Konfigurera mallar för e-post och SMS

Du ställer in mallar för e-post och SMS via huvudmenyns alternativ "Mallar":

Detta resulterar i en flik för "SMS-mallar" respektive en för "E-postmallar". Layouten för båda flikarna är likartad. 

Vi behandlar därför båda typerna som en enda, och de består av två sektioner; i den övre delen listas alla mallar av den aktuella typen, och i den nedre delen redigeras den för tillfället valda mallen.

Förtecknings avsnitt

(Klicka på bilden för att göra den större) 

Knapparna för att skapa en ny mall, spara en mall och ta bort en mall finns i det övre högra hörnet. Den för närvarande valda mallen har en ljusblå bakgrund. Redigeringsavsnittet visar alltid innehållet i den för närvarande valda mallen, och knapparna spara och ta bort gäller den för närvarande valda mallen. 

Om du vill skapa en ny mall väljer du "+"-tecknet i det övre högra hörnet.

Redigera avsnittet 

När du skapar en mall används redigeringsfunktionen även mot en nyskapad tom mall. Redigeringssektionen är indelad i tre områden: 

1. Information om mallens rubrik. 
2. Innehållssektionen med text och filutforskare.
3. Variabla delen för att hjälpa användaren med text som hämtas från systemet.

(Klicka på bilden för att göra den större) 

1) Huvudmall

Huvudmallen bestämmer vad mallen handlar om. På sätt och vis finns det två delar i huvudmallen: de val som bestämmer innehållet och adressinformationen för mottagarna. De val som är gulmarkerade: Namn, Typ, Språk och Typstandard är de viktigaste och vi tar dessa först. De återstående fälten har fått den gemensamma punkten "Adresser och ämnesfält". 

1 A) Namn

Namnet på mallen. Detta fält tillåter inte användning av variabler. 

1 B) Typ

Valet av typ avgör vad mallen handlar om och vilka variabler som kommer att vara tillgängliga. Om du väljer typen "Order" kommer mallen att ha tillgång till alla variabler som rör order. Alla tillgängliga variabler kommer att listas i variabel avsnittet (3). Variablerna kommer att vara tillgängliga för ämne och innehåll! Typalternativen överlappar lite mellan SMS- och e-postmallarna, men e-postmallarna har klart fler alternativ eftersom inte allt är riktigt lämpligt för att skickas via SMS. 

1 C) Språk

Språket är relaterat till mottagarens språk. Om du har kunder över gränserna bör du överväga att översätta mallen till varje relevant språk. I de flesta fall förväntas det att endast ett språk behövs. 

1 D) Typstandard

Genom att aktivera alternativet Typ standard kommer SMS/e-post som skapas av den här typen alltid att använda mallen för att bestämma innehållet som ska skickas. 

1 E) Adresser och ämnesfält

Ämne: Vad meddelandet handlar om. Detta fält tillåter användning av alla variabler som görs tillgängliga nedan: 1 B) Typ. Mer om detta i avsnittet om variabler. 

Från: Detta fält kan antingen ha en permanent gemensam adress som faktura@quick.no, eller använda en variabel knappen "Användare" --> "E-mail" som resulterar i texten #USEREMAIL#. 

Kopiera/blinda kopior: Dessa fält kan lämnas tomma. Här kan man bestämma vem som ska få en kopia av det utgående e-postmeddelandet. Fälten kan innehålla permanenta adresser som faktura@quick.no eller variabeln #USEREMAIL# som nämns ovan. 

Om texten står i fältet "copy" kommer mottagaren att se att en kopia har skickats till denna adress. Om blindkopia används kommer de ytterligare mottagarna inte att vara synliga. 

2) Innehåll 

Innehållsområdet har ett fält för det dokument som skapas, formatering samt en filutforskare för bilagor till dokumentet. 

I huvudsak är textområdet detsamma mellan SMS och e-post, även om SMS inte stöder formatering. 

E-post stöder HTML-formaterad post, och i mallen är det därför möjligt att lägga till t.ex. en logotyp. Logotypen kommer att finnas tillgänglig i filutforskaren. Innehållet stöder också användningen av variabler. De tillgängliga variablerna beror på valet Typ i huvudmallen (1B) och finns tillgängliga i variabel avsnittet (3). 

I följande exempel har vi ställt in en allmän e-postmall med en logotyp via knappen "infoga bild" och använt 4 variabler. Varje variabel börjar och slutar med ett siffertecken (#):

(Klicka på bilden för att göra den större)

Bilden kommer att visas så snart den är tillgänglig i filutforskaren.

3) Variabler

De variabler som är tillgängliga för dokumentet visas i avsnittet variabler och anges i fälten för innehållsområde, ämne och från/till via variabla platshållare som kan ses i dokumentet mellan två siffertecken (#). 

De tillgängliga variablerna är kontextberoende när det gäller malltypen. Det är inte möjligt att använda variabler för en typ på en annan typ av mall. 

Från-fältet kan antingen sättas till en specifik e-postadress, t.ex. faktura@quick.no, eller så kan variabeln #USERMAIL# användas, vilket innebär att sändningen sker från avsändarens e-postadress. 

De flesta variablerna förväntas vara självförklarande. Det finns dock vissa grupper och variabler som vi ändå väljer att ge en bättre förklaring till. 

Grupper som är tillgängliga för alla malltyper:

Klient: Det här är en grupp variabler som kommer från inställningarna för klient, t.ex. företagets eget organisationsnummer, namn och adress. 

Profil: Detta är en grupp variabler som är relevanta för företag som har mer än en företagsprofil aktiverad. Se Inställningar --> Profil. 

Användare: Information om den användare som skickar meddelandet. 

Alla andra variabler hämtas från det dokument som mallen är relaterad till. Erbjudande, beställning osv.