OCR

OCR rutinen kan tas i bruk for å forenkle rutiner rundt bokføring av innbetalinger fra kunder. Fakturaen skrives ut med en KID kode som kunden refererer til ved betaling i nettbanken. Banken genererer OCR filer som kan lastes ned fra nettbanken for så å importere i Quick3.

Din bedrift må tegne OCR avtale med sin bankforbindelse. Banken trenger bl.a opplysninger om  hvor mange siffer du har i KID, samt at vi bruker Modulus 10 for kontrollsum.

Nødvendig oppsett

• Velg rett KID format:   Følgende KID formater er tilgjengelig.
  
  
• Bankkonto for bokføring av OCR betalinger må opprettes under menyvalget Bankkontoer, i feltet ‘Hovedbokskonto’.  F.eks konto 1920 eller 2380.
  
  
• Legg inn konto for Feil under Klientinnstillinger – Regnskap.
  
  
• Opprett en katalog lokalt på din arbeidsstasjon som heter f.eks C:\OCR,  eller et annet område der du ønsker å lagre filene.
  
  
• Sjekk at bilagstype 95 OCR-betalinger er opprettet og at denne har en definert nummerserie.  Det er dette som tildeles de innleste OCR betalingene.  Du finner dette under Bilagstyper.

Nedlasting fra Nettbank

Det må klargjøres et oppsett for nedlasting av OCR filer i nettbanken.  Menyvalg og tilpasning kan variere noe fra nettbank til nettbank.   Det er vanlig at det er en egen meny for Filoverføring/Filnedlasting hvor man definerer egen nedlasting av OCR filer.  Legg inn C:\OCR som filsti, eller det området du opprettet i foregående punkt.   Forslag til filnavn er KONTDATA.BBS
Hvis filsti og filnavn skal angis i samme feltet blir det f.eks slik:   C:\OCR\KONTDATA.BBS

Når du har lastet ned en fil fra nettbanken kan det også være et tips å endre filnavnet på OCR filen før du leser inn i Quick.  Dette må da gjøre i utforsker.  F.eks endre fra KONTDATA.BBS til KONTDATA_20152801.BBS

Dette vil gjøre det enklere å holde orden på historiske filer.

Innlesing av OCR fil

Selve innlesingen av OCR fil gjøres fra dagbok.

Klikk på menyen oppe til høyre.
Velg OCR Innbetalinger.

Du kommer da til filarkiv på din PC.  Klikk deg frem til C:\OCR, eller til mappen der du har lastet ned OCR fil.

Velg aktuell fil og klikk Åpne.

Det opprettes automatisk en ny bunt for hver OCR fil som leses inn.   Bunten inneholder ferdig bokførte innbetalinger fra alle kundene som er med i OCR filen.
Systemet bruker KID for å identifisere kundenr og fakturanr for betalingen.  Dersom en av disse referansene er feil i den KID’en som kunden har tastet inn ved betaling kan det være at systemet ikke klarer å knytte betalingen til rett kunde.  Betalingen blir da bokført til Feil-konto , f.eks 9990, som er angitt under Klientinnstillinger.  OCR bunten blir automatisk godkjent og er derfor ikke mulig å redigere.   For opprydding må det foretas en manuell korrigering i ny bunt for å ompostere fra feilkonto til rett kunde.

Det brukes automatisk bilagstype 95 for OCR, og nummerserien velges fra denne bilagstypen.

Når en OCR fil leses inn sjekkes kontonr i OCR filen opp mot bankkonto som er definert for denne klienten.  Hvis bankkonto stemmer overens leses filen inn. Hvis kontonr ikke samsvarer forkastes filen, og du får feilmelding.

Gruppesummer fra OCR filen beholdes og bokføres f.eks debet 1920, som er regnskapskontoen angitt under Bankkontoer.

Etter innlesing av OCR fil vises filnavnet som en del av beskrivelsen slik at det skal være enkelt å finne tilbake til opprinnelig OCR-fil.

Det ligger også en sjekk i systemet slik at det ikke vil være mulig å lese inn samme OCR fil flere ganger.  Da får man evt feilmelding.

Som dokumentasjon på innlest OCR fil kan du skrive ut en Buntjournal og arkivere i bilagspermen.   Gjøres fra menyen i bunten.