Johdanto

Quick3:sta lähetettävien tekstiviestien tai sähköpostien oletussisällön määrittämiseen voidaan käyttää Pohjia. Voit muokata pohjia tarpeidesi mukaan ja luoda uusia pohjia eri käyttötarkoituksiin. Hyvin laaditut ja selkeästi määritellyt pohjat helpottavat viestintää.

Löydät yrityksesi pohjat avaamalla Päävalikon (⌨️Alt+H) ja valitsemalla sen jälkeen Muut-otsikon alla olevan Pohjat.

Yleiskuvaus

Pohjat on jaettu kahteen välilehteen: Tekstiviestipohjat ja Sähköpostipohjat. Molempien välilehtien asettelu on samanlainen, ja ne on jaettu kahteen osioon. Yläosassa näkyvät kaikki kyseisen tyypin pohjat, ja alaosassa valittua pohjaa saa muokattua.

Listaosio

Listaosiossa näkyvät kaikki luodut pohjat. Valittu pohja näkyy vaaleansinisenä.

Voit aloittaa olemassa olevan pohjan muokkaamisen klikkaamalla sitä listassa. Alla oleva muokkausosio päivittyy automaattisesti. Luo uusi pohja klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä. Taulukon loppuun lisätään uusi tyhjä rivi, joka avautuu automaattisesti alla olevaan muokkausosioon.

Tallennuspainike oikeassa yläkulmassa tallentaa vain valittuna olevan pohjan, joka on avoinna muokkausosiossa.

Muokkausosio

Muokkausosio on jaettu kolmeen alueeseen:

(1) Pohjan perustiedot

Pohjan perustiedoissa määritellään mm. missä sisältöä käytetään, kuka viestin lähettää ja mitä viesti sisältää.

• Nimi
  Pohjan nimi. Tässä kentässä ei voi käyttää muuttujia.
  
  
• Aihe
  Viestin aihe. Sähköpostipohjassa tämä näkyy vastaanottajalle sähköpostin aiheena. Kentässä voi käyttää kaikkia muuttujia, jotka ovat käytettävissä valitun Tyypin perusteella.
  
  
• Lähettäjä
  Tässä kentässä voi käyttää kiinteää yhteistä sähköpostiosoitetta tai muuttujaa #USEREMAIL#, joka käyttää viestin lähettävän käyttäjän tai resurssin tietoihin tallennettua sähköpostiosoitetta.
  
  
• Kopio/Piilokopio
  Nämä kentät voi jättää tyhjiksi. Niissä määritellään, kenelle lähetettävästä sähköpostista toimitetaan kopio. Kentissä voi käyttää kiinteitä osoitteita tai edellä mainittua muuttujaa #USEREMAIL#. Kopio-kenttään lisätty osoite näkyy viestin vastaanottajalle. Piilokopio-kenttään lisätyt vastaanottajat eivät näy muille vastaanottajille.
  
  
• Tyyppi
  Tyyppi määrittää pohjan käyttötarkoituksen ja käytettävissä olevat muuttujat. Kun tyypiksi valitaan "Tilaus", pohjassa voi käyttää kaikkia tilaukseen liittyviä muuttujia. Kaikki käytettävissä olevat muuttujat näkyvät muuttujaosiossa (3). Muuttujia voi käyttää sekä aiheessa että sisällössä. Tekstiviesti- ja sähköpostipohjien tyyppivaihtoehdot ovat osittain samoja, mutta sähköpostipohjissa vaihtoehtoja on selvästi enemmän, sillä kaikki sisältö ei sovellu lähetettäväksi tekstiviestinä.
  
  
• Kieli
  Kieli määräytyy vastaanottajan kielen mukaan. Jos sinulla on asiakkaita eri maissa, kannattaa pohja kääntää kaikille tarvittaville kielille.
  
  
• Profiili
  Profiili, jossa pohjaa käytetään. Jos käytössä on vain yksi profiili tai haluat käyttää samaa pohjaa kaikissa profiileissa, voit jättää kentän tyhjäksi.
  
