Konvertering/Import fra andre systemer

Bortsett fra for nystartede selskaper som tar i bruk Quick3 helt fra starten av har de aller fleste behov for å konvertere eller importere data fra et eller flere andre systemer.  (Også nystarte selskaper kan ha behov for å importere data - for eksempel prislister fra leverandørene).

Kvaliteten på importerte data blir aldri høyere enn kvaliteten på datagrunnlaget man importerer fra.  Og å rette feil etter import kan være komplisert.  Det er derfor viktig at dette arbeidet forberedes grundig, og at alle involverte tar ansvar for sin del av oppgaven.

Importveiviseren

Quick3 er utstyrt med en meget kraftig importveiviser som hjelper med denne prosessen.  Denne håndterer det meste av Excel-filer, filer med faste posisjoner eller komma- eller semikolonseparerte filer.  Teknisk bruk av importveiviseren i andre artikler i dette kapitlet.  Her skal vi ta for oss det overordnede du må ta hensyn til.

Veiviseren er som nevnt meget kraftig og fleksibel til å "mappe" kolonner i kildefilen til felter i Quick3.  Det er også en rekke transformasjonsregler som kan settes opp, inkludert erstatninger, filtre.  Men noen retningslinjer gjør importen enklere for deg:

• Det må være et ensartet kolonneoppsett gjennom hele filen (for eksempel at et kundenummer alltid står i samme kolonne når du skal importere en fil med kunder...)
• Det bør være kolonneoverskrift i alle kolonner (det MÅ ikke være det - men det gjør det enklere og raskere å gjøre mappingen)
• Det bør ikke være være overskrifter, sum-linjer eller tomme rader nedover i Excel-filen (selv om det kan la seg gjøre å filtrere dem bort med filter funksjonene).
• Data bør være av riktig type i alle kolonner (selv om mange avvik kan rettes opp med transformasjonsregler)
• Det må være med referanser som gjør at data som referer til hverandre kan kobles sammen (for eksempel at en ordrefil må ha med kundenummer for at ordren skal kunne kobles til riktig kunde, og at alle ordrelinjer må ha med ordrenummer for at de skal kunne kobles til riktig ordrehode)
• Kildefilen bør ikke være en eksport fra en printet rapport eller PDF, men helst en eksport av rådata direkte fra database eller eksportfunksjoner i det gamle systemet.

Rolle- og ansvarsfordeling ved klargjøring og import

Hvis du selv skal stå for datakonvertering, fra eksport til import er du selv ansvarlig for kvaliteten hele veien.  

For store og komplekse installasjoner er imidlertid datakonvertering ofte et arbeids om involverer flere parter.  For at prosessen skal gå så smidig som mulig er det viktig at kvaliteten på dataen sikres gjennom alle stegene, i første omgang av den som er ansvarlig for hvert steg.

Uavhengig av om du skal eksportere, klargjøre og importere data selv eller om du kjøper slike tjenester fra Quick Systems eller en tredjeparts konsulent er det viktig å forstå at dårlig kvalitet på datagrunnlaget vil medføre merarbeid for alle parter. Konsulenten som bistår deg er sjelden mulighet for å forutse slikt merarbeid på forhånd med mindre hen også er ansvarlig for uttak av data fra det gamle systemet og har dyp kunnskap om systemet og hvordan du har vært benyttet.  Slikt merarbeid med kostnadene det medfører må vanligvis bæres av deg som kunde.  Den beste måten å unngå slike overraskelser på er at du gjør grundige kontroller og avstemminger i det gamle systemet på forhånd.

Gjør grundige avstemminger i det gamle systemet før eksport.  Balanserer hovedboken?  Samsvarer saldolister for kunder og leverandører med hovedbok? Samsvarer lagerverdi i lagerlister med hovedbok?

Etter eksport bør du også kontrollere filene før de importeres til Quick3.  Excel er et supert verktøy for dette.  Hvis du har eksportert hovebok transaksjoner så skal summen av beløpene være 0.  Hvis hovedbok og reskontro er eksportert separat så skal summen av transaksjoner og summen av saldo stemme med saldobalansen.  Hvis du har eksportert lagerliste med kostpriser og beholdninger så skal summen av lagerverdien stemme med lager-kontoer i saldobalansen.

Stemmer ikke dette i filene som importeres, så vil det heller ikke stemme i Quick3 etter import.  Og trolig vil selve importen feile fordi valideringsregler i Quick3 vil avvise dataene.

Oppsett av grunndata (og evt rydding i disse)

Grunnoppsett må være på plass før du starter import av data.  Det ligger en god del grunndata ferdig første gangen starter Quick3 - slik som mvakoder og bilagstyper.  Før du importerer data fra andre systemer er det viktig at du gjør deg kjent med disse grunndataene og sjekker dem opp mot tilsvarende i systemet du skal importere fra.

Det ligger vanligvis også en standard kontoplan inne med mindre du har bestilt et helt tomt oppsett.  Hvis du skal benytte en kontoplan som er helt forskjellig fra denne kan det være fornuftig å slette/tømme kontoplanen før du importerer en ny.  Vær oppmerksom på at det kan være enkelte kontoer som ikke lar seg slette fordi de har referanser til andre data og faste oppsett - for eksempel konto for frakt, fakturagebyr, øreavrunding. 

Bruk av alternative referanser til "mapping"

Mange tabeller i Quick3 har plass for alternative referanser.  For eksempel kontoplanen, som har plass for kontonummer, mvakoder har plass for import mvakode samt bilagstyper som har plass for importkode.

