Johdanto

Keräilyn avulla saadaan hallittua varaston tilannetta tarkemmin, kun tiedetään koko ajan, missä tilauksella olevat tuotteet oikeasti ovat. Ilman keräilytoimintoa et välttämättä helposti tiedä, onko tilauksella olevat tuotteet kerätty jo odottamaan asiakasta vai ovatko ne vielä varastossa. Keräilyn avulla voidaan myös laskuttaa osa tilauksen tuotteista. Esimerkiksi jos asiakas tilaa viisi tuotetta, joista kaksi on varastossa ja hän haluaa nämä varastossa olevat tuotteet mukaansa, nämä kaksi tuotetta voidaan kerätä ja laskuttaa erikseen. Keräilyn etuja ovat muun muassa:

• Keräilylista voidaan luoda manuaalisesti sen mukaan, mitä tuotteita otetaan varastosta.
• Keräilylista voidaan myös luoda automaattisesti tilauksesta perustuen saatavilla oleviin varastosaldoihin.
• Keräilymäärä voidaan merkitä tilaukselle odottamaan keräilylistan luomista tai tilauksen laskutusta. Tätä kutsutaan ”puolittaiseksi keräilyksi”, ja sitä käsitellään järjestelmässä hieman eri tavalla.
• Keräily vähentää tuotteen saatavilla olevaa saldoa, joten varastotilanne on aina ajan tasalla.
• Ostopuolen toiminnot huomioivat keräilymäärän
• Inventaariossa huomioidaan kerätyt tuotteet. Keräilymäärä lisätään automaattisesti takaisin saldoon inventaarion hyväksymisen yhteydessä.

Tilauksen keräily

Keräilyä voidaan käyttää myyntitilauksella valitsemalla oikean yläkulman valikosta Luo keräilylista. Vaihtoehdot ovat Pakotettu täysi toimitus, Manuaalinen osittainen toimitus ja Automaattinen toimitus.

Tilaukselta voidaan kerätä myös yksittäisiä lohkoja. Valitse kerättävä lohko ja sen jälkeen oikean yläkulman valikosta Luo keräilylista valituista lohkoista.

Käytettävissä ovat seuraavat keräilytavat:

Pakotettu täysi toimitus

Laittaa kaikki tilauksen tuotteet keräilylistalle riippumatta saatavilla olevasta saldosta.

Manuaalinen osittainen toimitus

Kerättävä määrä syötetään manuaalisesti Keräilymäärä-sarakkeeseen. Määrien syöttämisen jälkeen vahvista keräilylista oikean yläkulman vihreästä merkistä. Keräämättä jääneet määrät jäävät tilaukselle jälkitoimitukseen.

Kerätyt tuotteet siirretään uudelle keräilylistalle, joka avautuu omaan välilehteensä:

Keräilymäärä näkyy tilauksella, ja tilaus saa tilan Osittain keräilylistalla. Vihreä väri Keräilymäärä-sarakkeessa tarkoittaa, että tuote on laitettu keräilylistalle:

Automaattinen toimitus

Lisää automaattisesti keräilylistalle tuotteet, jotka ovat saatavilla. Keräämättä jääneet määrät jäävät tilaukselle jälkitoimitukseen. Jos tuotteen saatavilla oleva saldo on pienempi kuin tilattu määrä, tilausrivi jaetaan niin, että kerätty määrä ja jälkitoimitukseen jäävä määrä muodostavat omat rivinsä.

”Puolittainen keräily”

Pienemmät yritykset, jotka eivät välttämättä tarvitse varastotilanteen välitöntä päivitystä tai halua tallentaa keräilylistaa heti, voivat käyttää yksinkertaistettua keräilyä.

Voit merkitä varastosta otetun määrän suoraan tilausriville ja tallentaa tilauksen. Tämä tehdään ilman Luo keräilylista -toiminnon käyttöä. Laita keräilymäärä suoraan Keräilymäärä-sarakkeeseen. Rivi on tällöin ”puolittain keräilty”. Jos tuotteet on laitettu keräilylistalle, ne näkyvät vihreällä pohjalla.

Keräilylistan peruminen / muokkaaminen

Keräilylista voidaan palauttaa keräilylistan oikean yläkulman valikon kautta. Palauttaminen peruuttaa koko keräilylistan ja tilaus päivittyy automaattisesti ”keräilemättömään” tilaan.

