Datan konvertointi/tuonti toisesta järjestelmästä

Mikäli yritys ei ole juuri perustettu ja Quick 3 on ensimmäinen käytettävä järjestelmä, datan konvertoiminen vanhasta järjestelmästä on tarpeellista. (Myös vasta perustetut yritykset voivat tarvita tietojen tuontia, esim. hinnastojen tuominen toimittajilta).

Tuotujen tietojen laatu ei koskaan ole parempi kuin alkuperäisen datan laatu. Virheiden korjaaminen tuonnin jälkeen voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Siksi on tärkeää valmistautua tähän työhön perusteellisesti ja varmistaa, että kaikki osalliset ottavat vastuun osuudestaan tehtävässä.

Tuontityökalu

Quick3:ssa on erittäin monipuolinen tuontityökalu, joka auttaa tässä prosessissa. Se käsittelee suurimman osan Excel-tiedostoista, tiedostoista joissa on kiinteät sijainnit tai pilkuilla tai puolipisteillä erotetut tiedostot. Tarkemmat ohjeet käytöstä löydät erillisestä ohjeesta. Tässä käsitellään yleistä huomioitavaa.

Kuten aiemmin mainittiin, tuontityökalu osaa joustavasti kartoittaa lähdetiedoston sarakkeita Quick3:n kenttiin. Lisäksi voit käyttää muunnoksia, kuten korvauksia ja laskukaavoja. Mutta muutamat ohjeet tekevät tuonnista sinulle helpompaa:

• Sarakkeiden asettelu täytyy olla yhtenäinen koko tiedostossa (esim. asiakasnumero tulee aina samaan sarakkeeseen, kun tuodaan asiakastiedosto)
• Kaikissa sarakkeissa olisi hyvä olla otsikot (ne eivät ole välttämättömiä, mutta ne helpottavat kartoittamista)
• Excel-tiedostossa ei saisi olla otsikoita, summarivejä tai tyhjiä rivejä datan seassa (vaikka ne voidaan poistaa suodattimien avulla)
• Kaikissa sarakkeissa olevien tietojen tulisi olla oikeaa tyyppiä (vaikka usein ne voidaankin korjata muunnossäännöillä)
• Tiedoissa on oltava selkeät viittaukset, jotta viittauksiin perustuvat tiedot voidaan liittää yhteen (esimerkiksi tilaustiedoston on sisällettävä asiakasnumero, jotta tilaus voidaan liittää oikeaan asiakkaaseen, ja kaikkien tilausrivien on sisällettävä tilausnumero, jotta ne voidaan liittää oikeaan tilaukseen)
• Lähdeaineisto ei saisi olla tulosteesta tai PDF-tiedostosta muunnettua, vaan mieluiten suoraan tietokannasta saatua raakadataa tai vanhan järjestelmän vientitoimintojen kautta otettua

Roolien ja vastuun jakaminen valmistelussa ja tuonnissa

Jos itse suoritat koko konversion viennistä tuontiin, olet vastuussa laadusta koko prosessin ajan.

Kuitenkin suurissa ja monimutkaisissa asennuksissa konversio on usein työ, joka vaatii useiden osapuolten osallistumista. Jotta prosessi olisi mahdollisimman sujuva, on tärkeää varmistaa datan laatu kaikissa vaiheissa.

Olipa kyse sitten siitä, että suoritat tiedon vientiä, valmistelua ja tuontia itse tai ostat näitä palveluita meidän konsulteiltamme tai kolmannelta osapuolelta, on tärkeää ymmärtää, että huono tiedon laatu aiheuttaa lisätyötä kaikille osapuolille. Konsultti, joka avustaa sinua, harvoin pystyy ennakoimaan tällaista lisätyötä etukäteen, ellei hän ole vastuussa myös tietojen keräämisestä vanhasta järjestelmästä ja hänellä ole syvällistä ymmärrystä järjestelmästä ja siitä, miten tietoa on käytetty. Tällainen lisätyö ja siihen liittyvät kustannukset joudutaan yleensä veloittamaan asiakkaaltamme. Paras tapa välttää tällaiset yllätykset on tehdä perusteellisia tarkastuksia ja sovitteluja vanhassa järjestelmässä etukäteen.