Dette kan du bruke til å "mappe" kodene i systemet du skal hente data fra over til kodene som er standard i Quick3. Eksempelvis hvis du skal importere fra et system som bruker andre typer mvakoder enn Quick3.  Det er også mulig å endre kodene i Quick3 til å matche det gamle systemet - men vi anbefaler heller at du "mapper" dem over.  Det vil gjøre det enklere hvis du trenger hjelp fra vårt support apparat, siden du da bruker koder som våre konsulenter kjenner.

NB! Mappinger må være en-til-en.  Du kan altså ikke ha to ulike kontonummer i det gamle systemet som skal peke til samme konto i Quick3 kontoplanen.  Hvis du har behov for å slå sammen kontoer i kontoplan må du enten gjøre det i det gamle systemet før eksport av kontoplan (og før eksport av hovedbok).  Ellers 

Bruk av standardverdier og faste verdier

Importveiviseren har støtte for standardverdier og faste verdier.  Dette kan du benytte hvis kilden du skal importere fra mangler obligatoriske data.  

Vær oppmerksom på at det kan være operasjoner du ikke får utført med konverterte data hvis disse er mangelfulle.  For eksempel vil du ikke kunne generere en momsrapport basert på importerte data hvis dataene som er importert mangler mvakode og er erstattet med en fast verdi.  Tilstreb derfor at dataene som skal importeres er så komplett som mulig før import.

Rekkefølgen for import

Det er viktig å importere data i riktig rekkefølge.  Dette fordi det er avhengigheter mellom ulike typer data.

For eksempel har kunder og leverandører tilknytning til en konto i kontoplanen.  Derfor må kontoplanen være på plass før du importerer kunder og leverandører.  Varer har tilknytning til en varegruppe.  Derfor må varegruppene være på plass før du importerer varer.  Individer (f.eks. biler) har tilknytning til en eier (kunde).  Derfor må kunder være på plass før du importerer individer.

Følgende rekkefølge vil vanligvis fungere bra:

1. Kontoplan
2. Varegrupper
3. Leverandører
4. Varer
5. Lager
6. Kunder
7. Individer
8. Bilag (hovedbok og reskontro)
9. Ordre
10. Salgshistorikk (fakturaer)

Import av bilag vil automatisk opprette eventuelle kunder og leverandører som mangler.  Men kunder og leverandører som opprettes på denne måten vil kun få nummer (og eventuelt navn hvis det er med i bilagsfilen).  Så det er jo klart å anbefale at kundene importeres fra en kundefil.

Bruk av gammelt system under konverteringsprosessen

Hvis du er avhengig av å bruke det gamle systemet under konverteringsprosessen er det viktig at du kompletterer de importerte grunndata som leverandører, varer og kunder før du importerer transaksjoner (bilag og salgshistorikk/fakturaer). Dette fordi det kan ha kommet til nye data i disse tabellene siden den første importen.  Hvis du ikke tar hensyn til dette vil import av bilag og historikk kunne feile.

Konverter bilag og salgshistorikk helt til slutt.  Det er vanligvis ikke nødvendig å "prøvekonvertere" bilag og salgshistorikk. Og det er vanligvis heller ikke driftskritisk om det går en dag eller tre fra man har tatt i bruk Quick3 til historikken er konvertert.

Konverteringsprosessen blir minst komplisert hvis man kan å unngå å bruke det gamle systemet til annet enn oppslag mens prosessen pågår.  Det er uansett viktig at man tar ut de nødvendige rapporter fra det gamle systemet for avstemming etter import på samme tidspunkt som man eksporterer dataene.  Og det er tilsvarende viktig at man gjør avstemmingen etter import før man begynner å gjøre operasjoner som endrer avstemmingsgrunnlaget i Quick3.

Oppsett av nummerserier

Husk også å sette opp nummerserier etter import før du tar i bruk Quick3.  For eksempel kunde- og leverandørnummer, bilagsnummer for ulike bilagstyper, faktura-, ordre-, bestillingsnummer etc.

Om kolonne mapping

Vi skal ikke gå inn på alle detaljer om mapping av kolonner til Quick3 felter her (du finner oversikt over hvilke kolonner som kan mappes inne på hvert importoppsett).  Men her er noen tips som kan være greie å ta med seg - her med bilag (hovedbok og reskontro) import som eksempel:

Felter som er merket * er obligatorisk.  For eksempel basebeløp (beløp hjemmevaluta) og beløp (beløp valuta).  Det betyr at begge kolonnene må mappes.  Men hvis du kun har beløp i hjemmevaluta i filen du skal importere fra kan du mappe begge feltene mot samme kolonne (du trenger altså ikke legge inn en ekstra kolonne i Excel-filen).

Felter som er merket (*) er betinget obligatorisk.  Det betyr at de enten må være med i filen - eller at kravet må oppfylles på annen måte.  For eksempel Bilagnr.  Hvis ikke dette finnes med i filen så kan du la importveiviseren tildele bilagsnummer automatisk ved import.

Bilagstype og bilagstype ekstern oppfyller hverandre.  Det betyr at hvis bilagstype ekstern er med så trenger ikke bilagstype være med og vice verca.  (Hvis du ikke har med bilagstype i filen du importerer fra kan dette også oppfylles ved at du legger til en transformasjonsregel som setter bilagstypen til konstant verdi 0 (vanligvis bilagstypen for "Diverse").

Kundenummer eller leverandørnummer er obligatorisk bare hvis hovedbokskontoen er en konto som krever reskontro.