Jos taas haluat muokata keräiltäviä määriä, voit tehdä sen suoraan keräilylistan riveillä. Keräilylistan tallentaminen päivittää tiedon tilaukselle. Jos esimerkiksi jotakin tuotetta ei löydykään varastosta, vaikka pitäisi, voidaan keräilylistalle vaihtaa määräksi 0 ja tieto päivittyy myös myyntitilaukselle. Jos tuoteriville on tehty osittainen keräily, palauttaminen lisää tilaukselle tuoterivin, jossa on korjattu määrä.

Muiden tietojen muokkaaminen

Keräilylistalla voidaan muokata myös varastosijaintia, jos se on eri kuin tuoterivillä. Yleensä väärä sijainti huomataan keräilyvaiheessa, joten sitä on mahdollista muokata tässä vaiheessa. Myös toimituspäivää voidaan muokata, jos sen on jokin muu kuin keräilypäivä.

Muut tilauksen tiedot on muokattava suoraan tilauksella. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaan ja laskutusasiakkaan tiedot sekä maksuehdot.

Tilauksella määriä voidaan muuttaa sellaisten tuotteiden osalta, joita ei ole täysin keräilty. Hintoja ja alennuksia voidaan muokata tilausrivillä myös silloin, kun tuotteet on keräilty, mutta ei enää siinä vaiheessa, kun ne on laskutettu. Tilauksiin, joiden tila on osittain keräilty, kokonaan keräilty tai osittain laskutettu, on mahdollista lisätä tuoterivejä.

Keräilylistan laskutus

Kaikkien tuoterivien laskutus

• Tilauksen oikean yläkulman valikosta: Laskuta > Kaikki rivit

  Tilaus laskutetaan kokonaisuudessaan. Laskutetaan sekä kerätyt että keräämättömät tuotteet.
  
  

• Keräilylistan valikosta: Luo lasku / Vie kassaan

  Kaikki keräilylistalla olevat rivit laskutetaan. Sama pätee, jos keräilylista siirretään kassaan. Mikäli alkuperäisellä tilauksella on rivejä, joita ei ole kerätty, niitä ei laskuteta.

  
  

• Tilauksen lohkon valikosta: Laskuta lohko > Kaikki rivit

  Koko kyseinen lohko laskutetaan. Muut tilauksen lohkot jäävät vielä avoimiksi.

Kerättyjen tuoterivien laskutus

• Tilauksen oikean yläkulman valikosta: Laskuta > Vain kerätyt

  Kaikki tilauksen kerätyt tuotteet tulevat samalle laskulle.
  
  

• Tilauksen lohkon valikosta: Laskuta lohko > Vain kerätyt

  Kaikki kyseisellä lohkolla olevat kerätyt tuotteet laskutetaan. Loput tilauksesta jää avoimeksi.

Laskutuksen toimintaperiaate

Valitsemalla Laskuta > Vain kerätyt tilaus käsitellään seuraavasti:

• Jos tilauksella on sekä keräilylistalla olevia tuotteita että puolittain keräiltyjä tuotteita, saat tästä ilmoituksen. Valitsemalla OK kaikki rivit, joilla on kerätty määrä, laskutetaan riippumatta siitä, ovatko ne keräilylistalla vai eivät.
  
  
• Jos tilauksella on vain keräilylistalla olevia rivejä eikä puolittain keräiltyjä rivejä, tuotteet laskutetaan ilman erillistä ilmoitusta.
  
  
• Jos tilauksella on vain puolittain keräiltyjä rivejä eikä keräilylistalla olevia rivejä, myös nämä laskutetaan ilman erillistä ilmoitusta.

Yhdistetty keräilylista

Yhdistettyä keräilylistaa käytetään useiden erillisten keräilyjen kokoamiseen yhdelle keräilylistalle. Asiakaskortin Hallinto-välilehdeltä löytyy asetus, jolla voit ottaa yhdistämisen käyttöön ja valita, yhdistetäänkö keräilyt saman tilausnumeron vai saman toimitusosoitteen perusteella.

Tähän löytyy myös tilauskohtainen asetus Lisätietoja-välilehdeltä:

Jos olet valinnut yhdistetyn keräilylistan toimitusosoitteen perusteella, saatetaan eri tilausten tuotteet yhdistää samaan keräilylistaan. Jotta tämä yhdistäminen säilyisi laskutuksessa, on laskutettava nimenomaan keräilylista. Voit laskuttaa myös tilauksen, mutta silloin on syytä käyttää koontilaskutusta samoilla kriteereillä eli tässä tapauksessa toimitusosoitteen perusteella.