Tarkista sisäänluettavat tiedot huolellisesti ennen sisäänlukua. Täsmääkö pääkirja? Täsmäävätkö asiakkaiden ja toimittajien avoimet saldot pääkirjaan? Täsmääkö varaston saldo pääkirjaan? Jos tiedot ovat väärin lähdeaineistossa, tulevat ne väärin myös Quickiin.

Perustietojen määrittäminen

Perusasetusten on oltava kunnossa ennen kuin aloitat tietojen tuonnin. Quick3:ssa on joitain perustietoja valmiina, kuten arvonlisäverokoodit ja tositetyypit. Ennen kuin tuot tietoja muista järjestelmistä, on tärkeää, että perehdyt näihin perustietoihin ja vertaat niitä vastaaviin tietoihin järjestelmässä, josta tuot tietoja.

Yleensä oletustilikartta on valmiina, ellet ole erikseen pyytänyt täysin tyhjää asetusta. Jos aiot käyttää täysin erilaista tilikarttaa, voi olla järkevää poistaa/tyhjentää tilikartta ennen uuden tuomista. Huomaa, että joitakin tilejä ei ehkä voi poistaa, koska niillä on viittauksia muihin tietoihin ja vakiomäärityksiin, kuten rahtitili, laskutusmaksu tai pyöristys.

Vaihtoehtoisten viittausten käyttö "kartoittamiseen"

Quick3:ssa on monissa taulukoissa tilaa vaihtoehtoisille viitteille. Esimerkiksi tilikartassa on tilaa tilinumeroille, arvonlisäverokoodeihin voi lisätä tuontiarvonlisäverokoodit ja tositetyypeissä on tilaa tuontikoodille.

Tätä voit käyttää järjestelmässä, josta haet tietoja, jotta voit "mapata" koodit vastaamaan Quick3:n oletuksia. Esimerkiksi, jos tuot tietoja järjestelmästä, joka käyttää erilaisia alv-koodeja kuin Quick3. Voit myös muuttaa koodeja Quick3:ssa vastaamaan vanhan järjestelmän koodeja, mutta suosittelemme, että "mappaa" ne. Tämä tekee siitä helpompaa, jos tarvitset apua tukitiimiltämme, koska käytät silloin koodeja, jotka konsulttimme tuntevat.

HUOM! Mappausten on oltava yksi-yhteen. Ei voi siis olla kahta eri tilinumeroa vanhassa järjestelmässä, jotka osoittavat samaan tiliin Quick3:n tilikartassa. Jos tarvitset tilien yhdistämistä tilikartassa, sinun on tehtävä se vanhassa järjestelmässä ennen tilikartan vientiä (ja ennen pääkirjan vientiä).

Oletusarvojen käyttäminen

Tuontityökaluun on mahdollista lisätä oletusarvoja tai kiinteitä arvoja. Voit käyttää tätä, jos lähdeaineistosta puuttuu pakollisia tietoja.

Huomioi, että jos tuodut tiedot ovat puutteellisia, et voi suorittaa tiettyjä toimintoja tuodulla datalla. Esimerkiksi et voi generoida arvonlisäveroraporttia tuodun datan perusteella, jos tuodut tiedot puuttuvat arvonlisäverokoodista ja ne on korvattu kiinteällä arvolla. Pyri siksi siihen, että tuotava data on mahdollisimman täydellinen ennen tuontia.

Tuonnin järjestys

On tärkeää tuoda data oikeassa järjestyksessä, koska eri tietotyypit ovat yhteydessä toisiinsa.

