Keräilylista - Tuotteiden keräily

Keräilyn avulla saadaan hallittua varaston tilannetta tarkemmin, kun tiedetään kokoajan, missä tilauksella olevat tuotteet oikeasti ovat. Ilman keräilytoimintoa et välttämättä helposti tiedä, onko tilauksella olevat tuotteet kerätty jo odottamaan asiakasta, vai onko ne vielä varastossa. Keräilyn avulla voidaan myös laskuttaa osa tilauksen tuotteista. Esim. jos asiakas tilaa 5 tuotetta, joista 2 on varastossa ja hän haluaa nämä varastossa olevat tuotteet mukaansa. Nämä kaksi tuotetta voidaan kerätä ja laskuttaa erikseen.

Keräilyn etuja on mm.

• Keräilylista voidaan luoda manuaalisesti sen mukaan, mitä tuotteita otetaan varastosta
• Keräilylista voidaan myös luoda automaattisesti tilauksesta perustuen varastosaldoihin
• Keräily vähentää tuotteen saatavilla olevaa saldoa, joten varastotilanne on jatkuvasti ajan tasalla
• Ostorutiinit huomioivat keräilymäärän, koska saatavilla oleva saldo tarkastetaan
• Inventaariossa huomioidaan kerätyt tuotteet. Ei siis tarvitse erikseen miettiä, mitkä tuotteet on varattu tilaukselle ja mitkä ei.

Keräilyä voidaan käyttää, kun ollaan tilauksella, valitsemalla oikean yläkulman valikosta "Luo keräilylista"

Keräilylista avautuu oman välilehteen.

Tilauksella vihreä väri "Keräilymäärä"-sarakkeessa tarkoittaa, että tuote on laitettu keräilylistalle.

Pakotettu täysi toimitus: Laittaa kaikki tuotteet keräilylistalle riippumatta saatavilla olevasta saldosta

Manuaalinen osittainen toimitus: Kerättävä määrä syötetään manuaalisesti "Keräilymäärä"-sarakkeeseen

Automaattinen toimitus: Lisää automaattisesti keräilylistalle tuotteet, jotka ovat saatavilla. Jos vain osa tuotteista on saatavilla, tilaus saa statuksen "Osittain keräilylistalla".

"Puolittainen keräily"

Pienemmät yritykset, jotka eivät välttämättä tarvitse varastotilanteen välitöntä päivitystä, voivat käyttää yksinkertaistettua keräilyä. Voit merkata varastosta otetun määrän suoraan tilausriville ja tallentaa tilauksen. Tämä tehdään ilman keräilytoiminnon aktivointia. Laita keräilymäärä suoraan "Keräilymäärä"-sarakkeeseen (valkoiselle pohjalle). Jos tuotteet on laitettu keräilylistalle, ne näkyvät vihreällä pohjalla.

HUOM! Tuotteita, joita ei vahvisteta keräilylistalle, ei lasketa mukaan käytettävissä olevaan saldoon eikä niitä huomioida inventaariolistoilla.

• Inventaario - Jos luot laskentalistan tai lisäät listalle tuotteen, joka on "puoliksi keräilty", sitä ei lasketa kerätyksi ja siksi ne on otettava mukaan laskentaan
• Valitsemalla "Laskuta vain kerätyt" tilauksella, käsitellään se seuraavasti:
  • Jos tilauksella on sekä keräilylistalla olevia tuotteita että kerättyjä tuotteita, jotka eivät ole keräilylistalla, saat tästä ilmoituksen. Valitsemalla "Ok", kaikki rivit, joilla on kerätty määrä (listalla tai ilman), laskutetaan.
  • Jos tilauksella on vain täysin keräiltyjä (keräilylistalla olevia), laskutetaan ne ilman erillistä ilmoitusta
    • Sama koskee myös sitä, jos kaikki tilauksella olevat tuotteet ovat "puoliksi keräiltyjä"

Keräilylistan peruminen / muokkaaminen

Keräilylista voidaan palauttaa oikealla olevan valikon kautta:

Palauttaminen peruuttaa koko keräilylistan ja tilaus päivittyy automaattisesti "keräilemättömään" tilaan.

Jos taas haluat muokata keräiltäviä määriä, voit tehdä sen suoraan keräilylistan riveille. Keräilylistan tallentaminen päivittää tiedon tilaukselle. Jos tuoteriville on tehty osittainen keräily, muokkaus lisää tilausrivin, jossa on korjattu määrä. 

