i registreringseksjonen i kassebildet.

Kassepunkt

Det skal være et fysisk kassepunkt. I Quick3s tilfelle vil det si en Windows PC som fungerer som kasseapparatet, en tilhørende kvitteringsskriver (som også kan være en vanlig A4-skriver), integrert kasseskuff, og bankterminal.

Kassekvittering

Det skal alltid skrives ut kvittering på innslag i kassen. For å påse at dette skjer automatisk, åpne innstillingene for kassepunktet under Salg > Kasser. Alternativet "Skriv ut kvittering automatisk" må settes til "Ja".

Bankterminal

Det er ikke noe krav til at bankterminalen skal være integrert. Hvis bankterminalen ikke er integrert skal kvitteringen fra bankterminalen merkes med «Ikke kvittering for kjøp». Hvis bankterminalen er integrert, og terminalen ikke skriver ut egen kvittering, skriver Quick3 også ut info om banktransaksjonen på sin kassekvittering.

Returkvittering

Dette er det samme som en kontantnota med minus antall og skrives ut på samme måte som et vanlig kassesalg.

Kopikvittering

Hvis det skrives ut kopi av salgskvittering skal denne skrives ut med teksten Kopi. Rapporten er oppdatert i henhold til dette.

Pro forma kvittering

Dette er ment for å vise foreløpig registrert salg.  Dette gjelder i hovedsak for restaurantbransjen, og vi støtter derfor ikke dette i Quick3.

Utleveringskvittering

Dette er stadfesting av kredittsalg, og er det samme som utskrift av pakkseddel.

Treningskvittering

Quick3 har ikke støtte for dette. Dette må eventuelt utføres på lik linje med et vanlig salg, men tekste det som "Treningskvittering", og huske å tilbakeføre salget med negativt antall og med samme betalingsmiddel.

Kvittering fra betalingsterminal

Hvis bankterminalen har printmulighet skrives kvitteringen ut på denne automatisk når det bekreftes salg med kort. For integrerte terminaler skrives betalingsinformasjon ut på salgskvitteringen fra Quick3.

Kontinuerlig bruk

Det kreves at alt salg og alle transaksjoner som berører kassebeholdningen skal registreres fortløpende i kassen. Husk derfor på å være nøye med at uttak fra kassen registreres på det tidspunkt det faktisk tas ut penger, og å registrere tilbakebetaling etter uttak når eventuelle vekslepenger legges tilbake.

Bruk rutinen Kontantuttak som beskrevet i vår kasseartikkel. Transaksjonen belaster kassebeholdningen og bokføres mot en mellomregningskonto for Uttak fra kasse.

Elektronisk journal

Skatteetaten har innført et standardformat for overlevering av regnskap- og kassasystemdata. I første omgang innføres dette for kassesystemdata, og vil gjelde f.o.m. 1. Januar 2019.

Alle transaksjoner logges i henhold til kravene og er tilgjengelig for eksport når det måtte være behov for det. Det er ikke noe krav om fast rapportering, men denne skal kunne kjøres ut på forespørsel ved f.eks. bokettersyn eller pålegg fra revisor.

Eksporten kjøres fra menyen under Periodiske rutiner. Mer om dette senere i artikkelen.

Z-Rapport

En Z-Rapport er en sammenstilling av dagens registreringer i kassesystemet. Dette er den samme rapporten som skrives ut automatisk når kasseoppgjøret kjøres. Rapporten nummereres fortløpende med et unikt kasseoppgjørsnr.

X-Rapport

En X-Rapport er en sammenstilling av registreringer i kassesystemet siden forrige Z-Rapport.

Returer

Returer vises som enkelttransaksjoner på kasseoppgjøret med minus mot kontanter og henvisning til et kontantnotanummer.

Total omsetning netto

Summen av salg, returer og annen statistikk for kassetransaksjoner fremgår på rapporten Kasseoppgjør.

SAF-T

SAF-T er et nytt regelverk for rapportering av regnskap- og kassessystemdata i standardisert form som innføres f.o.m. 1. Januar 2020.  Forkortelsen står for Standard Audit File Tax.

Den nye standardiserte måten å eksportere regnskapsopplysninger på blir obligatorisk for alle bokføringspliktige som oppbevarer regnskapet i elektronisk form. Kravet omfatter de bokførte opplysningene, det vil si innholdet i hovedbok og reskontroer.  Formålet er å effektivisere bokettersyn og bedre dataflyten mellom de ulike regnskapssystemene.

For mer informasjon om dette viser vi til fagartikler på nettet som f.eks på siden til www.skatteetaten.no eller  www.regnskapnorge.no.

I forbindelse med dette ble det innført SAF-T eksport for innrapportering av kassetransaksjoner. Alt av kassetransaksjoner logges i henhold til kravene og er tilgjengelig for eksport når det måtte være behov for det. Det er ikke noe krav om fast rapportering, men eksport skal kunne kjøres ut på forespørsel ved f.eks. bokettersyn eller pålegg fra revisor.

SAF-T Kasse eksport

Før man kan kjøre eksport av SAF-T Kasse må betalingsmidler kartlegges mot SAF-T eksport typer. Dette kan gjøres fra Innstillinger > Betalingsmidler.

Eksport for SAF-T kassesystem finnes under Regnskap > Periodiske Rutiner. Derfra kan man åpne rutinen for året man skal eksportere for, åpne hamburgermenyen, og velge Eksporter > SAF-T Kasse.

Eksporten vil da starte automatisk og etter noen sekunder vil filen være klar for nedlastning. Merk at filen lastes ned ferdig komprimert i en .zip fil med ferdig formatert filnavn i henhold til dokumentasjon. Denne filen kan dermed sendes videre til de som eventuelt har forespurt den.