Tilgangsstyring

Introduksjon

Quick3 er bygget opp av mange forskjellige moduler, og er et meget omfattende system. Oftest er det hverken nødvendig eller praktisk for alle brukere av en klient å ha tilgang til alle moduler til enhver tid. Derfor kan en bedrift benytte seg av Tilgangsstyring.

Enkelt forklart så tildeler man rettigheter til Tilgangsgrupper, og deretter putter man Medlemmer inn i disse gruppene for å styre hvilke brukere som har tilgang til hva.

Mengden av Tilgangsgrupper og hvilke rettigheter hver gruppe skal ha kan være så granulært som den enkelte bedrift har behov for; Om man f.eks. har et ledelsesteam, et salgsteam og et lagerteam, så kan man opprette tre Tilgangsgrupper kalt Ledelse, Salg, og Lager. I Tilgangsstyring forteller man da Quick3 hvilke moduler hver av disse gruppene skal ha tilgang til, og deretter putter man ansatte inn som Medlemmer av disse gruppene avhengig av deres rolle.

Oversikt

Tilgangsstyringsmodulen er delt opp i tre forskjellige seksjoner:

1. Tilgangsgrupper
   Her kan man opprette, slette, og navngi Tilgangsgrupper. Det er også her man velger hvilken Tilgangsgruppe man ønsker å gjøre endringer på i seksjon 2.
   
   
2. Rettigheter og Medlemmer
   I denne seksjonen, under fanen Moduler og Tilganger, huker man av for hvilke moduler og rettigheter den valgte Tilgangsgruppen skal ha. Under fanen Medlemmer legger man til eller fjerner brukere fra gruppen.
   
   
3. Administratorer
   I dette området kan man se hvilke brukere som har administratorrollen. Man kan også legge til eller fjerne administratorer herfra.

Oppsett

La oss opprette en Tilgangsgruppe og tildele rettigheter til den:

1. Trykk på Plusstegnet.
   
   
2. Du vil få en blank rad i Tilgangsgruppetabellen. Dobbelklikk på denne for å gi den et navn, og trykk Enter på tastaturet. Gruppen vil bli navngitt, og skal nå være huket av for å kunne gjøre videre endringer.
   
   
3. Pass på at du har Moduler og Tilganger fanen åpen.
   
   
4. Velg de modulene og tilgangene du ønsker at denne Tilgangsgruppen skal ha. Trykk på boksene og pilene i nodetreet for å utvide eller kollapse utvalget.
   
   
5. Husk å lagre ved å trykke på disketten oppe i høyre hjørne.
   
   

MERK: Hvilke rettigheter man kan tildele til Tilgangsgruppene avhenger av hvilke moduler som er aktivert for akkurat din bedrift. Om dere f.eks. mangler avtale for å bruke Quick3's regnskapsmodul vil den heller ikke dukke opp som et valg her.

Nå som vi har Tilgangsgruppen ferdig opprettet og rettighetene er definert, la oss legge til medlemmer slik at de ansatte får tilgangen de skal ha:

1. Pass på at Tilgangsgruppen du vil legge til medlemmer i fortsatt er huket av i Tilgangsgruppetabellen.
   
   
2. Trykk deg inn på Medlemmer fanen til høyre.
   
   
3. Trykk på Plusstegnet. Dette åpner et Ressurssøk der man kan søke direkte på den enkelte brukerens navn, eller gjøre et åpent søk og få en liste over alle ansatte. Huk av for brukerne du ønsker å legge til, og trykk OK nederst til høyre i søkevinduet. Gruppen skal nå ha fått sine nye medlemmer lagt til i tabellen.
   
   
4. Husk å lagre!

Om man skulle ha behov for å fjerne medlemmer fra en Tilgangsgruppe er det så enkelt som å følge instruksene over, men istedetfor å legge til nye brukere med plusstegnet kan man heller huke av for brukeren(e) som skal fjernes, og simpelthen høyreklikke i tabellen og velge Slett. Og igjen, husk å lagre!

Administratorer

En Administrator er en bruker med utvidede rettigheter utover de rettighetene man kan tildele via Tilgangsstyring:

• Styring av Tilgangsgrupper
• Tildeling av Tilganger og Medlemskap
• Mulighet for å legge til eller fjerne andre administratorer

Denne typen rolle skal deles ut med stor omhu! Av sikkerhetsårsaker burde antallet holdes til et minimum, og kun tildeles ansatte som har et reellt behov for full tilgang til alle moduler i systemet til enhver tid.

For å legge til en ny administrator, simpelthen klikk på Legg til administrator knappen i Tilgangsstyringsbildet. Tast inn navnet på personen du vil legge til, og klikk på navnet deres i forslagslisten som kommer opp. Iverksett endringen ved å lagre.

For å fjerne en administrator, hold musepekeren over navnet deres i listen. Det vil dukke opp et kryss til høyre som man kan trykke på for å fjerne navnet fra listen. Trykk på krysset, bekreft endringen i dialogboksen som kommer opp, og navnet skal forsvinne fra listen. Iverksett endringen ved å lagre.

Beste praksis

Quick anbefaler én Tilgangsgruppe per bruker. Det er teknisk mulig for en bruker å være medlem av flere forskjellige Tilgangsgrupper, men vi fraråder dette siden det ofte kan føre til konflikter i systemet. Hvis en bruker er medlem av flere grupper kan den ene gruppen gi tilgang til en modul som den andre ikke gjør, og dette kan føre til upåliteligheter i Quick3.

La oss si de salgsansatte i din bedrift vanligvis ikke har behov for tilgang til Webshop modulen, og det plutselig er enkelte i staben som får det behovet. Da burde man opprette en egen Tilgangsgruppe kalt f.eks. SalgWebshop som kombinerer tilgangene fra gruppene Salg og Webshop, og deretter flytte de relevante brukerne over i denne gruppen. 

Selv om det også er mulig å styre hvilken Tilgangsgruppe en ressurs tilhører direkte fra selve ressurskortet anbefaler vi fortsatt å benytte Tilgangsstyring for å få bedre kontroll og oversikt over medlemmene i de forskjellige gruppene.