  
• Oletustyyppi
  Kun tämä valinta on käytössä, kyseisen tyypin tekstiviesteissä ja sähköposteissa käytetään aina tätä pohjaa oletuksena.
  

(2) Sisältö 

Sisältöalueella on tekstikenttä itse tekstille (Runko-välilehti) ja Tiedostonhallinta-välilehti liitteille.

Sähköpostipohjat tukevat HTML-muotoilua, joten niihin voi lisätä esimerkiksi logon. Sisällössä voi käyttää myös muuttujia. Käytettävissä olevat muuttujat määräytyvät pohjan perustiedoissa valitun Tyypin mukaan. Voit lisätä muuttujia dokumenttiin muuttujaosion (3) painikkeilla.

(3) Muuttujat

Käytettävissä olevat muuttujat näkyvät muuttujaosiossa. Niitä voi lisätä sisältöön, aiheeseen sekä lähettäjä- ja vastaanottajakenttiin.

Muuttujat ovat tekstiä, jotka on sijoitettu kahden risuaitamerkin (#) väliin, esimerkiksi #USEREMAIL# tai #FIRSTNAME#. Muuttujat hakevat tarvittavat tiedot tietokannasta ja lisäävät ne sisältöön siihen kohtaan, johon muuttuja on sijoitettu.

Käytettävissä olevat muuttujat määräytyvät pohjan Tyypin mukaan. Yhden tyypin muuttujia ei voi käyttää toisessa tyypissä, ellei sama muuttuja ole käytettävissä molemmissa. Jos muutat pohjan tyyppiä, varmista, että pohjassa käytetyt muuttujat ovat edelleen käytettävissä.

Alla olevassa esimerkissä näkyvät sähköpostipohjan muuttujat, jotka ovat käytettävissä tyypille "Tilaus".

Seuraavat muuttujaryhmät ovat käytettävissä kaikissa pohjatyypeissä:

• Yritys
  Tämän ryhmän muuttujat hakevat tietonsa Omista asetuksista, esimerkiksi yrityksen oman Y-tunnuksen, nimen ja osoitteen.
  
  
• Profiili
  Nämä muuttujat liittyvät yrityksiin, joilla on käytössä useampi toimipiste.
  
  
• Käyttäjä
  Muuttujat, jotka sisältävät tietoja viestin lähettävästä käyttäjästä. 

Kaikki muut muuttujat hakevat tietonsa tapahtumasta tai tyypistä, johon pohja liittyy, esimerkiksi tarjouksesta, tilauksesta jne.

Seuraavassa esimerkissä olemme luoneet yleisen sähköpostipohjan tyypille Tarjous. Jokainen muuttuja alkaa ja päättyy risuaitamerkkiin (#):

Kun sähköposti lähetetään tilausikkunasta, pohjan muuttujat korvataan oikeilla tiedoilla. Lopputulos voi näyttää esimerkiksi tältä:

Parametrikoodit

Jos haluat lisätä tekstiviestiin tai sähköpostiin laitteen tietoja, kuten rekisterinumeron, valitse pohjatyyppi, jossa laitteen muuttujat ovat käytettävissä. Valitse sitten Muuttujakoodi kohdasta Laite. Alla olevassa esimerkissä käytetään tyyppiä Tilaus.

Tällöin tekstiin lisätään koodi "#ENTPCX#". Koodi X on korvattava halutun parametrin koodilla, joka löytyy merkki-/mallirekisteristä. Kun lisäät tämän koodin pohjaan, näkyviin tulee myös muistutus siitä, että X on korvattava parametrin koodilla.

Halutun laitetiedon lisäämiseksi etsi merkki-/mallirekisteristä kyseisen parametrin koodi. Tässä esimerkissä haluamme lisätä rekisterinumeron (koodi KON4).

Kuten yllä olevasta esimerkistä näkyy, rekisterinumeron koodi on "KON4". Jotta rekisterinumero saadaan mukaan pohjaan, korvaamme merkin "X" koodilla "KON1". Pohjassa se näyttää tältä:

Kyseisen tilauksen laitteen rekisterinumero tulee sitten mukaan viestiin.