Opprett kapitalvarer

For å klargjøre de varenr man ønsker for salg og innbytte av kapitalvarer er det en del oppsett som må knyttes sammen.
Kontonr i kontoplanen -> kontogrupper med bokføringsregler -> varegrupper -> varenr 
Alle disse koblingene må settes opp korrekt for at salget skal bli bokført riktig.

Kontoplan

Det må opprettes konto for lager, salg, varekost kontoplanen for nye og brukte kapitalvarer. I kombinasjon med dimensjonene art og merke oppnås en god oversikt i regnskapet selv om flere typer/modeller av individer styres til samme konto type.

Hvis det skal bokføres på forskjellige konti må det opprettes flere konti pr kontotype.  Det kan være en fordel å beholde et visst mønster i kontonr oppbyggingen i den grad det er mulig. I vår gjennomgang forholder vi oss til en konto type og bruker art og merke for å få den inndelingen vi ønsker på et dimensjonsnivå.

Forslag til konto oppsett:

Alle kontonr som berøres ved bokføring av salg/faktura må sjekkes for regler om dimensjoner.  Dette gjelder lagerkonto, varekost, salg eksternt og internt for kapitalvarer og deler.  Vurder hvilke dimensjoner som er viktige for disse kontonr.  I utg.pkt har alle kontonr verdien Tillater for alle dimensjoner.  Velg Ignorer på de som ikke skal ha dimensjoner, og la det stå Tillater for de som skal ha.
Kontonr som ikke skal ha noen av dimensjonene er typisk inng. og utg. mva, kundefordringer og leverandørgjeld.
Oppsettet for konto 1410 Varelager deler kan f.eks være som vist nedenfor.  Når deler faktureres internt som påkost skal vi ikke ha prosjektnr og art på disse posteringene.  Det er debet føringen til lagerkonto 1420 Lager Ny som får Art=Påkost ved internfakturering.  Derfor er Prosjekt og Art satt som Ignorert her.

Andre aktuelle konti vil være kostnadskonti for annen internfakturering og reklamasjon internt og reklamasjon ovenfor leverandør.  Eksempel på dette vises under Internkunder.

Kontogrupper

Opprett kontogrupper med bokføringsregler for riktig bokføring av salg.

For bokføring av varekost og lager belastning må det inkluderes egen bokføringsregel for dette,

debet varekost / kredit varelager.  Det er da samlet kostpris for individet som automatisk beregnes ut fra summen av posteringene med Art=Kjøp+påkost.
Utregningen skjer første gang når individet legges til på ordren.  Ved fakturering gjøres en ny beregning for å fange opp alt som er internfakturert som påkost og bokført etter at individet ble lagt inn på ordren.

NB:  For kontogruppen Innbytte skal kontoreferansen være enten lagerkonto 14xx (for å styre innbytte inn på lagerkonto brukt) eller konto 43xx for å kostnadsføre direkte.  Dette må da henge sammen med kontooppsettet for salg brukt slik at oppdateringen av lager blir rett.  Merk deg at lagerkontoen skal ligge i kreditkonto feltet. Siden innbytte registreres med minus i antall blir det bokført som debet lagerkonto.

Varegrupper

Alle varer må være tilknyttet en varegruppe.  Eksempel på varegruppe:

• Ny Kapitalvare
• Brukt Kapitalvare
• Innbytte Kapitalvare

For hver varegruppe legger man inn korrekt kontogruppe for bokføring av salget.

Varenummer

Hvilke varer som må opprettes for kapitalvaresalg vil variere for den enkelte bedrift.   Det avhenger av typen kapitalvarer og modeller, samt hvor detaljert man ønsker det skal være på statistikk nivå.

Vår anbefaling:

• Salg Ny
• Salg Brukt
• Innbytte

Hvis det er ønskelig å opprette egne varenr for ulike merker/modeller av kapitalvarer er det også mulig.  Uansett hvilke varenr som brukes må varenr for salg/innbytte kapitalvarer knyttes til Merke-/Modellregisteret for å støtte de ulike funksjonene for kapitalvaresalg.

Alle varene må ligge i en primær varegruppe (1,2).  Varegruppen knyttes videre til rett Kontogruppe.    PS:  Ikke bruk feltet Kontogruppe som ligger direkte på varekortet, dette vil bortfalle etterhvert.