Esimerkiksi asiakkailla ja toimittajilla on yhteys tiliin tilikartassa. Siksi tilikartan on oltava järjestelmässä ennen kuin tuot asiakkaita ja toimittajia. Tuotteilla on yhteys tuoteryhmään. Siksi tuoteryhmien täytyy löytyä järjestelmästä ennen kuin tuot tuotteita. Laitteilla (esim. autoilla) on yhteys omistajaan (asiakas). Siksi asiakkaiden on oltava tuotuna ennen kuin tuot laitteita

Seuraava järjestys toimii yleensä hyvin:

1. Tilikartta
2. Tuoteryhmät
3. Toimittajat
4. Tuotteet
5. Varastopaikat
6. Asiakkaat
7. Laitteet
8. Kirjanpidon tositteet (pääkirja ja reskontra)
9. Tilaukset
10. Myyntihistoria (laskut)

Huomioithan, että kirjanpidon tositteiden tuonti luo automaattisesti asiakkaita ja toimittajia, jos niitä puuttuu. Kuitenkin tällä tavoin luodut asiakkaat ja toimittajat saavat vain numerot (ja mahdollisesti nimen, jos on tositteessa). Siksi onkin suositeltavaa tuoda asiakkaat erillisestä asiakastiedostosta.

Vanhan järjestelmän käyttö konvertointiprosessin aikana

Jos sinun täytyy käyttää vanhaa järjestelmää konvertointiprosessin aikana, on tärkeää täydentää tuodut perustiedot, kuten toimittajat, tuotteet ja asiakkaat, ennen kuin tuot tapahtumia (kirjanpito, myyntihistoria/laskut). Näihin taulukoihin on nimittäin voinut tulla uusia tietoja ensimmäisen tuonnin jälkeen. Jos et ota tätä huomioon, kirjanpitotietojen ja historian tuonti voi epäonnistua.

Tuo kirjaukset ja myyntihistoria viimeisenä. Yleensä ei ole tarpeen tehdä "testikonversiota" kirjauksista ja myyntihistoriasta. Ja yleensä ei myöskään ole toiminnan kannalta kriittistä, vaikka kestäisi päivän tai kaksi Quick3:n käyttöönotosta, kunnes historia löytyy järjestelmästä.

Konversioprosessi on yksinkertaisin, jos voit välttää käyttämästä vanhaa järjestelmää muuhun kuin tietojen tarkasteluun prosessin aikana. On kuitenkin tärkeää, että otat tarvittavat raportit vanhasta järjestelmästä tarkastamista varten samanaikaisesti tietojen vientien kanssa. On yhtä tärkeää suorittaa tarkastusprosessi tuonnin jälkeen ennen kuin muutat mitään tietoja Quick 3:ssa.

Numerosarjojen määrittely

Muista myös asettaa haluamasi numerosarjat "Omista asetuksista" heti konvertoinnin jälkeen, ennen kuin luot tapahtumia Quick 3:een. Esimerkiksi asiakas- ja toimittajanumerot, tositenumerot eri tositetyypeille, lasku-, tilaus- ja ostotilausnumerot jne.

Tietoja sarakkeiden "mappauksesta"

Emme käsittele tässä kaikkia yksityiskohtia tuontityökalusta (tästä on oma ohje), mutta tässä on joitakin vinkkejä, jotka on hyvä ottaa huomioon. 

Tähdellä merkatut kentät ovat pakollisia. Esimerkiksi jos käytössä on useita valuuttoja, tarvitaan summa sekä euroina että toisessa valuutassa. Mikäli summa on tiedossa vain yhdessä valuutassa, voidaan molemmat kentät "mapata" samaan sarakkeeseen, ilman että tarvitsee lisätä ylimääräistä saraketta Excel-tiedostoon.

Et voi tuoda tietoja Quickiin, jos jokin tähdellä merkatuista tiedoista puuttuu. Jos tietoa ei ole tiedostossa, se on täytettävä jollain muulla tavalla. Voit esim. hyödyntää tuontityökalun muunnosta "Lisää vakioarvo".

Kirjanpidon tapahtumien tuonnin osalta hyväksytään joko tapahtumatyyppi tai tositelaji. Molemmat eivät ole pakollisia.

Asiakasnumero tai toimittajanumero ovat pakollisia silloin, kun pääkirjan tili on reskontratili.