Tässä esimerkissä keräilylistalla on ollut alun perin 2 kpl, joka on muokattu 1 kpl:

Muiden tietojen muokkaaminen

Keräilylistalla voidaan muokata myös varastosijaintia, jos se on eri kuin tuoterivillä on. Yleensä väärä sijainti huomataan keräilyvaiheessa, joten sen muokkaamisen mahdollistaminen tässä vaiheessa on loogista. Myös toimituspäivää voidaan muokata, jos sen on tarkoitus olla jokin muu kuin keräilypäivä.

Tilaustasolla tilausmääriä voidaan muuttaa sellaisten tuotteiden osalta, joita ei ole täysin keräilty. Hintoja ja alennuksia voidaan muokata tilausrivillä myös silloin, kun tuotteet on keräilty, mutta ei enää siinä vaiheessa, kun ne on laskutettu.

Tilauksiin, joiden tila on osittain keräilty tai kokonaan keräilty tai osittain laskutettu, on mahdollista lisätä tuoterivejä.

Keräilylistan laskutus

Kaikkien tuoterivien laskutus:

• Tilauksella oikean ylänurkan valikosta: Laskuta --> Kaikki rivit
  Tilaus laskutetaan kokonaisuudessaan. Laskutetaan sekä kerätyt että keräämättömät tuotteet.
• Keräilylistan valikosta: Luo lasku
  Kaikki keräilylistalla olevat rivit laskutetaan. Sama pätee, jos keräilylista siirretään kassaan. Mikäli alkuperäisellä tilauksella on rivejä, joita ei ole kerätty, niitä ei laskuteta.
• Tilauksen lohkon valikosta: Laskuta lohko - Kaikki rivit
  Koko kyseinen lohko laskutetaan. Muut tilauksen lohkot jäävät vielä avoimiksi.

Kerättyjen tuoterivien laskutus:

• Tilauksella oikean ylänurkan valikosta: Laskuta --> Vain kerätyt
  Kaikki tilauksen kerätyt tuotteet tulevat samalle laskulle.
• Tilauksen lohkon valikosta: Laskuta lohko --> Vain kerätyt
  Kaikki kyseisellä lohkolla olevat kerätyt tuotteet laskutetaan. Loput tilauksesta jää avoimeksi.
• Valitsemalla "Laskuta vain kerätyt" tarkistetaan seuraavat asiat:
  • Jos tilaus sisältää sekä "puolittain" että täysin keräiltyjä tuotteita, saat tästä ilmoituksen
  • Jos tilauksella on vain täysin keräiltyjä (eli ovat keräilylistalla) tuotteita, nämä laskutetaan kysymättä
    • Sama koskee myös sitä, jos kaikki tilauksella olevat tuotteet ovat "puoliksi keräiltyjä"

Tilaukselle päivittyy tieto siitä, mitkä tuoterivit on laskutettu ja sen tila vaihtuu joko "Osittain laskututetuksi" tai "Laskutetuksi"

Keräilylistan haku

Kaikkia keräilylistoja voi hakea päävalikosta "Keräilylistahaun" kautta.

Voit käyttää tarkennettua hakua suodattaaksesi eri hakukriteerien perusteella.

Voit myös tilauksen haun kautta hakea tilaukset, joissa olevia tuotteita on keräilylistalla.

Yhdistetty keräilylista

Yhdistettyä keräilylistaa käytetään useiden erillisten listojen kokoamiseen yhdelle keräilylistalle. Asiakaskortin "Hallinto"-välilehdeltä löytyy asetus, jolla voit laittaa tämän asetuksen päälle, sekä millä perusteella yhdistäminen tapahtuu.

Tähän löytyy myös tilauskohtainen asetus "Lisätietoja"-välilehdeltä.

Jos olet valinnut yhdistetyn keräilylistan toimitusosoitteen perusteella, saatetaan eri tilausten tuotteet yhdistää samaan keräilylistaan. Jotta tämä "kokoelma" säilyisi laskutuksessa, on laskutettava nimenomaan keräilylista. Voit laskuttaa myös tilauksen, mutta silloin on syytä käyttää koontilaskutusta samoilla kriteereillä (eli toimitusosoite tässä tapauksessa).