Tuontityökalu

Tuontityökalu tarjoaa joustavan mahdollisuuden tiedon tuomiseen ja käsittelyyn tiedostoista. Voit sen avulla esim. tuoda järjestelmään uusia tuotteita, asiakkaita, laitteita ja toimittajia, tai päivittää näiden tietoja. Tuontityökalun löydät päävalikosta hakemalla Tuontityökalu.

Ennen tuontia huomioitavia asioita

• Tallenna tiedosto paikallisesti omalle tietokoneellesi, eikä esim. verkkokovalevylle. Mikäli tiedosto on tallennettu johonkin muualle, saatat saada seuraavanlaisen virheilmoituksen:
• Suosittelemme käyttämään tietojen tuonnissa uudempaa Excel-muotoa (xlsx).
• Käyttämästäsi tiedosta on suositeltavaa siivota kaikki ylimääräinen data pois, mitä ei haluta tuoda Quickiin. Alempana on kerrottu enemmän muunnoksista, joiden avulla tietoa voidaan myös suodattaa pois, mutta yleensä suodattaminen on helpompaa Exceliä käyttämällä.
• Tiedostossa tulee olla ensimmäisellä rivillä otsikot ja sen jälkeen tuotava data (tai otsikot voi myös jättää pois, mutta niiden käyttäminen helpottaa työtä). Ylimääräisiä rivejä tiedostossa ei kuitenkaan saisi olla. Tuotavan datan tulee siis alkaa joko riviltä 1 tai 2.
• Tiedostossa ei saa olla väliotsikoita.
• Quickiin tuotavat hinnat ovat aina verottomia (mahdollista käyttää myös muunnoksia)
• Tarkista, että jokaiselta riviltä löytyy pakolliset tiedot (tässäkin toki mahdollista käyttää muunnoksia). Esim. jos kaikille tuotteille ei ole määritetty hintaa, ei jätetä kenttiä tyhjiksi, vaan laitetaan niihin 0.
• Tarkista, että tiedot ovat Excelissä oikeassa muodossa. Esim:   
  • 0-alkuiset numerot, kuten tuotekoodit, puhelinnumerot ja postinumerot, ovat tekstimuodossa, jotta ensimmäiset nollat eivät jää pois.
  • Desimaalierottimena esim. tuotteen hinnoissa käytetään pilkkua, eikä pistettä
  • Tuhaterottimena ei käytetä esim. välilyöntiä
  • Päivämäärät ovat luettavassa muodossa (katso alempana ohje päivämääräformaateista)
• Mikäli tuotavassa tiedostossa on todella paljon rivejä, kannattaa se jakaa useampaan osaan. Kerrallaan on suositeltavaa tuoda maksimissaan 100 000 riviä. Tätä suuremmilla määrillä tuonti ei välttämättä aina mene läpi.

Uuden tuonnin luominen

Avaamalla tuontityökalun näet listan tallennetuista tuonneista. Voit valita jo aikaisemmin käytetyn tuonnin listasta, tai luoda plus-napista uuden. Katsotaan tässä esimerkissä tuotteiden tuontia. Muut tuonnit toimivat hyvin samanlaisella periaatteella.

Painamalla plussaa aukeaa seuraavanlainen ikkuna:

Kuvaus: Anna tuonnille nimi, esim. Kawasaki varaosat

Tyyppi: Kerro mitä dataa ollaan tuomassa, eli esim. tuotteet, asiakkaat tai toimittajat

Datamuoto: Missä muodossa tiedosto on, jota olet tuomassa?

• Erotinmerkit: Tiedot on eroteltu toisistaan jollain merkillä, kuten esim. puolipilkulla. Jos käytät tällaista csv- tai tekstimuotoista tietoa, laita käytettävä erotinmerkki kenttään Erotin
• Mukautettu: Käytettään tiedostoissa, joissa on kiinteä sarakeleveys
• XLS: Excel, vanha muoto
• XLSX: Excel, uusi muoto
• Muiden tiedostomuotojen osalta tätä ohjetta täydennetään. Suosittelemme käyttämään XLSX-tiedostoja

Ensimmäinen rivi sisältää otsikot: Kun tämä on valittu, järjestelmä ohittaa ensimmäisen rivin tuonnin ja esikatselun yhteydessä ja aloittaa tuonnin riviltä 2.

Tietojen syötön jälkeen paina OK, niin tämä näkymä aukeaa:

Helpoin tapa on vetää Excel-tiedosto tyhjän alueen päälle, mutta sarakkeet on myös mahdollista määrittää manuaalisesti. Käydään tässä ohjeessa läpi suosituin tapa, eli raahataan tiedosto tuontityökalun päälle.

