Dokumentsenter - Fakturakontroll - Oppsett

Klargjøring kontogrupper

For bokføring bruker fakturakontroll med PO-matching kontogruppeoppsettet for varer, med bokføringsregel angitt for innkjøp.  Det er samme oppsett som også brukes ved manuell fakturakontroll.

For bokføring av avgifter, gebyr og frakter brukes oppsett som er definert under Klientinnstillinger - Renter og gebyrer. Hvis dette ikke er klargjort tidligere må det gjøres nå. For mer info om kontogrupper:  Bokføring - Kontogrupper

Klargjøring for fakturakontroll \ PO-matching

Med riktig oppsett vil alt være klart for PO matching ved mottak av en EHF eller Epost faktura.

Det opprettes automatisk et dokument  med rette  verdier dersom leverandøren har flagget Fakturakontroll fra dokumentsenter og det finnes en konteringstype flagget for fakturakontroll. Dette inkluderer matching av fakturalinjer mot varemottakslinjer. Evt. linjer som ikke lar seg matche automatisk, må matches manuelt.

Ved manuell opprettelse av dokumenter i dokumentsenteret, der fakturakontroll er aktuelt, må fakturalinjene klargjøres manuelt.

Konteringstype

For å gjøre fakturakontroll tilgjengelig i dokumentsenteret, må det opprettes egen konteringstype 'flagget' for fakturakontroll.  Dette flagget er kun tilgjengelig for reskontrotype Leverandør.

Her angis standard bilagstype, som har oppført hvilken bilagnrserie fakturakontrollen skal bokføres med (Se klientinnstillinger).

Det må opprettes en konteringstype for faktura og en for kreditnota.  Kreditnotaen må være avkrysset for Omvendt postering, du kan selv velge om den skal ha egen bilagstype eller om du legger den inn under 91-Inng.faktura. Valget for omvendt postering snur fortegnet, så beløpet for kreditnota bokføres uten fortegn.

For mer info om konteringstyper klikk her.

Oppsett på leverandør

Organisasjonsnummer må ligge inne på alle leverandører der man skal kjøre PO matching.  Dette brukes for å koble fakturaen til riktig leverandør.

For å aktivere PO-matching må man i tillegg krysse av for Fakturakontroll fra dokumentsenter under fanen Betingelser. Da er det ikke lengre aktuelt å kjøre fakturakontroll direkte ut fra et varemottak.  Fjern derfor krysset for Automatisk bokfør fakturakontroll, som vist nedenfor.

Ved kontering/bokføring er det kontooppsettet som ligger inne på varegruppene for bokføring av varekjøp som gjelder. Hvis det ligger faste konteringsoppsett inne på leverandøren fra tidligere så benyttes ikke dette lengre.

På den måte oppnår man at varekjøpet bokføres spesifisert ut fra kontooppsettet for det enkelte varenr.

For mer info om kontogrupper klikk her.

Oppsett Fakturakontroll avvik

Hvis det er varelinjer eller andre beløp på en faktura som ikke kan matches med varelinjer på et varemottak så må man bruke feltene for Fakturakontroll avvik for å få fakturaen til å balansere.  Dvs at fakturaen består av både varer dere har på lager og varer som det ikke er lagerstyring på.  Dette kan være f.eks innkjøp av ikke lagerførte varer som verkstedmateriell, verktøy, arbeidsklær.  Evt om det er gitt en totalrabatt som må håndteres utenom varelinjer, eller evt andre avvik.

Dette håndteres med egne felter under Fakturakontroll-totaler med feltene Ikke lagerførte varer, Rabatt og Diverser avvik.

Før disse feltene kan tas i bruk må de aktiveres ved å klargjøre oppsett.

Oppsettet gjøres under Klientinnstillinger - Innkjøp. 

Opprett egne varenr - varegrupper - kontogrupper for de ulike kostnadene dere ønsker å bokføre med disse feltene.  

I vårt eksempel vil de tre feltene bli kostnadsført slik:
VM (verkstedmateriell) - konto 4335

RABINNKJ (Rabatt innkjøp) - konto 4330

 INNKJVERKTØY (Innkjøp verktøy) - konto 6510

For mer detaler om kontogrupper:   Bokføring - Kontogrupper

Når du jobber med fakturakontroll vil fakturaen bli forhåndskontert før den endelig bekreftes som bokført.  Vær klar over at du har mulighet til manuelt å endre kontonr fra fanen Bokføring hvis noe skal bokføres til annen konto enn det kontooppsettene har generert.  Det er først ved endelig bokføring at posteringene er låst.  Dette betyr derfor at du kan velge å bruke et generelt varenr for alle tre feltene slik at de går mot samme kontering, og heller endre manuelt før bokføring.