Näkymään ilmestyy punainen ikkuna, jossa kerrotaan, mitä tietoja tulee määrittää. Tämän alapuolelle tulee näkyviin tiedostosta löytyneet sarakkeet. Laatikon yläpuolelle tulee Excelin sarakkeen otsikko ja sisäpuolelle esikatselu tuotavasta datasta.

Valitse alasvetovalikosta jokaiselle sarakkeelle, mikä tämä tieto on.

HUOM! Tähdellä (*) merkatut tiedot ovat pakollisia. Ne on siis oltava jokaisessa tuonnissa, vaikka esim. päivitettäisiin olemassa olevia tuotteita.

Mikäli tiedostossa on jokin sarake, jota ei haluta tuoda, se voidaan ohittaa painamalla tätä kuvaketta:

Vasemmalla oleva kuvake on päivittämistä varten ja keskimmäinen virtuaalista saraketta varten:

Päivitä

Jos haluat päivittää olemassa olevaa dataa, valitse tällä kuvakkeella, minkä sarakkeiden tiedot päivitetään. Voit päivittää esim. vain hinnan tai tuotekuvauksen ja kaikki muut tiedot pysyvät samoina.

Virtuaaliset sarakkeet

Virtuaalisia sarakkeita voidaan käyttää staattisten tietojen kanssa, joita ei löydy tiedostosta. Käytä virtuaalisia sarakkeita yhdessä Vakioarvon kanssa antaaksesi staattisen arvon jokaiselle riville, joka tuodaan. Jos esimerkiksi tiedostosta on unohtunut tuoteyksikkö, joka on pakollinen tieto, voitaisiin tämän avulla määrittää, että se on jokaisella rivillä "kpl".

Kun kaikki sarakkeet on määritetty, tarkista, että otsikkotason tiedot ovat oikein. 

Toimittaja

Mikäli tuodaan vain yhden toimittajan tuotteita, valitse toimittaja tänne ylös:

Mikäli tiedostossa on useamman toimittajan tuotteita, valitaan tieto sarakkeelle, jolloin jokaiselle tuotteelle on ilmoitettu toimittajan numero.

Hinnastot

Mikäli halutaan päivittää vain tiettyä hinnastoa, voidaan valita hinnastot kenttiin Hinnasto ulos, Hinnasto ulos 2 ja Hinnasto sisään. Jos näihin ei valita mitään, päivitetään perushinnastoa, johon kaikki tuotteet oletuksena kuuluvat ja jota käytetään, jos mitään muuta hinnastoa ei ole määritetty.

Avainsarake

Valitaan tähän mikä tieto yhdistää tuotteet olemassa oleviin hinnastoihin. Yleensä käytetään toimittajan tuotenumeroa.

Päivitys / hinnat

Vain päivitys (ei luo uusia tietoja) käytetään silloin, kun esim. halutaan päivittää vain olemassa olevien tuotteiden hintoja. Tämä asetus päällä uusia tietoja ei siis luoda, vaikka niitä tiedostosta löytyisikin. HUOM! Muista laittaa myös sarakekohtaisesti päivityskuvakkeet päälle niille tiedoille, joita päivitetään!

Tuotteiden hinnat on myös mahdollista lukita, jotta niitä ei päivitettäisi vahingossa. Mikäli myös lukittuja hintoja halutaan päivittää rastita Päivitä lukitut hinnat.

Ominaisuuksien kaksiulotteinen kuvaus

Käytä ominaisuuksien kaksiulotteista kuvausta liittyy alla olevaan Monisarakkeiseen asetteluun. Näin voidaan siis lukea tietoja yhteen kenttään useammasta sarakkeesta.

Tuonnin käynnistys

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täydennetty tuontia varten, tallenna tuonti ensin oikean ylänurkan tallennuskuvakkeesta.

Pilven kuvake muuttuu vihreäksi. Sitä painamalla voit aloittaa tuonnin.

Tässä avautuvassa ikkunassa olisi vielä mahdollisuus rajata, mitä rivejä tuodaan. Kun jätät tämän tyhjäksi, tuodaan kaikki rivit. 

Salli ja kirjaa virheet -toimintoa ei ole yleensä tarpeellista käyttää. Jätä se siis rastittamatta.

Käynnistä tuonti painamalla Aloita.

Mikäli tuotavia rivejä on paljon (kymmeniä tuhansia), tässä voi mennä muutama minuutti. Saat ilmoituksen kun tuonti on valmis. 

Monisarakkeinen asettelu

Käytetään tietojen hakemiseen useista sarakkeista ja niiden yhdistämiseen. Alla olevassa esimerkissä tiedot haetaan ensimmäisestä JA toisesta sarakkeesta ja ne yhdistetään tässä järjestyksessä. Lisäksi on asetettu, että tietojen välinen erotin on "-". Huomaa, että sarakkeet yhdistetään ennen tuonnin suorittamista. Tätä ei voi käyttää räätälöidyn dataformaatin kanssa.

Monisarakkeista asettelua voidaan myös käyttää useiden sarakkeiden tiedon yhdistämiseen yhteen kokoelmaan (taulukko/tietorakenne). Nämä kentät ovat merkitty ([]), eikä erotinta ole käytettävissä tähän tyyppiin.

Mukautetun tiedostomuodon sarakevalitsin:

Määritä tässä, mistä merkistä alkaen ja mihin loppuen tiedot tiedostosta haetaan. Määritä, mihin tietokannan kenttään tiedot tuodaan.

Muunnokset

Ennen kuin tiedot tuodaan järjestelmään, niitä on mahdollista muuntaa useilla eri tavoilla:

• Etuliite: Lisää syötetyn parametrin ennen sarakkeen arvoa
• Loppuliite: Lisää parametrin sarakkeen arvon jälkeen
• Vakioarvo: Korvaa sarakkeen tiedon parametrin arvolla. Tämä koskee enimmäkseen vain virtuaalisia sarakkeita (lisätietoja alempana)
• Osan valinta: Syötä Parametri-kenttään mistä merkistä alkaen ja mihin loppuen haluat lukea dataa
  • Vinkki: Jos annat negatiivisen luvun ensimmäiseksi parametriksi, aloitat tekstin lopusta.
• Korvaa: Korvaa yksi arvo sarakkeessa toisella. Jos arvo esiintyy useita kertoja, kaikki korvataan.
• Vaihda ja keskeytä: Jos sarakkeen arvo on yhtä suuri kuin ensimmäinen parametri, se korvataan toisen parametrin arvolla.
• Oletusarvo: Parametrin arvo täytetään vain, jos tiedoston kenttä on tyhjä.
• Laskutoimitukset
  • Jakaminen
  • Kertominen
  • Lisäys
  • Vähennys
  • Pyöristys
• Jätä rivi pois

"Jos"-muunnokset

Joskus on mahdollista suorittaa muunnos vain silloin, kun tiedot täyttävät tietyt ehdot: "Jos (Teksti)" tai "Jos (Luku)".

Käytä "Jos (Luku)" -muunnosta tiedoille, jotka sisältävät vain numeroita ja erotinmerkkejä. "Jos (Teksti)" taas lisää loppuliitteen esim. "ABCDE" vain jos olemassa oleva arvo on tekstiä.

Huomioi: Kaikki muunnokset, "Vaihda ja keskeytä" -muunnosta lukuun ottamatta, ovat kumulatiivisia. Tämä tarkoittaa, että yhden muunnoksen tulos syötetään seuraavaan muunnokseen.

Vakioarvon lisäys

Voit lisätä uuden sarakkeen painamalla tätä kuvaketta:

Jos halutaan esimerkiksi lisätä puuttuva pakollinen tieto (esim. tuoteyksikkö), valitse, että tämä on "virtuaalisarake".

Lisää tälle sarakkeelle muunnos, joka on "vakioarvo" ja syötä parametriksi esim. kpl. Valitse myös alasvetovalikosta, että kyseessä on tuotteen yksikkö.

Rivin jättäminen pois

"Jätä rivi pois" -toiminnon avulla voidaan siivota ylimääräistä tietoa pois tuonnista, jos sitä käytetään yhdessä "jos"-muunnosten kanssa. Voit esimerkiksi jättää pois kaikki rivit, joiden hintasarakkeen arvo on 0.

Esikatselussa näet poissuljetut rivit yliviivattuna:

Parametrilista

Mikäli haluat käyttää "jos"-muunnoksia useamman arvon kanssa, voit erottaa arvot toisistaan puolipisteellä:

Esimerkiksi "Jos (Luku)" = 2;10;30 --> Jaetaan kahdella

Tämä koskee kaikkia sarakkeen arvoja, jotka ovat 2, 10 tai 30. Silloin niistä tulee 1, 5 tai 15.

Päivämääräformaatit

Seuraavat päivämäärien muodot luetaan suoraan, ilman että ne tarvitsevat muunnoksia:

(y=vuosi, m=kuukausi, d=päivä, h=tunti, m=minuutti, s=sekunti)

• "yyyy-MM-dd"
• "yyyyMMdd"
• "dd.MM.yyyy"
• "yyyy-MM-dd hh:mm:ss"
• "yyyyMMdd hh:mm:ss"
• "dd.MM.yyyy hh:mm:ss"
• "yyyy-MM-ddThh:mm:ss"

Muiden muotojen kanssa sinun tulee käyttää muunnosta. Esim. jos päivämäärä on amerikkalaisessa muodossa 08/21/2023: